顯示具有 培育人才 標籤的文章。 顯示所有文章
顯示具有 培育人才 標籤的文章。 顯示所有文章

5/26/2016

問對問題,如履平地。問錯問題,萬劫不復!




在不到十歲的年紀,有一次流感重症去看醫生。那時候還沒有健保,醫生通常還是會跟家長講一下治療方式可能的價格。當然,如果打一針可以好的比較快的話,多花個幾百塊可能也是值得的。但是!小時候的我很害怕打針。也許恐懼的神情被醫生發現了,他就好意地問『有比較大筒的針跟比較小筒的針,看你要打哪一種?』小時候的我,毫不猶豫的當然回答『小的針。』。結果,最後護士是拿出「兩隻」小的針筒,左右兩邊各打一針。

這個慘痛的經驗,後來讓我學習到,要完整考慮「問題」,至少要從三個方向思考:


1.問題可能不能代表真正的問題


無論是一般工作進行,還是特定專案,通常都有各式各樣的「問題」產生。有些可能是單純的疑問,例如「這個功能什麼時候可以完成?」。有些看起來比較複雜,例如「帳號如果被管理者停用,則正在登入使用中的session是否要立刻中斷?」

單純的問題,可能要考慮的更多。以「這個功能什麼時候可以完成?」為例。可以循用5 Whys 五個為什麼,來了解看似單純問題的真正本質,

例如:

「這功能完成的時間已經在系統有紀錄,為什麼要額外詢問?」--- 原詢問者回答:「只是想要知道有沒有意外」

「為什麼會想要知道有沒有意外?」 --- 原詢問者回答:「之前某高層詢問專案進度,我覺得這個功能因為比較複雜,不知道會不會有風險」

「為什麼高層會詢問專案進度?」 --- 原詢問者回答:「因為高層覺得專案預計完成時間太晚,想要用一些方式提早」

「為什麼會覺得預計完成時間太晚?想要哪種方式提早?」---原詢問者回答:「我也不知道,不要再問了!!」



2. 真正的問題很難找到


事實與真相就像船頭和船尾,首先會看到船頭,然後根據整個情況有多大多複雜,才會在最後看到船尾。

要找到真正的答案,必須要先找到真正的問題。

在許多軟體專案中,經常會有專案管理者以「人力不足」作為問題並試圖解決。但是,這個問題在絕大部份的軟體專案中,根本不真正的問題。

真正的問題也許是:

(a) 許多專案成員另有其他任務,導致投入專案的時間太少

(b) 專案需求不明朗,時常增刪變更,導致時間浪費

(c) 「人才」不足,而非「人力」不足,像是:
       (C-1) 專案管理者沒有看透技術關鍵的能力
       (C-2) 專案成員訓練不夠
       (C-3) ...其他...

而每一個問題, 背後又隱藏其他的問題。絕大部份的專案中,問題看似很多,但最重要的可能只有幾個。

專案經理的重要任務在於:決定真正重要的問題(忽略不重要的問題),並且優先解決最重要的問題。


3. 真正的問題才能找到真正的答案


要找到真正的答案,必須要先找到真正的問題。

一旦找到真正的問題,等於已經產生一半的答案。不過,另一半的答案可能也不見得很簡單。

假設認為真正的問題是「專案需求不明朗,時常增刪變更」,答案的選擇可能有:

(a) 採取Scrum開發模式,確保每個Sprint的需求不會再改變,讓真正的專案擁有者能參與每階段的決定

(b) 暫停所有開發活動,在沒有完成細部設計與需求規格書之前,先不開始開發

(c) 再花時間去找到為什麼專案需求不明朗的背後原因,






最終,每一個成員,需要為自己找到最適切的真正答案。
隨波逐流,最終只能忍受左右兩邊各一針的結果。





4/27/2016

軟體專案品質控制的三要點



老馮是軟體專案經理,在專案進行的某一天,被高層找去開會。高層:「最近雲端計算很火紅,你的專案既然是跟Cloud有關,看能不能早點完成」。老馮就問:「那可不可以auto-scaling的功能不做?」。高層:「沒有auto-scaling哪能算雲端計算平台,當然要做啦」。老馮就又不死心地說:「怎麼可能功能不減少又要早點完成?我們都已經是早9晚9在加班」而老馮心裡沒說的是,加班也絕對不是解決的方法。高層:「那就看你們的能力啦,不然我在多加3個人給你好了?」。老馮:「...」




專案管理過程中,品質是最容易忽略的項目。在狀況複雜的專案,品質常常是自動被犧牲的事情。在沒有良好控制的專案,品質是最容易被省略的事情。


品質Quality的定義其實有點複雜(參考這裡)。基本上,在軟體上,一個可接受的品質通常是指:功能如預期的正常運作,並且沒有不預期發生的壞事。

例如,一個手機購物程式,在你執行登入,往下捲動查看最近的商品目錄,點選商品,下單,這幾件事情都如預期的運作,就表示功能沒問題。從看到商品到購買,整個過程沒有讓你覺得很慢,那就算是沒有不預期發生的壞事。

又例如:當你點選商品之後,看到商品大的照片,接下來你就橫向擺放手機,照片因而旋轉之後,再轉回原來的正向,結果手機程式就當機直接跳出,這就表示功能有問題。當你點選商品到購買,整個過程讓你等得很心煩易燥,每個動作都要5秒鐘的等候,那就算是不預期發生的壞事。



軟體專業經理人,應該都知道一條鐵律:品質,範圍,成本,三者不可能兼具。

軟體專案的成本指的是:時間,人力,金錢或其他投入的資源。

軟體專案的範圍指的是:軟體的功能,規模,支援的硬體範圍等等,範圍修改自然就是功能增多或減少。


三者不可兼具,指的是要顧全某一項或者某兩項要素,就一定會犧牲另一項。例如:某APP可以支援google+ 以及facebook 帳號登入,後來因為時間(減少成本)考量,最後決定僅支援facebook登入。又例如,某APP原本可支援google+ 以及facebook帳號登入,後來又希望可以額外支援維博登入,這時候就決定花錢(增加成本)找外包廠商實作此功能。

軟體專案中,另一條鐵律是:試圖三者兼具者,會自動犧牲品質。例如:某APP可以支援google+以及facebook帳號登入,而後又想要支援維博帳號登入。專案經理想要在不增加成本,又不減少其他功能的情況下,又不增加實作時間。硬是要額外增加此功能的結果,必定是品質會自動犧牲。

不知道品質會自動犧牲的專案經理,必定不適合做軟體的專案管理者。

軟體專案品質控制有三個要點:

要點一:來源


品質的來源是整個開發過程,從一開始的計畫以及團隊組成,就已經決定了品質的一半。

一個簡單合理有效的計畫,可以控制改變,掌握進度事實。開發方法是不是採用Scrum並非最關鍵。重要的是,計劃中的開發方法是否簡單並合理的被團隊認知。

舉例來說,傳統SI常會有RFC,也就是需求變更的管理計畫。在開發過程中,如果有需求變更,基本應該是1.先填一份表格,2.在專案會議中與客戶討論,3.互相同意修改之後進行變更。換言之,有需求變更(RFC)管理的情況下,必定是前期的架構,設計細節,規格等等都先完成了,才會開始進行開發,因此,就不可能使用Scrum的開發方式。


假如團隊的組成是可以選擇的,那這件事情也是掌握品質的關鍵因素。



要點二:架構


在實作上,架構是另一個品質的主要關鍵因素。一個優良而且簡單的架構,比較有可能在多人而且複雜的開發情況下,獲取最容易達到的品質。

精煉的軟體架構設計表面上容易,實際上困難。架構的設計要素,眾所皆知:內聚力高,耦合力低,不同模組之間首重介面溝通。

然而,任何有3至5年工作經驗的程式設計師,都可以規劃出極為複雜的架構,普通並且沒有實務經驗專案經理,會容易「讚嘆」這種複雜的架構。這會在不久的未來讓品質很快降低。

實務上,只要沒特別的控制以及重構,正在運行的軟體的熵(entropy)值通常會隨著時間越來越高。同時也讓軟體品質越來越低,或要花很大的成本達到高品質。



要點三:創意


在品質控管中,創意是最被人所忽略。特別是在傳統的開發環境裡,負責品質的相關專業人員通常傾向於「找到問題」,事實上,這的確是QT或者QC的主要責任,但軟體專案中,作為QA(Quality Assurance)扮演的任務就不僅如此,而是在整個開發過程中確保品質符合規格(註一)。

而有創意的QA是第三個重要的品質來源。

普通的QA會執行QT/QC的任務,在開發過程中參與設計討論,並且撰寫測試案例(test case)。在功能完成之後,會認真執行測試案例,或者撰寫測試程式碼以便自動化測試,而在過程中找到並且記錄問題,並督促程式設計師修正錯誤。以上這些都很好,而且也沒什麼不對。

但是!當時系統複雜,時間壓力大,程式設計師能力參差不齊等等困難情況發生時,普通的QA流程並不會對「範圍」以及「成本」有所幫助,因此很容易被壓縮或者犧牲。

有創意的QA會根據專案的情況,找出最好的解決之道。而非死命地抱著舊有的測試流程,在確定有問題的情況下還不進行改善。

創意的可能行動有很多,但總之就是要有「行動」。空想的創意是沒有意義的。有創意的QA行動,可分為技術類型和非技術類型:


技術類型


例如:透過pair-programming主動參與開發;除了自動化測試之外,撰寫當介面改變時的監視程式;對於程式設計師的commit做自動化分析...這些都是透過QA的技術能力,提早發現可能的問題並提早解決。


非技術類型


例如:著重架構的精煉與簡化;改善測試流程;利用其他資源(例如業務人員)進行測試;改善code review的方式;簡化bug記錄以及追蹤方式...等等,這些都是透過QA的協調作業能力,縮短或減小品質差距。


簡而言之,絕大部份的軟體專案品質控制,其實是需要有創意的QA,才能突破既有限制,創造更多價值。而QA要有創意也並不困難,只要願意嘗試,通常都有很好的效果。


參考:沒有QA?如何確保軟體開發品質

註一:ISO對於QA的定義:"part of quality management focused on providing confidence that quality requirements will be fulfilled"





3/25/2016

資深與中高階人才選用:三個要點





在資訊科技領域裡,資深或中高階人才選用遠比找到剛畢業很有潛力的人來的困難重重。

詭異的是,幾乎所有已經在資訊科技領域工作7年以上的資深專家,通常多少都會遇到獵人頭(hunter)的引誘。事實上,中高階的職缺其實很少,由組織內部升遷的機會很大。然而,如果真的從組織外部尋找,雖然看似符合條件者眾多,但能有效媒合卻是難上加難。




要點一:情境實例面談


絕大部份的中高階人才之所以是「人才」,乃是根據其真實的過去事蹟。而非未來想像。

在書面篩選階段,通常是根據過去工作經歷,決定要不要請來進一步面談。

而在面試階段,卻常落在討論未來的理想和展望。的確,未來的理想跟展望,的確很重要。不過,在面試階段,要判斷此人能否實現理想和展望,應該是根據其過去的「理想與展望的實際產出」。

一般外商HR的實務操作方式為:面談時著重於情境「實例」。(SAR: Situation Action Result) 

例如,有個軟體研發部門RD主管的履歷表中,表示有帶領軟體開發團隊開發軟體。此時開放性問題無法真正展現該主管的經歷,應該採用情境實例問題,了解過去的「真實例子」。


-- 爛問題範例 --


未來取向的開放性問題:「未來你如何帶領開發團隊?」「你覺得RD團隊應該如何與業務團隊溝通?」....這種問題的回答必定是十分鐘不著邊際的長篇大論。



-- 好問題範例 -- 

初級情境實例問題:「目前你的團隊共多少人,其中有直接report給你?」「此專案你本人有參與寫程式嗎?」「此專案你本人有執行code review嗎?」「這個專案一共大約產生多少行程式碼?」

......初級問題著重能取得簡單而無可偏頗的答案,答案可能為「是或否」,可能是「數字」。回答應該是在10秒內。




中級情境實例問題:「在帶領N個人的團隊裡,你個人做過哪一件事情對團隊合作最有幫助?你怎麼做的?結果是什麼?」「在之前的工作裡,你做過最糟糕的決定是什麼?為什麼此決定是最糟糕?」

......中級問題著重於過去的某單一事實,必須引導回答針對這個人的實際作為,以及產生的結果。如果詢問的問題是負面資訊,例如犯下的錯誤。必須確定是問到犯下「最大的錯誤」。在面談過程,如果一個中高階主管,在過去7年的職業生涯沒犯任何錯誤(或者拿一些小小的失誤當作談話材料),很可能是隱藏事實,但更糟糕的是,他不覺得自己有任何錯誤的地方。


高級情境實例問題會和另外兩個要點:「本職學能」以及「獨立執行單位有關」請參考以下兩節。


簡而言之,SAR的基本概念很簡單:找出事實,而非空想;討論實際,而非理想;了解過去,而非未來。這部不代表理想與未來不重要,而是要判斷中高階人才的理想與未來,應該是看他「過去實踐過多少」,而非不是他「打算未來實踐多少」。


參考資料:(Careerly, SAR)





要點二:本職學能


已經位於組織中高階,很有可能早已不具備,或者喪失本職學能。因此,正確判斷是否具有合適的本職學能極端重要。

然而,中高階位階的人,其本職學能比較抽象,需要有方法加以判斷。

資訊科技領域的判斷方式有:(1) 基礎經歷 (2) T型延伸 (3)培育人才


(1) 基礎經歷:

以職業籃球為例,目前NBA的總教練,必然曾經在他人生的某個時期是「頂尖球員」,也許只是在NBA眾多明星中的候補球員,但也至少是NCAA某個第一級學校的球星。縱使不是,至少也是在高中時期,某一個州的的MVP等級球員。總而之之,他必然曾經當過明星球員,因此在當總教練的時候,能夠了解一整隊明星球員的思維,球員在比賽時的「真正作為」

同樣的,假設在軟體開發,找尋中高階的帶人主管,他本人必須「曾經是軟體開發人員」,最最最起碼也需要有3年以上實務寫程式的經驗。一個的SA或PM,也許工作的經歷還不錯,但如果沒有務實的寫程式經驗就來帶領開發團隊,就好像一個資深的球隊經理,看過很多比賽,卻沒有實際上打過球,就來當總教練一樣的危險。

或許有人會說,有些人屬於「將將之才」,他當將軍比當士兵還適合,不應該以過去的基礎經歷來斷定。在其他領域,或許是,但在資訊科技領域,「沒寫過程式」就是「沒寫過程式」。


其他的基礎經歷,必須有「清楚的事實」的佐證。例如,在履歷表上有AWS的使用經驗,就必須要清楚地知道何謂使用經驗?是用過EC2/S3/Route53,還是用過那數十個服務的哪些服務?是自己親自使用還是「指揮」別人使用?使用的規模有多大?等等


(2)  T型延伸

T型延伸的基礎是先有「基礎」,因知識與職責擴展的關係,延伸到其他相關領域。例如,在已經有智慧型手機應用程式開發的「基礎之上」,延伸到線上行銷,社群開發等等。

誠如前一節所述,沒有基礎,延伸不具意義。

關於T型人才,請參考這裏這裏

(3) 培育人才 

並不是每個人都會是好老師,不過如果中高階人才承擔的任務與管理有相關時,能否「培育人才」將會是團隊成功的關鍵。在SAR的方式裡要找到培育人才的方式很簡單。初級問題像是「你個人過去六個月以內,做了哪一件事情最能幫助團隊培育人才?」。中級問題像是「」




要點三:獨立執行單位


資深的工程師和初入社會的新鮮人最大的差別之一,應該是能夠自我成為一個執行單位。判斷是否已經成為獨立執行單位,是選才關鍵要點。


判斷的基礎方式有:(1)自我培養,(2) 計劃未知,(3) 人才培育。



(1) 自我培養

可以在組織裡,自行培養自己,發起並參與適當的事件。在中高階人才中,不存在「組織要協助培養能力」的情況。

這並不代表不用學習,只是不應該透過組織來建構自己的職業生涯和學習計畫。資深與中高階人才,應該要能自己規劃學習計畫,主動學習,並且「主動」將自我成長與組織成長「整併」。

僅專注在自我成長,對組織沒任何好處。努力使組織成長,放棄自己的成長,對組織也沒有好處。雙贏才是長久之計。



(2) 計劃未知

沒有人能預測未來。但資深中高階人才,應該能透過本身的技術能力,工作經驗,長久累積的直覺,有效看出至少數個月後的可能發展,並能有效制定計劃。

計劃(plan)本身並不重要,重要的是做計畫(planning)。中高階人才應該能在有限的已知情況中,盡可能計劃未來,建構真正的目標,評估控制風險。

而這計劃並不是為了展示,也不是文書作業,也不一定需要900頁巨作。關於計畫,請參考這裏


(3)人才培育:

請參閱前一節的培育人才。






3/17/2016

工作學不到東西:三個自立的方法



在資訊科技的公司裡工作的人,無論年資,大概常會聽到有人提到「在這裡學不到東西」「這個team沒有給足夠的訓練」「在這裡的發展有限」等等的牢騷抱怨。抱怨自然是人之常情,不過,個人職涯最終還是決定於自己。換言之,大部分的情況下:公司,環境,同事,工作內容...等等大概都不是「學不到東西」的主因。

任何情況下,都有以下三個實質的方式可以嘗試。


方法一:理解事實


任何事情,一開始都應該理解事實。

先確定是組織或者公司無法給予足夠的學習機會,還是自己沒辦法自我學習?假設沒辦法判斷,99%大概是屬於沒辦法自我學習的情況。

事實無好壞之分,事實只是單純的事實而已。然而,試圖了解事實有時候並不簡單。

一個剛畢業的學生,除非是高斯埃爾米特之類的天才,否則幾乎在任何組織裡,都有可以學習的事物。特別是在資訊科技領域裡,無論是正面學習,側面學習,甚至負面學習,在一段不長時間內(1-3個月)一定可以學到某些新技術,某些新觀念,某些應該避免的不正確的事情。

如何了解事實?可以試著問自己以下問題:

(假設處在一個軟體開發的組織中)

* 在這個組織裡面,所有相關技術你都能有效掌握?

* 組織中沒有人比你資深?

* 組織中比較資深的人,你都了解他過去的工作經歷?

* 目前組織中使用的程式語言,開發工具,你都已經徹底瞭解其優缺點?

* 目前整體開發過程的技術問題,都已經了解真正原因,並能務實地加以改善?

* 對於類似的軟體開發專案,類似功能的產品,都已經了解相較於自己團隊的優缺點,以及技術差異?

如果以上回答都是YES。事實就是這個組織真的無法讓你學到東西。不過如果有回答是NO,事實可能是你需要知道怎麼學習。




方式二:學習如何學習


請參考如何充實自己篇。

學習的本身是需要學習的。雖然每個人的學習方式略有不同,但提昇自己如何學習的能力,遠比把自己放在「可被教學」的環境來的重要。

簡而言之:花錢去上教學課程,在工作中有資深同仁可以帶領,參加各類型研討會...等等,這些雖然絕對益於個人成長。但是,「靠自己獨立學習」卻是一個難能可貴的技能。

而這項自我學習的技能也是需要學習。這衍生出看似複雜的問題:個人能否自我學到自我學習的技能?

撇除邏輯上的矛盾,找到適合自己的方式最為重要。若還沒有找到,可以參考如何充實自己篇。

舉個實際一點例子,假如你想學習作為一個好的軟體團隊中的QA,隨便在google或者youtube搜尋一下相關字眼,起碼可以找到數十個相關的教學文件甚至錄影。

認真花上幾個小時看完以下網頁以及教學錄影,相信你對這個主題肯定有某程度的瞭解。這都是僅透過"how to be a good software QA" 以及相關關鍵字搜尋得來:
1 http://www.guru99.com/software-testing.html
2 https://www.youtube.com/watch?v=sab0dblUpIE
3 https://www.youtube.com/watch?v=G5RpYi2dT04
4 https://www.youtube.com/watch?v=j8kY9txH2bc
5 https://www.youtube.com/watch?v=xCwkjZcEK6w&list=PLXXvO4OXeJrfbPrI0CV-re2VkdiV1dC7X 
6 https://www.youtube.com/watch?v=vimfiZZ4NI0&list=PLZTe0pWS8OYv3KYWJTZT_3chbtpXBoiOz&index=6
7 https://www.youtube.com/watch?v=OLayCNOPWIo

8 https://www.youtube.com/watch?v=hMfPCdF07hA






方式三:做出結果


資訊科技相關工作,特別是和軟體開發有關的工作,「學習」是很重要,但是「產出」卻更為重要。而產出就表示有具體的結果出現。

例如:這幾年data scientist相關話題非常熱門,有許多已經在職場2-3年的軟體工程師,常常會以這工作能否讓他有「data scientist經驗」為學不學到東西的考慮因素。

然而,其實特定技術領域,學東西最正確的方式,應該是自己能做出「某種結果」。

如果想要有data scientist工作經驗?有太多現成的「真實」工作經驗可以自行取得。

在大部份組織內部,都有很多無形產生的資料。這些資料,絕對足夠一個程式設計師學習以及做出學習的結果。

例如:

  •  程式碼版本控制系統(git, subversion, svs)。含有整個專案開發過程的「實質進展」資料,可利用他做時間序列分析,程式設計師個人績效分析。目前早有許多專案提供工具。
  • 組織的AD資料。正常情況下含有可供內部公開使用的資料,例如組織架構,人員變更。
  • Web Log。現在大部份的專案多少都使用HTTP,他必然會產生足夠大量的Log。一般Log分析工具(例如AWStats)已經可以做基本的資料分析,再配合machine learninig就可以做出各種有趣的結果



至於在組織外部,機會更幾乎是無窮盡的,也可以透過某些網站取得真實的資料,做真實的工作。例如:kaggle :在此有真實的專案,任何人都可以取得資料,透過自己的能力,完成資料分析專案。其他像是一般外包的網站:upwork.com也會有類似的工作,但可能不見得可以取得真實資料。

以結果為導向的學習,會比較腳踏實地,並且容易達到想要的效果。然而需要個人的興趣以及決心來支持。




參考:努力的三個迷思


2/12/2016

工作筆記的三個重點



這幾年來,市面上有如何做筆記的書。例如記事本圓夢計畫重點就是要這樣記不花錢學筆記(註1)等等。

在 youtube上也有很多類似的教學影片,在youtube上搜尋"how to take notes"可以找到數十個教學範例:例如這裡

大部份的筆記教學,大概都是透過個人經驗,指引筆記的技術。例如,有效使用不同顏色的筆,將一頁分成兩欄,左欄做為索引用途,右欄作為記錄重點用途,等等。

而筆記教學的目的,則和筆記教學的內容有根本上的差距。筆記的「目的」,通常極為崇高,例如實現人生夢想。但筆記教學「內容」,卻是極為底層,例如,試圖說明為什麼紅色的筆,適合書寫哪些東西。

其中的差距,其實只有三個難以實踐的重點。

找到並擷取重點,採取正確形式,定時審閱檢討。


重點一:重點



無論是會議紀錄,執行工作中的紀錄,在學習新技術的筆記,都應該擷取並且記錄重點。

這是無庸置疑,但不見得容易做到。

以軟體開發而言,會議記錄的首要重點在於「結論」,而結論的重點在於「會議後執行的行動」。會議的過程,熱烈討論的經過也可以摘錄重點,但都沒有最後結論來得重要。

以學習筆記而言,如果是要學習既存的軟體程式,以便於接手未來開發工作,學習的紀錄重點在於「為什麼」程式會這麼撰寫,而非程式怎麼被執行。因為「為什麼」的理由可能只有當時的工程師才知道,而怎麼被執行,卻是原始碼的本身就會告訴你的。

以日常工作記錄而言,工作八個小時之後,重點在於紀錄「今天你認為已經完成的最有價值的事」。並記錄為什麼這是有價值的。

重點的節錄,不見得只有「寫下來」這種方式。當特殊email出現(例如變更規格email),可以直接列印出來貼在筆記本上,不但節省記錄時間,還可以完整紀錄email時間和收件人。當技術討論會議結束時,將白板的複雜圖形拍照,直接email,或者列印,或者交由虛擬助理後續處理,都是簡單有效的方式。

庶務(註2)上的重點,也應該當重點擷取紀錄,但要切記不要將紀錄庶務,當作有價值的東西。應該統一記錄在某處即可。

補充一下:

在工作中,重點難以找到的原因很多。例如:每個人認為的重點不一樣;重點有時候會轉移;這事情壓根就完全不重要...等等。

根據自己對團隊組織的存在價值的正確理解,再加上對自己目標的認知,才能記到真正的重點。

以startup為例:三個初創的創業夥伴,各有1/3的公司股份,則必須要對組織未來存在價值有正確共識。假設其中一個人目標是希望能在2年內損益兩平,而另外兩個人則是希望在兩年內能獲得某程度的市場佔有率。這兩個目標就非常不一致,透過工作筆記「重點」的紀錄,很快就可以察覺不同(請參閱第三段審閱)

以在大企業工作為例:一個10人的軟體開發團隊,其目標是在某日之前完成某產品功能。其中有3人是負責品質(QA),另外6人負責開發(RD),還有1位是專案經理(PM)。作為QA的人,其工作記錄重點,就應該會與PM有很大的不同。QA的所有工作相關記錄重點,應該是「到目前為止」的品質狀況。PM則應該是「到目前為止」所有利害關係人的期待是否被滿足。





重點二:形式



工作相關的筆記,正確的形式能獲取效率。

形式的優先順序應該是:

1. 圖
2. 表格
3. 條列式
4. 一段文字
5. 沒有紀錄

換言之,可以畫圖就不應該做表格,可以是表格就不應該條列,可以條列就不要用一段文字描述。可以有機會紀錄,就避免沒有紀錄。

以軟體工程師而言,mindmap (心智圖)可以擴大思慮完整性,並且將事情想得完整。UML的各種圖形標準,則已經涵蓋各種技術的表達的可能性,幾乎不需要其他規格的圖形。

如果是專案管理的角色,則RACI(表格)會很容易表達各種則關係。但是,如果要和利害關係人報告,則不可避免的應該使用投影片(slide)形式,作為表達的形式。

形式似乎很簡單。但是缺乏對形式的正確認知和練習,只會事倍功半。

一些例子:mindmap(心智圖)可以作為決策樹的前身或練習。任何文件(ptt,word)的表格,應該先在excel中實作之後,在插入投影片。任何excel的條列,必須是二維,並且應該先試圖使用pivot做簡單的分析。



重點三:審閱



定時審閱工作筆記,構成對於過去工作價值的概觀。


審閱的方式很簡單。固定時間(例如每兩週,每個月)把過去一段時間的筆記攤開,快速看過一遍。誠實的面對自己,「二次紀錄」需要改善的地方,特別是哪些事情「浪費時間」。然後,每年,固定時間(例如剛過完新年)審閱過去所有的二次紀錄的地方,再次誠實面對自己,審思如何改善。

如果你已經每天固定紀錄「最有價值的完成事項」,每個月應該花10分鐘,審閱過去的筆記。了解這些最有價值的事項,累積起來,確實讓這個月過得有價值。如果沒有,則應該「現在馬上」進行改變,即便只是稍微調整工作的方式,工作的目標,有改變都比沒改變好。

工作的會議紀錄,則要審閱並且演討「會議後執行的行動」。特別是沒有達到的行動。

工作的學習筆記,則要審閱之前有問號(?)的記錄之處,是否已經都了解。在工作中如果有發現之前紀錄沒有發現的問題,則應該額外紀錄遺漏之處。

沒有固定審閱筆記,跟沒有做筆記基本上是差不多的。


沒有審閱並事後查核會議紀錄,等於會議沒有紀錄。

審閱,能達到筆記真正的崇高目的,也就是幫助「未來」而不是僅只記錄過去。





註1:不花錢學筆記,這本書不是免費,還是要花錢買。

註2: 所謂的庶務,指的是某些資訊或者行為,本身也許有價值,也許沒價值,但無論如何,它不是這個團隊存在的重要過程或目的。例如:某個特殊系統的帳號密碼,大企業裡某些申請經費的特殊流程,辦公室阿桑固定掃地時間,福委會團購產品方式,某些高層主管定時會議的地點等等。很多大組織(特別是公務機關)中的老員工,把熟知庶務當作本身的價值。在資訊不發達的時代確實如此,但在今日已流於荒謬。



沈思:

1. 工作筆記的其實和紀錄的工具沒有太大的關係。不過,如果你是在西元2006年之前投入職場的人,在哪邊可以看到10年前你的筆記呢?今年(2016)你的筆記,以哪種形式存在,會留存比較久?


1/19/2016

努力才會成功:三個錯誤方向




有努力不見得有收穫,但沒有努力就沒有收穫。因為努力是通往成功的唯一道路。

然而,對於努力有很多錯誤的認知方向。

以下列舉最常見的三個錯誤方向:


錯誤一:「用力」就等於「努力」

「努力」和「用力」是兩回事。

試圖只用雙手去移動開一整座高山是「用力」;研究各種方式和技術,挖出一條筆直的隧道是「努力」。

在專案遇到困難時,千篇一律的超時工作,無止盡加班是「用力」;探究各種技術的突破,讓專案有進展是「努力」。

在傳統企業推廣資訊科技應用時,苦口婆心的淳淳告誡是「用力」;透過強迫的方式,逼使使用者改變習慣是「用力」;透過各種巧思,讓人願意自己使用新系統是「努力」。



錯誤二:努力一萬小時就會成為天才



小提琴家Auer曾回答學生說:「用手指練琴,可以練一整天,但是如果用頭腦練習只要一個半小時」(參考這篇

「努力」是需要花時間,然而,努力更要花的是思索以及驗證事物的本身是否朝著正確的方向。瘋狂的往錯誤的地方磨練一萬小時,不會讓錯誤變成正確。那努力一萬個小時變成天才,指的是有用頭腦的一萬個小時,而非不經思索的一萬小時。

是,努力所花的時間容易被人看到,而且容易讓人產生「同情」。因而,在企業中長時間加班的人,很容易被表揚;在專案延誤時,帶領團隊不眠不休努力,容易被認為是負責任;讓專案順利完成,讓系統保持為定沒有問題,容易反倒被認為沒事做。如果你是領導者,切記不要過度獎勵沒有功勞也有苦勞的情況。


錯誤三:努力的筆直前進


如果目標與達到目標的方式是錯的,努力就變成可怕的慘狀。許多人常被一個故事所誤解(掉到奶油桶的青蛙)認為只要堅持下去,也許事情會有轉機。然而,故事裡的青蛙其實已經採用正確的方式 - 也就是一直游蛙式。如果青蛙使用更有持續性的方式維持生命 - 也就是水母漂,那麼無論如何不可能攪動成為乳酪。

幾乎任何情況下使用googlemap規劃最短時間的路程,絕大部份都不會是筆直:最短時間的路徑,通常不是最短的路徑。

努力的目標要正確:確定努力的目標是你真正想要的目標。

努力的方式要改進。努力的增加知識與能力,讓進行的方式可以朝向最正確的路徑,而不是看似最筆直的路。

在盈利企業裡面,整體努力目標應該是合法的獲取利益;然而,在企業裡面投入工作的個人,在工作上卻應該是根據自己的工作內容訂立正確的目標,如果是業務當然是獲取訂單,如果是生產部門,也許是極大化產量,也許是平衡品質與成本。但是,下班後,目標應該是自己的目標,例如陪伴家人之類。

一個業務,無論採用什麼方式當他的業績,一年後沒有達到目標,當他要「繼續努力」的時候,一定要採取別的方式。繼續堅持用舊的方式,也需要「努力」了解為什麼舊的方式可以持續使用,而不應該改變。

大部份的專案,目標通常都已經定好,然而執行的方式卻應該根據實際的情況改變。例如:在前期中期發現有重構(refactoring) 的需要,就應該先考慮重構,而不是試圖先達到某個帳面上的milestone。

大部份的辦公室日常活動,其價值都越來越低,努力的方向不是增加手指打字的速度,也不是加班完成任務,而是朝向去除完全不必要的事情,簡化或自動化簡單的事情前進。









沈思:

努力而失敗的例子太多,可以找到在你的工作領域上的例子嗎?


1/05/2016

成長的最好方式 - 反省





曾子曰:「吾日三省吾身:為人謀而不忠乎?與朋友交而不信乎?傳而不習乎?」


反省是進步的最好方式。然而,檢討專案,檢討工作內容,或者檢討自己做對了,或做錯了什麼,卻是需要有結構性的方式來進行。光在腦袋裡想像是很難有具體效果。


普通人大概沒辦法跟曾子一樣每天反省自己,不過,新的一年通常是反思的最好時機。


檢討反省有三個要點:



重點一:目標導向


檢討需要有目標,就算是很隱私的個人檢討也是。反省的目標不同,就會有截然不同的結果。

以帶家人出去玩為例:

如果「全家開心出去玩」是「目標」。則旅途中的延誤,改變行程,物品遺失的檢討目標就應該是如何在意外發生的時候,讓家人仍然很高興的享受意外,享受旅程。

然而,如果心理設定的目標雖然是 :全家開心出去玩,但檢討的目標卻是怎樣更有效率的旅行,那最後很可能導致全家旅行越來越有效率,但大家心情越來越不好。



以專案管理為例:

在專案完成,或者一個sprint的結束,在回顧檢討(retrospective) 會議的做法,通常是讓大家以「實例」,說明哪些事情做得好,哪些事情做得不好。接下來將這些實例分類,並且用投票的方式,選出最最最需要改善的幾點,指派專人在下一階段負責改善。


同樣的,負責人是以最終目標為檢討改善的目的。假設某手機APP的開發,最終目標是「能在耶誕節前有百萬使用者」,則列出最需要改善的幾點,都必須要朝最終目標前進才對。因此:「與客戶協調上架遞延到12/24日以便確保品質」就是一個不很合理的目標。




要點二:用事實去除人類偏誤


正常人都是以自己的主觀來看這個世界,因此每個人都有對事情的偏誤(human bias)。

檢討與改善的重點在於:盡可能認知人類認知偏誤的存在,讓偏誤在不造成致命影響。不過,要完全沒有影響幾乎不可能。

人類偏誤有很多,舉一些例子如下:


歸因謬誤:對於自己的行為,容易歸類為外在因素,對於他人的行為,容易歸類為內在因素。例如,自己遲到,容易認為是塞車,或者昨天太晚睡;別人遲到,容易認為是他的紀律問題。

負面偏見:人對於不好的記憶印象比好的記憶深刻。這可能和演化有很大的關係,人必須要先規避毒蛇猛獸之類的天然風險。


稟賦效應(Endowment Effect):同樣的東西,如果已經在手上,則會難以放棄;但如果不在手上,卻認為比較容易取得。例如,自己的車子想賣,總是會想要賣比較高的價格,並且自己也會對這個高價格找出自認為合理的原因。這也是大部分物價易漲難跌的因素,因為銷售物品的人,如果已經用100元能賣出某物品:即便成本降低,即便知道降低售價可能增加業績,但在心理上很難主動降價。






誠如前述,要去除自己「所有的偏誤」是絕對不可能:沒有人是聖人,永遠不會犯錯。但是,去除不必要的偏誤讓自己朝正確的方向前進,卻是不難達到。去除自己的偏誤最好的方式就是根據事實。

因此,在檢討事情的時候僅就「事實」加以檢討。


例如:

事實是「專案每日會議,5個人有3人一定會遲到30分鐘」,根據事實檢討如何讓這3人不會遲到,不需去研究3人遲到的個別因素。也因此,根據事實,將會議時間往後延30分鐘是合理選項。

但是,如果有人試圖追尋某個老是遲到的人的「個人紀律」,「團隊精神」這並非不是事實,只是這類型的事實,沒辦法客觀認定,也不可能客觀評量某一個人的「個人紀律」比另一個人來的好。因此,這些主觀的「事實」,因太容易有主觀偏誤,不應該作為檢討的項目。


再舉另一個例子:

事實是「目前手機APP是使用者付費9美金才能下載,目前每個月約有1個新使用者」

檢討的目的如果是要增加收益,則在現在的事實基礎上,資訊是遠遠不足。因此,這個事實的討論結果勢必是「沒有足夠的事實」可以檢討。

當然要找到所有的事實也是不可能。所以,在這個例子中,起碼找到「新使用者為什麼會買」,「其他類似APP是否收費」,「其他類似的APP在不收費的情況有多少使用者」等等資訊,以便作為檢討的基礎。




方向三:行動優先


反省檢討的目的,不僅只為了知道「我錯了」,重點在於「如何才不會再錯一次」,或者「怎樣讓事情變得更美好」。

誠如前述,人非聖賢,要變成完美的人是不切實際的期望。然而,改變自己的一小部分想法跟行為,讓自己的未來變得更好,卻是可以腳踏實地的達到。


行動必須要和反省與檢討一致,至少邏輯上一致。行動的本身不見得一定要有所「行動」,有時候不做任何事情也是一個選擇,但如同這裡所描述,要確定「不行動」這個選項是和其他選項一起考慮過。

例如:「目前手機APP每個月有1個新的使用者,想推廣給更多使用者」,經過檢討之後,覺得「利用社群網站」:這裏的行動就是利用社群網站推廣。可能是利用facebook的廣告,也可以利用團隊成員每個人都到facebook上貼文,也可以建立粉絲頁。

無論如何,既然要檢討,就應該有行動。沒有行動的檢討,不具任何意義。






沈思:你大概多久會檢討自己一次?




12/30/2015

大學或研究所玩太久.(三個解決方式)






























有幾次面試新鮮人,發現有些學生自覺得在大學研究所時代"玩得太久",而對於即將投入就業市場有些自覺能力不足。

首先,如果照著學校教育做好該做的事情,就算沒有「玩很多」,老實說能力一樣是不足。想要在還未就業之前,就達到一個好企業的標準是有點難。當然在學時期,有很多事情,對就業有極大的幫助(至少就軟體以及網路產業而言),但是大概都不是台灣學校教授能教的。

這些事情像是:加入open source的開發工作,找暑期工讀,到外包市場接專案等等,都對自己有幫助。

但如果你已經來不及這麼做,就面臨畢業了。那麼除了延畢,隨遇而安看命運安排,拒絕面對事實...之外,其實有三個實質的作法可供參考。

對了,要記得,任何時候都為時不晚 只有覺得太晚的時候才太晚。



三個解決方式:



(1) 解決方法一:快速學習技術能力

想要投入資訊產業,不管擔任什麼角色,擁有技術能力永遠是對的。

找一個喜歡的目標,全面性的學習相關能力。不見得一定要花大錢上課,網路上現有的免費資源一定可以讓你在2-4週之內(最遲不超過4週)學會某種東西到一定程度。不管是Java programming還是HTML5,不管是Big data analysis還是photoshop應用。

如果對於快速學習技術能力有進入障礙,要記得這一定只是進入障礙而已。只要有興趣,願意專注,到目前為止還沒看過學不會的。真正問題在於有沒有專注的付出時間,如果確定資訊科技對你來說是完全沒興趣的,那也好,就此打住,改換跑道為時不晚。


(2) 解決方法二:尋找互蒙其利的機會,藉此重建履歷


很多時候,你需要的只是找到一個可讓你有學習機會的環境,這個環境可以促使你成長。如果不花錢,有什麼機會有這種環境呢?可以去看看upwork.com, guru.com, fiverr.com到上面以賠本的價格接專案來做,就會知道目前市場環境中缺乏什麼。


(3) 解決方法三: 打工與學習


這和解決方法二有什麼不同?打工是泛指先去做你不是很想做的事情,例如contractor。這除了可以讓你舒緩生活費用的問題,增加獨立性,也能獲取一些時間,讓你想一下自己有什麼選擇。

打工與學習,泛指各種範圍。在網路時代,只要知道怎麼找,資訊幾乎很容易取得。例如,如果你是26歲以下的女性,喜歡小孩想要學德文,au pair是一個看似誇張,但是合理的選項,參考這裡




創意沒有極限。不要只接受片面的資訊,即便是這裡也一樣:)




沈思:

1. 經濟學鼻祖書:國富論一開始就是在說明分工的重要。這也是就業市場上,各種職業產生的真正原因。能不能找到自己相對於別人的比較利益優勢?

2. 以長期而論,自己想要什麼很重要。但是短期來說,自己有什麼選擇才是關鍵。

3. 這三個解決方法,看起來都沒什麼創意,但是跟隨波逐流比起來,還有其他方法可選嗎?



12/28/2015

新鮮人如何提昇在組織中的價值:三個方法



請務必先看關於價值的這篇


稍微提醒,價值與績效的不同。

績效著重的是將評量標的量化,所以通常都會有明確的時間點、目標以及數字;而價值則看重在一個連續時間的累積。

比如說餐廳擦桌子 ,績效可能會訂成:在客人離開以後的五分鐘內要把桌子擦好,桌面必須全部擦過,不能有菜屑湯汁;而價值可能是:在客人離開後迅速把桌子擦乾淨,展現本餐廳專業乾淨的形象,並提供下一位客人舒適的用餐體驗。

所以你會發現,這兩個本質上其實是同一件事,只是觀看切入的角度不同;績效跟個人日常工作內容習習相關,而價值則是較與公司的整體特質相關。


(1) 了解組織需要的價值

身為一個新鮮人,通常前輩不會大費周章的跟你解釋組織需要的價值是什麼;而另一個悲傷的現實是:有些前輩自己也搞不懂組織要的價值是什麼?

所以這一部分通常必須要自己有意識的去了解。至於要怎麼能夠了解組織需要的價值?若完全沒有概念,可以參考以下方式

1. 參考資料:有些公司會寫出他們的價值,比如:IBMGoogleMicrosoft,或者公司內部訓練裡會提到,但大部份很可能只是打打高空,只能給一個很粗淺的概念。

2. 角色扮演:想像自己是老闆或是主管,想想要怎麼提升組織整體的價值?比如是處理財務的事務,精準的重要性一定會高於迅速;而若是救火隊或急診室,快速解決問題一定會比完美來得重要。想想客戶為什麼要買公司的產品,它對使用者最大的幫助是什麼?

3. 工作觀察:倘若組織不大,可以從日常工作中觀察下列事項:什麼樣的工作有比較高的優先權?什麼樣的錯事大家會很嚴厲的對待?什麼樣的錯事大家可以一笑置之?想想為什麼?

組織需要的價值是會隨著時間變動的,了解組織需要的價值可以幫助自己更快的進入狀況,甚至做得好的話可以提前走下一步路,而不是每天被績效的項目追著跑。



(2) 發揮長處避開缺點


了解組織所需要的價值,同時你也要了解自己(相關文章)長處與缺點。把自己的長處放在組織要的價值上,就可以達到相輔相成的效果。比如說你是一個很細心有耐心的人,那就可以主動接下財務、編輯、校稿之類的工作;你若擅長收集統整資訊,那麼研究、匯整、之類的工作就比較適合你;若你可以在資訊不夠充足的時候,在短的時間內做出決定,那麼也許可以嘗試第一線的工作。

然而如果反過來,急性子選到財務對帳的工作;要收集完資料整體評估才能下決定的人被要求馬上要下決定,這樣就算工作做完沒出事,工作起來也是很累的。

事先了解自己與工作的屬性,當有適合的工作出現時,主動接下來,還可以塑造出工作積極的加分效果。另外有時身為新鮮人不一定有辦法選擇工作,但知道手上的工作跟自己屬性不合時,就要特別小心,才不會不小心出包。




(3) 專注於產生價值

如上一點所說,你找到一個極能夠發揮自己長處的工作,你也很認真地做好了它,但結果沒有人在意這件事?!

知道組織要的價值所在,才不會走冤枉路。專注在幫組織產生價值的事情上,對組織以及自己才有意義。

回到一開始餐廳擦桌子的例子:假設你是那位服務生,在尖峰時刻忙到都要「搓草」了,眼看有一張桌子前一組客人已經離開過了四分鐘還沒清理,而下一組客人已經站在桌子旁,甚至有人已經等不及入座了,此時你會怎麼做?

1. 直接衝過去在一分鐘內把桌子清理完畢,好符合擦桌子的績效要求。

2. 過去客氣地跟客人道歉,不影響到客人的情況下,儘速把桌子清理完畢以後再請客人入座,可以的話清理的時候還跟客人寒喧兩句。

或是你覺得有更好的作法呢?歡迎跟我們分享





沈思:
了解組織所需要的價值,想辦法提升組織的價值,就等於提升自己在組織中的價值。如此一來,等同讓自己跟組織站在同一陣線上,而不是讓自己在組織中陷入一個你做工、我監督的對立狀態。


12/15/2015

資訊科技學生畢業後只想當SA/PM (三個創意作法)



很多畢業生,資訊相關系所,擺明就不想要寫程式,但是卻又想要加入資訊科技產業。老實說如果是做行銷(Marketing) ,業務(Sales),或者支援類型工作(admin, finance)倒是也無不可。

只是很多資訊科技學生,似乎想要當SA(系統分析師)或者PM(專案經理),也許只是覺得名字好聽,或者認為:既然是資管學生應該做點管理工作也不為過。

這種想法其實很危險,也不可靠。

系統分析師(SA, System Analyst)扮演的角色在各公司都很不同,有些很像是業務助理,有些是專案經理的小跟班,有些是扮演IT對外採購的角色,不一而足,單看是去哪個公司。

而專案經理(PM, Project Manager)情況可能稍微好一點,顧名思義就是:負責某一個或者一些專案的進行。20年前PMP證照流行的時候,專案管理本身被視為一門複雜的學問,當然在軟體或者新創網路科技產業,PMP那套不太可行,Agile/Scrum/XP 等等方法論興起,讓PM多少都不太可能單純只做管理。

不管如何,缺乏實務經驗(指的是起碼3-4年努力寫程式的經驗)就去做SA/PM等同於是碰運氣,就算花大錢去取得PMP證照以及其他相關證照,也沒什麼用。這就像是從來沒打過籃球的人,想要當NBA籃球教練一樣幾乎不可能。

雖然很不贊成這樣的事情,但與其碰運氣,不如提供實務作法






(1) 創意一:讓自己真實變成SA/PM (要花一點錢)。


在學校的專案課程中,讓自己變成PM然後讓某同學變成主Co*(註一) 是絕對沒有用的。任何有經驗的主管,一定看得出來你只是負責動動嘴巴,補補文件。

你可能需要付出一些代價,例如100美金,然後想一個app的好主意,到outsourcing網站,像是upwork.com,雇用一些印度,巴基斯坦工程師,實際上幫你寫程式,這時候你100%是PM,你控制了整個專案的進行,負責製作需求與控制工程師進度。更好的是,這還是個跨國專案。

不過,實際上這樣做出來的東西,失敗率很高,特別是假如這次你第一次當PM - 這裏的PM同時兼具Project和Product。因此,對此創意方式要有正確的期待,也就是說事情的成敗並不是重點,而是在此過程經歷了什麼。這非常接近NBA例行賽開打之前的練習賽,練習賽獲勝固然可喜,但比勝利更重要的是團隊的磨合以及戰術的演練執行。

註一: 主co = 負責主要coding。這個名詞是最近幾年面試學到的,意思差不多就是這個專案課程,程式都是我寫,事情都是我做,其他人出嘴巴。




(2) 創意二:組織同學來做專案


等一下,前一段不是說在學校專案當PM然後某同學來主co是絕對沒用的嗎?為何這裡又說要組織同學來做某專案?

不一樣是,組織同學來進行非課堂的任務,遠比修課需要的專案來得困難,但是更實際。

第一種可能是,到市場上接專案本身到不是問題,因為一開始取得專案的目的,並不是獲得高額利潤,因此價格競爭是有可能的,畢竟你的目的是要取得成為SA/PM的事實,並不是真的要從專案獲利。

然而,業主可能也知道,這種情況下的專案可能不見得做的很好,因此價格競爭有時候也沒太大用處。

第二種可能是,自己找事情來進行。十幾年前BBS風起雲湧的時候,大部份架設BBS的人,都並非學校課程,也不是因為賺錢獲利,只是覺得好玩有趣。架設BBS讓當時的學生取得寶貴的UNIX(FreeBSD等)的營運經驗。如果想當PM,也可以自己找事情,組織同學來進行。不過通常這種情況需要是以技術強度來領導,因此遠比接專案困難。


(3) 創意三:尋求業界導師


由於linkedin和其他社交工具的發展,很容易可以找到業界資深的學長學姊。只要是在他們時間允許的範圍,很容易可以請求協助。當然,每個人的時間有限,所以最好的方式是,互相幫忙,互蒙其利。當你在與不太熟悉的人聯繫上之後,可以用交換的方式,讓他們指導你,並且為你的成就背書。

舉例來說:你可以作為業界導師的私人虛擬助理*(註二)一段時間,幫他處理非機密的相關業務,例如,調查研究競爭對手產品,處理文件,處理linkedin或者其他socail media的日常文章,業務聯繫等等。而作為交換的是:他可以指導你實務專案上"他實際上做了什麼"。數個月後,你甚至還可以取得業界導師的背書以及推薦。

另一個做法是尋求成為學徒的機會。學徒制度是一個非常古老的學習方式,在某些情況下,學徒制度非常有用。如果你是一個剛進學校的研究生,尋找指導老師是最重要的一件事。而如果你是一個畢了業就想要當SA/PM的人,找到正確的業界導師,會讓你事半功倍。

我們會在未來的文章探索學徒制與軟體專案發展的關係。





* (註二):關於虛擬助理,請查Virtual Assistant



沈思 

如果本文對你沒幫助,還請與我們聯繫取得免費協助

1.  再次強調,在沒有技術背景的情況下,最好是別真的想做SA/PM

2.  如果真的想做,那麼務必考慮這三種方式。

3.  當你想要什麼,執行的方式如果是「碰運氣」或者「期望別人給」永遠都是最糟糕的選項,想要什麼最好是先構思自己要怎麼取得。





12/14/2015

資訊系所學生就業 (三件值得注意的小事)


除了少部分往學術界持續邁進的人之外,畢業生遲早要就業。

但就過去數年面試新鮮人的情況來說,大部分的學生並沒有對就業有所準備。這似乎是理所當然,本來就不可能有充分準備,不然就不叫新鮮人。

而業界常常把問題放在學校並沒有充分"教育"學生該有的知識與技能,使得學界與軟體業界脫節。

這似乎也不是台灣單獨的問題,早在數年前有人在美國抱怨此事。而且類似的抱怨一直都沒停過,例如這裡。新鮮人面臨的困難,很多也都是像這些文章中一樣,是認知上的問題,例如:絕大部份的人,可能一開始只是會被要求做個小螺絲釘的工作。這和他幻想中,技術高超的程式設計師經過不眠不休的努力,就可以達成驚人的成就,然後改變這個世界有很大的不同。這裡有相關的認知現實描述。

因此一開始得先適應周圍環境,而大部份的學生畢業的時候(不管是哪個學校畢業)都須要先認知自己知識(或者常識)不足以適應環境。越有這種認知,適應的可能越快。

所以,以下是快要畢業,打算就業前,或者選擇公司的時候,建議學生先做好準備。

(1) 暫時不要看BBS,新聞,facebook一段時間。


PTT大概是台灣獨有的特殊環境,它很有趣,有時候資訊很快速。可是很遺憾的是隨著資訊量越來越多,他的正確性越來越差。如果你不是極端理性,意志堅定,很容易受到不良資訊的影響。如果可以的話,至少為期一個月。至於台製新聞跟facebook就更不用說了。


(2) 確實知道自己在搜尋什麼(當你打算google一下?)。


剛加入的新鮮人,特別是畢業於2008年之後的,在遇到困難的時候,一定習慣google。而google也很少讓人失望,通常都能找到某種答案。

但要注意的是,答案也許正確,但是資訊過於片面。日子一久,就很難獲得全面的視野。例如,查詢"android AsyncTask",如果你想要看中文資料,前幾個結果都會是某些人的blog,當然不是說這些人寫的一定不對,而是blog(特別是中文)常常是片面資訊,就算他好心貼上正確參考資料,可能也不會有人耐心查詢。對於中文閱讀者來說,最好是google之後自己找看看哪一個才是官方正確資訊。歹事,目前沒有中文的官方資料,api最好的參考是-> http://developer.android.com/intl/zh-tw/reference/android/os/AsyncTask.html

(3) 謹慎選擇工作 但更要謹慎選擇主管。


在台灣能夠選擇的工作實在太多,台灣優良的企業也很多。第一份工作,當你有難以決定的情況時,請謹慎擇一個好主管。

面試的時候,不只是面試者選擇你,而且你也必須要選擇面試者。當然如果面試你的人,不是你的主管,那這個公司等於是跟公家機關沒啥兩樣,不如乾脆去考公務員。


如何在面試的時候知道是不是好主管?

一個好主管能夠清楚地知道自己負責組織的真實情況,而夠培育員工,能夠掌握現實,並且能夠處理困難
。因此由詢問以下問題來判斷這個主管是不是個好主管:

  (a) 請主管描述自己未來1-3個月工作內容。


     如果講的比較含糊,可以單刀直入的問清楚。如果發現永遠都問不清楚,很有可能你進來這個公司的時候,發現這個主管無法控制組織前進的方向,做的工作和面試談的完全不同。要注意的是,工作的確一定要有彈性,以及隨時應變市場變化,但是市場的變化,不會讓一個新鮮人無法確定未來1-3個月的工作。而如果要靠一個到職不滿新鮮人來"負責"各類型的變化,那這個公司風險也太大了。

  (b) 請主管說明,上一次有新鮮人進來的時候,他是如何培育新人。

     同樣也是要清楚了解,是單純指派資深員工指導,還是有培育時程規劃,如果有規劃,可否讓你看一下,參考一下。當然也有可能上一次有新鮮人來的時候是10年前的往事,那就要考慮這個組織的老化性。

  (c) 請主管說明,當你來加入團隊的時候,他最有可能擔心哪件事情你做不好。


     這是要清楚了解,主管經過面試,對你有沒有清楚的認知,如果認知差距過大,那可能大有問題。舉例來說,如果你非常精熟java,但是並不熟悉Linux上的開發環境,在一個完全Linux的開發環境的團隊裡,如果主管認為你學習linux一定沒有困難,可以三天搞定,要不就是他不認清現實,要不就是你在面試中已經證明自己是天才。




沉思:


* 網路上的資訊很多,事實上無用的瑣碎的資訊,遠比切實的資訊來的多太多!短時間切斷資訊聯繫,對整理思緒有幫助嗎?






12/12/2015

工作太忙沒時間?改善的務實三步驟


圖片來源為Hakan Forss的部落格,要引用此圖需要連同其網址一起引用:http://hakanforss.wordpress.com


在資本主義社會下,有效率的工作是基本條件,但是在資訊科技的發展中,有效率的工作逐漸顯示人的本身才是無效率的源頭。這並不代表資訊科技的進步與有效性,這只是代表人扮演的不可取代價值。

人的價值在工作上會順帶產生工作的壓力,因為所有的企業都會要求成長,不只是企業的成長,還有個人的成長。

不過,無論如何,在你還沒有丟出辭呈,自己開創事業之前,最好的選擇永遠都是強化自己的能力,改善現況,為組織產生更多價值。

對於很忙碌的人而言,要改善現況最常的反應是:「每天都那麼忙,哪有時間做這個」「哎唷,講都麻很簡單,你又不是做我的工作」「我常跟老闆提啊,可是他都沒這麼做」。

這些理由都和明明知道運動有絕大的好處,但是卻會找理由無法持續運動的人一樣。其實只是心理不想去做,或者恐懼未知,或者不真心認為這很重要,因此都能事後找到很多藉口。

很多理由並非是藉口,「事情太忙沒有時間」可能是真的。但是,這可能是最容易,而且是最需要先解決的一件事情。

只要你不是以下職業類別:核電廠工程師,急診室醫護人員,駐守太空站人員,戰地記者,美國總統...。都可以透過以下三個務實的方式,改善「事情太忙沒有時間」。

這三個步驟,極其簡單,只要願意做,幾乎沒有做不到的可能。這三個步驟,沒有引用任何了不起的學問,也不具備任何學理基礎,它就是簡單到值得讓有心改善的人一試。
執行這三步驟的成本極端的低,但效果卻非常驚人。更重要的是,產生「有空時間」是充實並精進自己能力的最基本的一步。

三步驟為:記錄,分析,去除。

步驟一:紀錄


拿一本筆記本,或者excel檔案,或者googledoc,如果是手機app的狂熱者可以考慮使用Toggl。每天花5分鐘紀錄所有的工作花的時間,工作內容,工作價值區分,工作分類。如果可以的話,順便連生活的事物也一起記錄(例如通勤,睡覺等等)。

這個紀錄是給自己看的,所以不需要欺騙自己。

工作內容:當然就簡單記錄做什麼事情,軟體工程師大概就是寫程式,開會,處理email,與他人討論規格等等。

工作分類:根據組織本身的情況,因任務而給的分類,例如為了某A專案寫的程式,為了某B專案而開會,為了交接某C舊的軟體產品而開會等等。

工作價值區分:根據自己的想法,以重要不重要,緊急不緊急,將工作分成四個象限:重要而且緊急,重要而且不緊急,不重要而且緊急,不重要而且不緊急。

所花時間:可以是小時為單位,也可以是10分鐘為單位。但是,必須要是連續。換言之,不太可能有連續24小時的寫程式時間。因此最簡單的方式是有開始和結束時間。


再次強調紀錄必須簡單確實,紀錄本身不能太時間,不需要很精確。紀錄只會給自己看,千萬不要欺騙自己。

另外,這一步驟通常1個月就可以進行第二步驟。如果第二步驟的分析過程,讓你覺得有問題,那你需要額外的3個月的紀錄。換言之最多4個月的紀錄就足夠進行分析。



步驟二:分析


分析的本身是不難,把所有紀錄用excel加總分析,數字必須要是有總量和百分比。

第一要分析的是:工作價值區分。這些工作所佔的百分比,例如:

「不緊急而且不重要」: 50%
「不緊急而且重要」    : 15%
「緊急而且不重要」    : 20%
「緊急而且重要」        : 15%


在分析階段,最重要的是了解事實。而非改善事實。如果「不緊急而且不重要」+「緊急而且不重要」的時間比率,也就是所有不重要的工作比例,加起來低於60%,很有可能你沒有正確認知任務,或者是對自己說謊,或者是記錄的時間不夠長。因為這樣的事實是有違統計常理(參考資料)。

一旦了解事實,就可以往第三步邁進。不過分析的時候,可以順便注意一些事情:

(1)「緊急而且不重要」+「緊急而且重要」,也就是所有緊急工作的比例,加起來超過60%。表示幾種可能,一種可能是:你是長時間被工作逼著跑的人,你的任務幾乎都很緊急:老實說這個機率很低。另一種:你是自己認為工作會逼著你跑,你的任務幾乎都很緊急:這個機率比較高。

如果是"是長時間被工作逼著跑的人",使用流程,半自動化,轉移專注的方式是之後要考慮的重點。不過誠如前段所述,這種情況除了特殊職業之外,其實極端的少,大部份是屬於下一段的情況。

如果是"是自己認為工作會逼著你跑的人",先在記錄和分析上,重新正確分類事情才是能繼續往第三步驟前進。如果你真的認為所有事情都很重要,都很緊急,在心態上無法設定優先順序以及分類,那不管怎麼做都沒有人能幫得了你,本文的後段也不用再看了。

(2) 了解「緊急而且重要」「不緊急而且重要」的工作所含的工作分類。

也就是說,你能要試圖列出所有重要工作裡面,哪些緊急,哪些不緊急。而這些工作分類,這個階段,探討出:如何將緊急而且重要的工作的緊急因素去除。

(3) 「不緊急而且不重要」的工作分類。每個人多少都會去做這類事情。然而,如果你認為的工作的本身,幾乎統統屬於「不緊急而且不重要」的象限,那麼你可能對工作本身有很大的認知差距。

舉例來說,你可能是負責舊軟體產品的支援工程師,舊產品可能用戶少,營收少,也沒有未來的可能性,你直覺就會認為幾乎所有事情都不緊急而且不重要。首先,假如真是如此,那組織應該乾脆就會將舊產品汰除。舊產品仍然存在必有原因,可能是維持與舊客戶的關係,確保這些舊客戶滿意度,並且讓舊的客戶有機會試用新產品。因此,任何讓舊客戶滿意的事項,應該都屬於重要的範圍。



步驟三:去除


李小龍有很多名言,以下是其中最重要的一個:

One does not accumulate but eliminate. It is not daily increase but daily decrease. The height of cultivation always run to simplicity.

當已經知道事情的分類,意義,加總之後,並不是要著手去修改事務,而是先「去除」。

去除的本身最為困難,需要勇氣,知識,技術,經驗。

從最簡單的方向開始去除最容易。但在開始之前,一定要先確認"步驟二:分析"的結果是大致正確。

(1) 不做「不緊急而且不重要」的類型工作:不做這類型的工作,一旦發現這類型的事情出現:直接不做,不用多做考慮。不需要解釋,也不用感到慌張。

(2) 將「緊急而不重要」類型的工作,先行移轉,半自動化,或者流程化。「緊急」和「不重要」這兩者是某種程度的自相矛盾。但通常矛盾的產生在於,「緊急」先出現,可是你無法馬上判斷重不重要,直到完成任務之後,事後才知道重不重要。

這時候原有的記錄和分析就派上很大的用途。例如你是程式設計師,你的老闆常常打斷你的思慮,跑來問一些產品功能上的問題,說要給業務人員馬上回應。如果整個團隊都是這個情況,就會落入大家困於緊急但不重要的情況。移轉:指的是將這類的情況移轉到其他地方:或許是專門一個處理,或者外包給工讀生,或者是透過清楚地固定訓練,讓業務人員自己了解情況。

(3)將「緊急而重要」類型的工作,設定篩選。半自動化,或者流程化能簡單的重分類問題。例如急診室,所有進來急診室的人當然都是緊急且重要,但是,急診仍需篩選,護士會以最標準的流程,很快的評估進來的病人的緊急程度。讓真正緊急的事情能最快速處理。在軟體研發工程師,如果是在產品研發階段,幾乎不太可能遇到緊急而重要,有的話十之八九應該是天災人禍。因而,只要注意這類型的工作的區分正確與否即可。

(4)將處理「不緊急而且重要」的時間與價值提升。這點相當重要,不過並不是本文要討論的範圍。在此我們專注於”去除“

經過去除的過程,你會多出起碼少則20%,多則60%的空閒時間。


再次強調一下,這三步驟不是什麼秘密,也不需要用到高深的技巧,你僅需要對你的工作加以了解,並且執行正確即可。

人生唯一公平的地方只有時間,每個人每天都有24小時。有額外的時間,就能思索自己的未來,不會淪於找不到方向。

參考:如何提昇工作效率 





沈思:
轉移,流程化,半自動化似乎很重要?

12/03/2015

如何充實自己:三個自我學習的快速方法



資訊科技進展不只迅速,它順帶擴大自我學習的可能性。大部份的人只要能夠上網,就可以取得各種即時的訊息與知識。換言之,很多人都認為,資訊科技領域沒有什麼東西是學不會。

但是,沒有人一開始什麼都會。即便資訊工具改善過去知識的取得的不平等,但是自己要有意願和方式去學,這件事是沒辦法由技術來改善。


而為了充實自己而學習是沒有最好的方式。然而,多參考別人的方式,建立對自己最適合的方式是簡單並且直覺的選擇。

學習的目標,以及打算達到的廣度深度各有不同。如果只是很淺的了解個大概,只要用google搜尋,看看wiki大概就可以了。不過這樣的學習非常的片段,並且沒有組織。如果想要建立足夠的深度,這樣的方式獲取的知識過於片段,難以累積。(參考->片段知識的危害)


提供三種務實的方式,這三種方式的目標,廣度,深度,所需要的時間各有不同:


(1) 方式一:圖書館堆書



做法很簡單。只要你有想要充實並且學習的主題。無論是組織行為,還是憂鬱症;無論是個人領導力,還是專案管理。只要是社會科學,企管相關,科普等目標都蠻適合。

在這裏,假設你想要學習並盡可能瞭解"精實創業"。

首先帶著筆和紙,最好先不要帶手機或電腦,去附近的大學圖書館,或者比較大型的圖書館,例如新北市書館,台北市圖書館。

在圖書館的公用電腦,查詢"精實創業"以及相關字詞"創業"/"精實",記下列出來的書本期刊,當然最好連同英文書也查一下。列出這類型的書籍在哪一樓哪一櫃,直接到書櫃上把所有相關書籍全部搬到座位上堆成一堆。通常相關書籍都會集中在同一櫃,所以搬動起來應該很方便。

接下來,拿起筆和紙,打開第一本書。抄下書名,作者,出版日。簡單瀏覽一下目錄以及推薦簡介,看完目錄之後,把你認為重要章節名稱,手抄在那張紙中。再打開第二本書,重複剛才的動作。如果有20本書,大概只需要花一小時就有完整清單。

然後,仔細看一下清單,排列組合並且思考一下,哪三本書,所可能涵蓋的範圍最廣,時間最新。快速地將這三本書的目錄再度瀏覽一次,選一本先看完。然後休息一下再看另外兩本。這樣大概需要花兩小時,就可以對這"精實創業"有足夠的粗淺了解。

最後,記得先休息一下。休息完之後,在腦中思考這三個小時裡面學到什麼。憑藉這三小時的記憶,在腦中描繪「精實創業」的概念與自己認為重要,或者奇怪,或者有疑惑,或者有爭議,或者和其他領域連接的地方:這些地方稱為轉折點。回到那張有目錄的紙上,找出某些書上有解釋你認為重要的轉折點,閱讀並且理解這些轉折點。如果有20本書,起碼可以找到3本以上有這類型的地方。最後這個階段,能夠建立從別人身上了解的知識批判性,不過也最花時間,可能起碼要3小時以上。

因此,花上六小時,你就可以曾原本不了解精實創業,變得比大部份的人都了解,肯定比只在google搜尋,看看wiki的人瞭解更多。不過,請注意這只是充實知識了解而已,真正的精實創業就像打籃球一樣,是沒辦法光用看的方式是不可能實踐。

這個方式,我本來以為是自創的,但是後來發現有很多人都用類似的方式,只是做法各略不同。果然太陽底下真沒有新鮮事。

關於大量閱讀,可以參考這篇:大量閱讀的三個步驟

(2) 方式二:心智圖表徵


在已經有某些知識的背景上,試圖瞭解新的方向,或者找到自己缺乏的方向上,mindmap (心智圖)還蠻適合。他也很適合探索自己未知的事情,或者強化個人思慮的周密性。

在這裏,假設你想要學習並盡可能瞭解"軟體專案管理"。並且也認為自己想要擴張這方面的相關知識。


首先,拿一張紙(最好比A4大)一支筆,把主題寫在中間。將心裡認為可能的最重要項目連結起來。例如下圖:



把自己沒有經驗的,缺乏的地方做一些記號。通常我會使用問號?。接下來專心的根據自己缺乏的地方,尋找相關資料。重點在於,有組織的擴張知識,比片段搜尋來得有意義。

順帶一提,心智圖用法很多,"充實自己"只是其中一種。心智圖 (mindmap)不是什麼新科技,而且每隔一段時間就會有各式介紹文章,例如這裡,以及這裡。雖然介紹的範例與文章很多,但實務上,心智圖還是完全依賴人的過往經驗和創意連結。 


(3) 方法三:教學相長


這特別適用於資訊科技類型,例如程式語言,系統平台,或者任何技術。基本上,會先用其他方式(上網看書,練習實作等等)累積自認為足夠的知識與能力。接下來,想快速增加深度。或者充實自己想像不到的方向。教學相長是一個好方式。

就近找朋友或者同事,用你認為最精闢的方式,把技術和務實做法分享出去。光是在準備「教材」的過程中,就可以知道自己哪些觀念或者哪些方面不足,從準備教材的過程,就已經開始自我充實。

而最重要的是,取得聽眾的意見和問題。因為,他們可能會問出你想像不到的問題,讓你看到想像不到的視野。

實務上有幾個主動教學方式可以參考:



* 在大組織裡的主動分享

如果你是一個大企業裡面的員工,就自願性的訂一個會議室,訂一個主題,邀請一些相關的人來聽你分享某個技術。這樣的行為很簡單,而主管通常也很鼓勵主動進行。如果信心不足,可以訂一個極簡短的主題,這可以確保想來聽的人不會覺得浪費時間,也可以讓你精深的準備一個項目,提升自己的信心。



* 參加研討會:

參加研討會,並且把自己的知識在研討會上分享比想像中的容易很多。當然如果你要參加的研討會是類似IEEE的學術性質研討會,那你得花時間寫論文,而且不見得會被取用。不過,一開始先找lightning talk就很簡單,雖然只有幾分鐘,但是可以很快地獲取聽眾的真實回饋。



* blog/youtube教學影片:

近年來的分享知識方式。它無法立刻獲得聽眾回饋,但重點在於製作影片,或者撰寫blog文章之後,自己在試著重新閱覽一次,通常就可以找到許多漏掉的細節,或者過於瑣碎無用的地方,或者找到和其他人不同的觀點。

* 找到具體達成的目標:

例如:考取「低成本」證照,以Scrum為例可以參考這篇





其他相關文章:
   * 如何在工作中成長
   * 換工作的面試-軟體工程師如何展現價值
   * 自我學習的三個參考方向
    * Team Leader提升能力的三個方向
  * 如何提高工作效率
* 大量閱讀的三個步驟







11/26/2015

資訊新鮮人:三個關於價值的概念



亞當斯密,在國富論中描述商品的價值只有三種來源:勞力,土地,資本。雖然那是1776年的事情。但至今變化仍然不大。勞力:泛指人的各種智慧以及努力;土地:指的是各種天然資源;資本當然就是投入的錢。


村上春樹,在尋羊冒險記中描述組織的價值有兩個部分:意志,收割。雖然那是小說,而且還是現實與科幻混合的小說。意志是指推進組織的能力,具有統御可能性的能力;收割可能是指將即將得到的利益完成。



Dave Snowden,在他的研究裡面,定義了Cynefin架構,將事件的反應系統分成:簡單(simple),複合(complicated),複雜(complex),混亂(Chaotic)。

簡單:指的是事情的反應有很明確的因果關係定義,根據定義來做事情即可。

複合:指的是事情的反應之間,確實有因果關係,但是這個因果關係可以透過分析,學得而來。

複雜:指的是事情的反應之間,雖然有因果關係,但這因果關係沒辦法事先知道,只能事後知道。

混亂:指的是事情的反應之間,沒有因果關係。



這三個人講的事情看似沒關係,但是對於社會新鮮人對於價值的三個重要概念,卻是重要的參考。



(1) 何謂價值


幾乎任何東西都有價值,只是每個人評估價值的方式不一樣而已。在經濟學上最簡單的方式就是,你的某個東西,願意和別人交換什麼東西。那就是對你來說的價值。當然,交換太過麻煩,因此金錢變成一種簡單的衡量媒介。

在經濟學上常用價格來當作價值的衡量方式。不過價格本身就有很多種定義。

如果將範圍縮小到,投入資訊產業的新鮮人所關心的方向。價值可以縮小到:個人的智慧與努力,去交換某種東西。當然這某種東西很容易就被歸類為薪資,而如果是創業家則是利潤。

交換只有已經交換才有意義。因此,價值只有在交換成立的時候才有意義。例如,當新鮮人在104要求月薪5萬,這並不真的是他的價值,他的價值可能是4萬,也有可能是50萬,只有在成立的當下 - 也就是雙方同意月薪的那一瞬間 - 價值就成立了。所以,更重要的觀念是:價值沒有所謂的高與低,只有當時的事實。換言之,以價值的觀點來看,沒有過高的薪水,或者過低的薪水,只有雙方同意交換的成立價值。

當然,很多人互相同意的交換成立價值,就變成常見的成交價。股票某個時間點的價格,就是那個時間點的某一些股票的成交價,而非所有股票在那個時間點都是同一個價格。

最直接了當的說:如果覺得這薪水,對你來說太少,那就不要答應。但當你答應了某薪水,也不要抱怨 - 起碼在幾個月之內,沒什麼好抱怨的。而當你「自認」應該要提升價值時(就是該加薪了),必須要是有交換的可能,才叫做價值提升。(就是真有人願意以這樣的薪水雇用你)

價值當然可以互相比較,常聽人說性價比高還是低。然而不同事務交換的時候,比較的基準自然會不一樣。就此而言,在資訊科技產業的任何兩個程式設計師,都無法互相完整比較價值,因為兩個人的智慧勞動以及產出一定無法有效比較。

另外,同一件事情,在從不同人,不同時空背景取得,會有極大的價值差異。例如,你坐計程車上班會花錢,然而,如果在你搭車的時候剛好遇到同事,順道搭便車,他可能完全不會收你任何費用。



(2) 組織的價值產生


組織,特別是營利組織,其價值等於是可產出的商品(或服務)。而任何商品的價值來源有三種:勞力,土地,資本。由於資訊科技產業(特別是軟體)並沒有用到很特別的天然資源,因此土地幾乎可以排除。而勞力和資本就變成資訊產業最主要的價值產生來源。

資本的構成與取得也不那麼簡單,不過不在我們的討論範圍之內。當然政府政策的影響也不在這短短的文章討論範圍之內。

勞力當然包含智慧技能等等,而企業內員工對於工作的付出智慧與勞力的方向,大概可以分成Cynefin架構中的那四種。


簡單(simple):任何工作的行為是可以預知因果關係,必且可以透過各種手段最佳化,這些手段可能是由機器取代,可能無法由機器取代。例如銀行櫃台的大部份業務,都可以由ATM取代。某些日式的餐飲店,其服務流程經過妥善的最佳化,任何顧客的情境以及行為都可以編列在他們的制度與管理方式裡。因此,簡單類型的工作,可能產生最大價值在於能否提出最佳化。

複合(complicated):任何工作的因果關係可以透過分析與瞭解而取得。工作本身可能是困難的,但是工作的效率還是可以評量,工作的內容,可能需要少許技能,但也有可能需要很高的技能才能完成。這類型的工作,其價值高與低,取決人的能力,使用的工具,採用的策略技術。這類型的工作可以學習,但學習時間長短不一定。複合類型的工作,可能產生最大價值在於是否能提出好的架構,並且有訓練有素的專家。一般的程式設計師,維修瓦斯爐工程師,一般醫生,護士,理財專員等等都屬於此類。

複雜(complex):事件與工作的因果關係只能事後知道,無法在事前分析瞭解。然而,其因果關係仍然存在。聽起好像很複雜,然而這類型的工作,不見得很困難,只是要產生價值的時候,可能需要不停地進行嘗試與練習,才能事後了解因果關係,透過事後練習了解。例如,開一家新公司當創業家,獵人頭工作,業務類型工作,特殊類別的醫生,各類型的研究單位等等。

混亂(Chaotic):事件與工作沒有因果關係,或者就算有,也是人的智慧無法得知,藝術就是此一類型。這類型的工作可以透過學習,擴張知識,反覆練習獲得經驗,來提昇可能性。但是難以評量。例如,畢卡索的畫作,張大千的書法,可以由他學生們學習模仿,也無法就價值評量。在企業上常見的例子是賈伯斯,他對apple的貢獻無法被學習,也無法被評量。有人認為開拓性質的研發也算此類,例如具有極端價值的演算法工程師,組織微積分的牛頓,構思相對論的愛因斯坦等等。

當然在以上的例子非常粗略,只是拿來參考用。組織的價值產生,就在透過人的智慧與勞力,資本的投入用以執行四種系統架構的事物。這四種系統架構,其產生價值的地方都不盡相同。

但今天幾乎可以確定的是:(a) 簡單的工作會趨向被自動化方式取代,無法自動化(例如餐廳)則會被低勞力成本取代。(b) 複雜的工作,透過科技的進步會簡單化。(c) 混亂類型的工作仍然屬於個別人的天賦範圍,可以培養但無法預測。

因此,真正的組織價值,在於透過意志,驅動複雜工作的架構,屆此拉近因果關係的差距,以及建立相較於其他組織的優勢。


(3) 價值不公平的觀點


誠如"何謂價值"所描述。價值只有交換的時候才會成立,而既然雙方樂於交換,何來不公?

大部份的情況下,所謂樂於交換通常是在資訊互相全然透明的情況。然而資訊全然透明是幾乎不可能,因為人根本無法處理足夠大量的資料,也無法體驗所有可能的情況。例如,一個新鮮人,畢業之後最多也只能面試50家企業,不可能窮其心力面試完所有可能的工作。但反過來說,一個企業的工作(如果不是屬於「複雜」或者「混亂」類型)幾乎都可以找到起碼50個合格候選人。因而,由於資訊的不對等,大部份的情況下,企業比較容易可以找到性價比高的員工,但新鮮人比較難找到性價比高的工作。

換言之,以個人的角度,解決不公平的方式有很多種。從價值的觀點著手有兩個可能:

(a) 投入組織意志的部分。

投入職場的大企業的人,都不太可能一開始就是驅動組織經營策略的人。通常都是某個小部門的小螺絲釘。因而要成為組織意志的一部分是很難的。然而,如果是投入在小公司,假設是只有5個人,那麼投入組織的意志部分是非常輕而易舉的事情。

不在組織的意志部分,並非就沒有價值,而是在組織的意志部分,個人的能力與可產生價值很容易顯現 - 無論高或低,好與壞。

(b) 強化處理複雜或者混亂的問題的能力。

混亂的問題大部份是屬於藝術類型。藝術很多都是「無價」,因為無價,也難以在此討論。不過所有能處理混亂類型的人,幾乎都是在某一個領域知識廣博,經驗豐富。因此,不間斷的學習一定會有幫助。

處理複雜的問題可以透過自我能力的培養,經驗累積,從他人(例如職場導師)學習而來。複雜的問題相當困難,但是一旦累積了架構性解決的能力,這優勢幾乎不會消失。

(c) 將複合的問題簡化。

透過資訊科技,將複合的問題簡化,可能是最近幾年最常看到資訊科技對組織產生價值的地方。大數據(Big Data)對網路書店上推薦購書就數此類。許許多多不同的手機應用程式(app) ,提供人類各種溝通方式(例如line) 也是屬於此類型。


(d) 將簡單的問題加速或自動化,進而最佳化。

將簡單的問題加速或自動化,可能是資訊科技新鮮人常會忽略掉的一點,但這點其實對價值的提升比想像中來的重要許多,特別是在大組織內。加速或自動化處理簡單的問題,可以讓人專注於其他架構問題,縮短內部公文流程,自動記錄某些事件等等,都屬於此類。這做起來相當容易,而且假以時日效果也很好。

當事情或者問題可以自動化之後,進而就可以最佳化。例如,過去政府有複雜的公文簽核流程,在紙本的年代,很難統計看出真正的瓶頸,透過自動化公文傳遞,很快的看出到底哪些公文花多少時間流過哪些不必要重複的地方,進而就可以去掉不必要的地方。以開發手機APP的流程為例,當視覺設計師的mockup,可以自動產生可供UI/UX測試的可供驗證app時,就可以進而快速取得使用者操作的經驗流程,進而讓UI/UX能最佳化手機APP的使用便利。




將複合的問題簡單化,簡單的問題自動化,自動的事情最佳化:是最基本產生價值的概念。




沈思:
   - 資訊新鮮人能在多短的時間內對組織產生價值?