人手不足？資源永遠都是不夠的 (軟體主管的31堂課)

大部分的情況下，所有研發與軟體主管都會面臨到人手不足的情況，特別是新創企業和快速發展的公司。資源有限，人手不足是必然的「現實」，能夠有效解決此問題也是普通主管和好主管最大的差異之一。解決的方向有三個：(一) 事實是事太多而非人太少。(二) 突破性思考，至少想出解決方案。(三) 必要的犧牲 

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案例：主管V負責一個長期專案，已經有接近30個工程師是直接由V管理。然而，最近一段期間由於主要客戶的變更，加上CEO的臨時任務，讓這部門的員工疲於奔命。主管V也沒有什麼對策，只好和業務盡量模糊客戶需求以及驗收方式，看能不能減少工程師的工作量。

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一：真正的事實是：事太多而非人太少

人手不足的真正意涵是「事情太多」。在以人才導向為主的組織裡，人力不足採取的短期策略如果是「增加人力」通常也不會真正解決問題。但如果短期採取「調配人力」也就是說某些事情先不做，有些事情先做，的確是可行的做法。

作為主管的你可能會說：我這些事情都很重要，每一件事情都要做。在營利組織裡，所有事情都很重要根本不可能發生。絕大部分的情況是：主管無法針對事情的優先順序做必要的排序。除非你管理的組織是急診室或者核電廠，不然不可能什麼事都很重要。要做必要的排序表面上很簡單，將事情列一個「優先順序的清單」，從1排到N，數字都不能重複，1就是最重要的事情。實務上，需要主管本身的本職學能判斷以及個人意志力。

二：突破性思考，至少想出幾個不同的解決方案

關於思考問題的框架，請參考這裡和這裡。在此就不重複。

但要提醒的事，在盈利企業裡面，不可能有什麼事情是「只能」這麼做的，一定會有不同的解決方式。問題只在於有沒有想到，還有這樣做效果好不好而已。

三：必要的犧牲 

必要的犧牲並不是指長期加班。長期加班最後通常也是三輸。必要的犧牲指的是幾種可能：
(1) 犧牲不必要的事情，請參見第一段
(2) 極短暫的加班，和長期加班不同，短暫加班是為了解決特定問題，並且要確定能盡快補假，讓團隊成員合理的休息
(3) 縮小範圍，犧牲部分功能
(4) 延長時程，犧牲時間 

然而請謹記，不能犧牲組織重要的長期目標的前進，以及不能犧牲組織文化價值。主管一旦犧牲不該犧牲的事務 （即便是無意間），就表示其領導方式有極大的問題。

陷阱

案例中的主管採取的作法非常糟。會直接踩到許多陷阱。要注意的陷阱是：
(1) 任何情況下降低品質都是飲鴆止渴，很少看到好下場。然而縮小功能範圍(例如MVP的概念)卻常常能夠成功
(2) 滿足政治因素(要和CEO打好關係)而非滿足實際困難，短期雖然可能有效果，但長期通常也不會有好下場
(3) 任何變化仍然要滿足組織整體方向，以此案例來說，必須要了解CEO這些臨時任務和目前專案比較起來何者重要

簡易學習式人工智慧 - line聊天機器人

製作Line聊天機器人並不困難，困難的地方在於讓它有些許智慧。三個月之前，透過AWS上的lambda以及其他AWS相關服務，製作具有某種「泛用型」智慧的聊天機器人，並透過line或者facebook來作為其介面。（參考此篇）。


近年來人工智慧的發展迅速，然而在特定領域(例如下棋)的發展速度，遠比「通用型」機器來的快。然而，通用型聊天機器人卻是在未來能夠真正取代人類(統治人類？)的關鍵。

額外的小功能(2017/8註記)：

在2017上半年，人工智慧已經多加一些功能，這些功能，都是根據對話內容來啟動的。人類會跟機器人聊什麼？參考這裡。

舉例來說：

* 對小姍說「請幫我到廟裡抽籤」就會幫你抽籤解簽。

* 對小姍說「請幫我算命 生日是19981102」 就會幫你排1998年11月2日出生的命盤

* 對小姍說「幫我算今天星座運勢 雙子座」就幫你查今天的雙子座的運藝

* 對小姍說「請推薦豐原美食」或者「請推薦基隆美食」小姍就會幫你上網查最新的地區美食文。

* 上傳照片給小姍，小姍會特別到名人資料庫裡搜尋，並且比對美女資料。(由於使用人數超過預期，小姍反應時間過慢，只好暫時停用相片分析功能)

除了智慧之外，一般應用也可以透過聊天機器人介面完成。例如，上傳圖片影像之後的分析。(參考這篇)

加小姍為好友ID-> @opn2514f

當時，她的智慧實在不怎麼高。因為泛用型的語意分析十分困難，「專用型」相較之下會簡單很多。

雖然她會紀錄過去的對話，並在透過其他的知識庫來學習對話，但就使用者來說比較慢察覺她的進步。又由於line在最近停止了trail bot，使用line bot就必須要透過line@ (channel)以及已經變成v2的message api。因此，順便將「立刻學習」機制加入這個聊天機器人中。

簡易學習機制，讓聊天幫手變得容易製作: 
(1)聊天機器人的整體設計概念 
(2) 聊天機器人製作過程

(3) 人類會跟機器人聊什麼part-2

如何教導「人工智慧小姍」一些知識？

(2017/8註記：由於太多人教小姍奇怪的知識，不得不先取消教導小姍知識的功能)

首先，當然你需要加小姍成為你的line好友。

接下來，可以隨意跟她聊天。如果想要她馬上學會某些對話。可以在句子的開頭用關鍵語  590590 加上 「聽到的話」 和「應該回應的話」 然後送出訊息小姍就會學習。

舉例來說：

590590  如何學習  首先學無止盡 不能有休息的時候

小姍看到590590就知道是要學習的東西。而她會把第一個詞「如何學習」當作關鍵字，第二個詞到最後，當作可以回答的範圍。當然 590590 和第一個詞中間要有個空白，而第一個詞跟之後所有的詞中間也要有空白。

也可以參考下圖：

加小姍為好友 ID-> @opn2514f

加小姍為好友

因為沒挑戰想換跑道：先檢討自己吧！

新的一年，總是容易遇到討論換工作的事情。目前，台灣資訊科技領域整體仍然缺乏人才，因此要換新的工作是非常容易的事情。

真正的問題在於：什麼原因想要換工作？如何換？新工作或事業會不會比較好？自己到底想要什麼？

這些問題根深蒂固地存在每個人的身上。不會有一體通用的方式為所有人解答。

不過，如果單純只是因為現在的工作沒挑戰性，無趣而想要換跑道，還請以下三點簡單的自我審思一下。

檢討一：「沒有挑戰很無趣」的真正源頭

牌桌上的至理名言：「30分鐘後如果你還沒發現誰是冤大頭，那麼你就是冤大頭」。在企業中，如果你沒發現有任何值得挑戰的地方，那或許你自己就是沒有挑戰的真正原因。

當你的工作變得沒有挑戰，而且無趣的時候，請先確定問題的真正源頭。

是不是因為你的能力或者表現，讓你無法得到有挑戰有趣的任務？還是你的視野讓你看不出挑戰性？

還是這工作或事業的本身，真的沒挑戰性？你已經是有如NBA過去的Jordan或者現在的Curry已經快觸到這個事業和工作的極限？還是你抵達的是自我的極限？

檢討二：選項

選項，永遠是考慮決策的要件。

換工作或事業是一個好選項。但是，在既有的領域中，擴展自己的視野和能力也是一個選項。

換工作是個選項。在大企業中，換部門也是一個選項。換工作這選項中，嘗試新的技術領域是個選項，但是嘗試截然不同的工作類型（例如業務相關部門）更是更大的不同選項。

在現有工作內容中，改變自己的做法以求突破，也是一個解決的選項。

選項可能很簡單，也可能很複雜，而且還會參雜很多人的因素。去除自我偏誤，取得個人最想要的結果，比想像中的簡單。不過，要預設自己以及相關人等有完全的邏輯推理是很難的。（參考：沈思）

檢討三：「沒有挑戰很無趣」有時候是真正的挑戰

在資訊科技的領域裡，多的是把原本看起來無聊的東西，重新找到價值並且延伸的例子。

如果你可以將無聊沒挑戰性的事情，轉成有價值，並且有挑戰的事情，等於是你證實自己絕佳的創意以及實踐創意的能力。

這樣的例子在不管在哪個領域很多，從很久很久以前的gmail，到近幾年的類似snapchat的app，許多都是一開始是沒很有趣，但是找到額外的創意之後，將舊有的東西突破。

隨著組織越來越大，表面上無趣的事情會越來越多，光是默默的忍耐並不會讓事情變得更好，只有把無趣轉換成價值，才能展現自己的創意能力。要怎麼做？可以參考這篇



參考文章：換工作的面試-軟體工程師如何展現價值

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沈思：
一個海盜集團中的5個海盜找到了100顆金幣，每一枚都一樣的大小和價值。 

由於海賊王想要這五個部下傷透腦筋，自相殘殺，規定他們分配金幣的方式如下： 

1。抽簽決定自己的號碼（1，2，3，4，5） 
2。首先，由1號提出分配方案，然後大家5人進行表決，當且僅當超過半數的人同意時，按照他的提案進行分配，否則將被扔入大海餵鯊魚。 
3。如果1號死後，再由2號提出分配方案，然後大家4人進行表決，當且僅當超過半數的人同意時，按照他的提案進行分配，否則將被扔入大海餵鯊魚。
 4。以此類推

 如果你是號碼1的海賊，應該怎麼分配金幣？

企業巫醫 - 時間乃最終之敵人? (下)

上篇：企業巫醫 - 時間乃最終之敵人? (上) 

那結論呢？

就人類來說，時間是中性的。它不是朋友，也不是敵人。它不是惡靈，也非天使。

在有限的職業生涯，如果你找得到自己的方法駕馭它，那非常恭喜！這可是上天給予的重大天賦之一。

如果始終在瞎忙中度過，或許試著混合數種前面的巫醫建議方式，可能會有些幫助。

但有幾個重點...

1. 考慮事實

企業組織為求營利的天賦，自然趨向去做幾乎任何可能產生商品競爭力的方式。以時間為衡量標準，恐怕是在天然資源和資本取得已經趨近最佳化的情況下，最合理的方式。

如果你覺得在企業組織工作時，自已的時間被無聊的瑣事白白浪費，氣的想要出來創業....那麼，你一定要先考慮是大部分的人，是自己無法控制時間，而非被別人浪費。這種情況下出來創業，會讓你本來每天花8小時幫某公司做事，變成每天花16小時，幫自己的公司做事。

時間既然是中性，增加效率當然是可行。加速？聽起來跟前述的巫醫有什麼不同(註4)？

重點在於：無論是個人還是組織。找到真正的目的，比產出效率重要。

而真正的目的在於考慮真正的事實。企業巫醫有許多手段和方式，都可以協助你找到「真正的事實」。

以個人生涯規劃而言，最終，這個事實也有你自己才能夠斷定。

然而，以在企業組織內部工作，真正的事實，或者是真正的目的，必須要來自「團隊目標」和「組織目標」。

2. 兵貴神速 v.s. 後發先至

重點在於：長期累積比短暫績效重要。

當企業組織可以在某個產品推出時領先，當然要持續領先推出其他產品，或者領先產品的其他服務。在這世界上有太多的先行者，無法保持領先而被後來者居上。兵法也有云：「後人發，先人至，此知迂直之計者也」，後發先至，其實是兵貴神速的對應。


個人工作上也是如此。快速完成的工作，如果不能累積優勢，就浪費了速度。以軟體工作而言，快速完成功能固然重要，但是功能上的完整以及品質，卻是快速的「基礎」。因而，採用敏捷開發的任何方法論，都不能以快速作為藉口，直接放棄功能上完整或者品質。

後發先至的基礎其實也在於「快速」。但是，個人快速的反應，其實是長久實力的累積。例如，對營運Linux平台十分熟悉，有很多年踏實經驗的工程師，自然在對應新的Linux雲端營運(例如AWS,Azure的Linux虛擬機)就比較容易適應。而過去僅在windows平台上有營運經驗的IT人員，如果整個系統要搬移到Linux為基礎的平台上，就算他可以很「快速」完成一部分，也不見得做的完整或者達到好的品質。

3. 時間乃最終之敵人 ...除非...

時間從很多角度來說確實是最終的敵人。它雖然是中性，但是它永遠都會流失。它的離開是必然而且無情。無論這禮拜天你做了什麼，禮拜天一定會過去。

因此，現實的說，時間乃最終之敵人...除非......讓它變成「敵人的敵人」。

以近年來的新興網路企業而言：

無論有沒有特別認知，事實上都試圖以「時間」來建立其他對手的進入障礙。若非以極高的成本獲得市場佔有率，讓其他競爭對手花更多時間才能開發產品，就是以需要時間累積的功能作為競爭主軸。

以個人的生涯規劃而言：

剛踏入社會的新鮮人，勢必缺乏實務經驗，無論是在爭取好的工作機會，或者是已經在企業裡面爭取好的表現，都不能是以「經驗值」來作為依靠。

以經驗值產出「工作表現」，大部分情況下新鮮人是無法和老鳥相提並論。但是相對於工作N年的老鳥比較起來，在「時間」上新鮮人擁有更多彈性。所謂時間，切記並非加班時間，而是「第一次就做對事情」的時間，透過學習和利用比較新的知識範疇，新鮮人可以比較快跳過錯誤的嘗試，在某些未來有發展潛力的範圍，有更驚人的表現。這時候，時間就會是朋友而非敵人。

相對的，已經工作了7年以上的老鳥。如果老是只能靠吹噓過去已經結束的專案經歷，無法產出對應的經驗值，那麼這七年時間就變成是最大的敵人。只是看到最新的技術，就隨意一頭栽進去學習，則時間就會是資深工程師的敵人，因為通常資深工程師的彈性時間實際上比較少。

資深工程師，在工作上必須要找到能夠善用這七年的成功或失敗經驗的地方，並試圖累積更多。即便是想要打掉重練，也應該透過經驗的累積，重練的更快，更好，甚至自動化。找到可以累積的地方，這時候，時間就是朋友而非敵人。

以作為組織內部的部門主管，專案團隊領導者更是如此：

當領導者使用以下手段時，是把時間當做敵人，(然而，要打敗時間實在太難)

* 加班
* 在軟體專案延遲時利用人月計算方式增加人力
* 以未來的產能估計時間，而非以過去的事時估計
* 以各種理由拖延專案，包含把責任推到別的團隊身上
* 專案過程並未檢視真實進度
* 假裝使用agile敏捷開發，實際上還是waterfall
* 不正視事實
* ....(還有很多)...

那麼不採用以上手段還有什麼可以做的呢？當然很多！如果你是領導者，但是想不出來其他方式，那麼你可能不適合擔任困難任務的領導者，因為「時間」永遠是你的敵人，而幾乎沒有人可以打敗時間。

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註1：CP值，或者性價比，請參考這裡。

註2：這句話很多人都講過，包含郭台銘和柯文哲。不過，這個名言最早應該媒體大亨：梅鐸所說。另外，這句話在2002年也是某本書的名字。

註3：將時間視為第四個空間維度來描述，請參考狹義相對論。

註4：增加工作效率？聽起來和前述的巫醫有什麼不同？就想要達到的效果來說，有良心的巫醫和一般的醫生並沒有不同。最大的不同在於方法是不是合理，經過有效驗證，而且可以在未來檢討改善。

如何組成團隊：三個步驟

分工合作，是人類社會進步的主要原因之一，也是幾乎所有人類活動的基礎（參見國富論：第一篇第一章論分工）

新創公司，資訊產業也不例外，建立一個好的團隊，是擴展未來的主要關鍵。雖然好的團隊沒辦法保證生意蒸蒸日上，一切順心如意。但是一個糟糕的團隊，卻是可以保證企業和組織的失敗指日可待。


市面上團隊合作的企管叢書，方法論，激勵理論，顧問大師...很多。但就和所有的事情一樣，越是很多人在談論的事情，越是困難。成功的團隊真實例子極為罕見。

萬事起頭難，「組織並成立團隊」是達到成功團隊的第一要務。許多人常依賴運氣，或者隨遇而安的隨意組成團隊，但其實組織團隊是一種可以學習的艱深技術能力。

資訊相關工作的人，如果有機會能扮演組成團隊的角色，並有意識的學習其中，將會是個人成長的重要關鍵。（無論未來是朝純技術領導方向前進，抑或管理方向前進）


有很多原因，會讓一個人扮演組織團隊的角色。也許是一個新的專案，讓你來領導專案，而恰巧專案開始的時候沒有既定的人。也許你是新創企業的創始人，你打算聚集一些人來開發創新事業。也許你是資訊相關科系的學生，因為課程需要必須組織團隊完成專案。

不管如何，如果你有「從頭開始找人選人，組織團隊，完成某件事情的機會」，請衷心的痛哭流涕的感謝上帝，這樣的經驗，在資訊科技領域裡是十分難得。

通常，由於各種背景壓力，組成團隊的方式通常就是先根據需要N個人，然後「儘速」透過各種管道，找到可能的人選，經過正式面試，或者非正式的聊天，就逐一邀入加入此團隊。這種方式沒有不妥，只是這樣的方式（如果算是一種方式的話）有很大的成分依賴運氣。如果不想依賴運氣，其實需要考慮的實務步驟也不多。


以資訊相關工作為例，組成團隊必須要有以下三個步驟：

步驟一：定義目標

--- Your goal shouldn't be to buy players, your goal should be to buy wins. And in order to buy wins, you need to buy runs.   (MoneyBall)

定義目標，必須要在團隊開始組成之前，就先找到並且定義完成...最起碼是團隊差不多組成的時候就應該決定。

定義目標並不容易。

例如，以類似的資訊系統外包案而言，有些明顯的目標是「在成本內完成專案並驗收通過」或者「在期限內通過驗收」。但是，倘若一開始的合約是低價得標，而且還是業務亂搶合約，那麼一開始就已經知道不可能在時間成本內驗收通過。則團隊目標必須要轉換，例如「完成專案過程可順便完成重複利用的元件讓未來標案能大幅降低成本」。

大部分的資訊團隊真正的目標並非「技術達成」。例如，「完成iOS APP線上購物」這通常不是真正目標，真正目標通常是「在某移動通訊市場上，讓使用者可以線上購物」。

在營利企業裡，大部分的真正目標通常關聯到增加收入或者降低成本。而在非營利企業（例如研究單位）團隊的目標有可能非常模糊。例如，一個碩士班的實驗室團隊，他的目標可能是「培養人才」，也可能是「讓主持的教授獲得升遷的點數」。

定義目標雖然不容易，但掌握以下三點可以除去大部分的誤差：

(1) 定義目標後，審視檢查這個目標背後是否還有目標。例如，籃球比賽目標，某球員目標是得30分。但其背後還有個目標就是球隊要贏球。在球隊沒贏球的情況下得30分可能沒有意義。

(2) 定義目標後，檢視此目標是否只是某個大目標的一小部分。例如，某些NBA的球隊，會談論是進入季後賽的目標，然而背後的大目標其實應該是拿到總冠軍 - 無論有多艱難。

(3) 定義目標後，檢視此目標是否因為其他條件未達成就失去意義？這時候所謂「其他條件」或許可能是目標。例如，一個團隊負責營運線上購物網站，其目標是「網站每分鐘必須可以提供10萬個使用者同時進行交易，7x24服務不中斷不當機」。然而，若此線上交易網站平均上線交易人數每分鐘才1人，即便營運團隊達到技術目標，商業目標肯定無法達成，則此團隊目標也沒有太大意義。不如改成「與業務團隊合作線上行銷活動，讓每分鐘平均交易人數成長XX%」

步驟二：組合優勢

--- The greatest improvement in the productive powers of labour, and the greater part of the skill, dexterity, and judgment with which it is any where directed, or applied, seem to have been the effects of the division of labour. - (Adam Smith)

無論用什麼方式找到團隊成員，資訊相關的團隊必然有分工，而分工必須要能讓成員發揮相對優勢。而每個相對優勢，都可以達到步驟一的目標之一。

構成團隊過程可能很多，但無非是找到某人，詢問意見，在某時間此人加入。然而，「加入之後做什麼」著重於考慮組合優勢。

台灣經濟學的入門書通常會用蓋木屋與磚屋的例子（參見這裡）簡單的說，組織團隊時，把成員的時間投入在相對優勢的工作上，可以達到1+1>2的效果。

實務上，分工時請考慮一下三點：

(1) 根據相對優勢來分工：盡量只考慮優勢，而不是先考慮缺點。

(2) 分工的結果，還是必須朝「真正目標」前進

(3) 整個團隊需要了解分工與分派任務的原因 

步驟三：產生運轉動能

--- All things are difficult before they are easy.


團隊組織完成，要開始運作，不會像籃球比賽一樣，十個人在場上，裁判吹哨跳球就開始。

團隊前進需要累積動能。就像騎腳踏車一樣，從靜止到穩定前進，會花比較多力氣，然而一旦穩定前進，就很輕鬆。

產生動能指的是團隊成員已經彼此合作，彼此鏈結工作，發生問題也可以彼此協調解決。

以資訊科技為例：

最常見也是最糟糕的產生動能方法是由專案經理透過一連串的方式 - 通常就是開會 - 持續讓事情前進。團隊成員花在正式會議上的時間比例只要超過10%(也就是每週超過4小時)就屬於這種類型。


最佳，但是最罕見的產生動能的方式是由每個團隊成員，透過自身的判斷，做會讓事情前進的動作。類似足球或者美式足球的比賽。在資訊科技團隊中，這種組合需要時間磨合成員，而且也須一點點運氣，讓團隊的成員大部分的能力都可以足以某種程度的獨當一面。

如果你剛好是資訊科技/軟體開發的團隊領導者，至少要先避免最差方式，並且透過你的領導能力，讓團隊慢慢的朝向最佳的方式前進。

實務上有三個重點方式：

(1) 資訊透明：讓所有進行的事情透明的讓所有人取得。要注意，資訊透明指的是針對確定的事實透明。非確定的事實就是所謂謠言，要緊記：謠言止於智者，起於智障！

(2) Scrum中的豬雞原則：請參考這裡。在組織產生動能過程，豬負責的事情就由豬來決定，雞只是提供參考意見。

(3) 檢討 retrospective：需要團隊自我檢討任何不正確或可以強化的地方，檢討並非開批鬥大會，目的在於讓團隊能更有效率的，以及確保團隊真的朝向目標前進。

給不寫程式的人：發展手機APP事業的三步驟

有智慧型手機的人，都會使用某些應用程式(APP)。

你一定也有常用的APP，多少也有自己想要的功能。也許你覺得自己有一些創新的APP想法。或許，你覺得現在用的Line總是有些地方很不滿，你覺得只要照你的想法去做，一定會讓使用者更滿意。

但是，也許你完全不會寫程式，或者雖然是資訊科技背景，但是對於手機應用開發缺乏經驗，也或許只是沒時間學... 最後自己總是覺得無法實現想法很可惜。

其實APP和一般的電腦應用程式不同，不會寫程式的人，其實也可以創造自己的APP，加入這個競爭激烈，但卻很有利可圖的市場。

如果規劃得當，是一個能以極少量成本，兼職創業的好方式。更重要的是，如果規劃得當，這是個極低成本的lean start-up，可以讓你多方嘗試可能性，但不用負擔失敗的風險。

不會寫程式，或者沒時間，但仍能發展自己的APP的成功案例是很常見的事情。例如airbnb，uber等。

事實上，有許多創業家一開始就選擇踏入手機市場，就是因為APP是能在極端有限的資源下，實現自己的創新想法的最容易的選項之一。

主要原因可能是：

在技術上：兩大主要智慧型手機陣營：iOS和Android都盡可能APP的開發方式標準化，簡潔化。目的是在於吸引更多開發群眾。而市面上也有太多工具，可以在某種程度上產生APP，例如appopus.com 或 appsgeyser.com 都可以把文件轉變成APP。技術上來說，等同於擁有一個可以個別銷售的電子書APP（註1）。換言之，APP的製作有越來越簡單的傾向。

在環境上：智慧型手機的市場遠比傳統電腦來得大，而進入市場的門檻極端的低。根據實際的經驗：以電子書而言，撇除掉撰寫的成本，僅就上架與行銷可能只要200美金。如果是具有傳遞訊息(類似Line)加上社群功能(類似facebook登入等等)，大概只要準備700-1000美金。如果是多媒體播放(類似youtube)則僅需要800-1200美金。而以上的參考數字，都涵蓋完整的完成具有完整前後端功能的APP，上架以及基本行銷。換言之，市場環境，大幅傾向低成本門檻。



在實際經驗中，任何人只要能學習以下三步驟，一定可以開發APP並藉此開創事業。（註2）

三步驟：想法具體化，找到正確的人完成APP，進入市場。

步驟一：將想法具體化

將想法具體化：是指把自己對APP的想法盡量用文字以及圖形表達出來，並且對於APP決定好基本的定義。

表達APP的方式有很多。首先要簡單地寫下自己的想法：例如一個可以互相傳遞即時訊息的APP（類似Line)但如果對方沒即時看到，就改用傳統手機訊息傳出。

接下來，使用網路上免費的畫圖工具，例如invisionapp.com 或者 fluidui.com，將自己的心理的想法具體化。

簡單的通訊APP(類似Line)的設計，練習個幾次，任何人都可以做簡單的設計。

想法具體化不是只有手機流程設計。最起碼還包含兩件事情的具體化：誰是使用者，以及：定義成功。

誰是使用者？

在你的心目中，用有哪些屬性的人會使用這個APP：就是所謂的市場區隔。雖然他可能會改變，但在這個階段，你需要自己具體化一個清楚的使用者描述。例如：「在台灣，25-35歲，單身男性，就業中，未與父母同住，使用Android手機」。

如果你的目標客群很大，例如：「在台灣，使用Android手機」。也並非不可，但是在之後進入市場時，可能不容易看到基本行銷的效果，或者需要極大的努力才能看到行銷的效果。目標客群越清晰，越容易看到行銷的效果。

如何定義成功？

在你的心目中，當APP完成放到市場上，經過3個月，達到哪些事情才算成功？自我具體定義成功，是發展APP的重要基礎。

成功可能是獲利。例如，假設APP是要收費，或者間接收費(例如廣告)，上架經過3個月，實際營收達總額達到1000美金就算成功。

但所謂成功，更有可能不是設定為獲利。例如，APP是免費，而且也沒有廣告，但上架經過3個月，希望實際使用者達到1000人。因為很多APP一開始是希望有大量使用人數，等到夠多人使用時，再考慮獲利模式就變得很簡單。（例如Line是免費使用，一開始是沒有廣告）

有創意的定義成功，能夠讓不寫程式的人，更容易看到手機APP的事業的可能性。例如：APP是免費，也沒有廣告，但上架經過3個月，希望所有已經安裝的使用者，解除安裝的比率低於15%，而且每天使用這個APP的比率要超過65%。換言之並不在乎多少人使用，只在乎這些使用者是真心的黏著在這個APP上。

步驟二：找到正確的人完成APP

好像很明顯，你需要找人幫你寫程式。

但是，其實你真正需要的是：找人幫你完整完成開發APP這件事情。

完整開發APP指的是：

(0) 將想法具體化   <- 這一點在步驟一中，一定已經完成。
(1) 先把APP的流程決定好
(2) 根據流程畫出APP的樣子
(3) 加上自己認定的顏色，圖樣，Logo
(4) 根據設計，撰寫程式
(5) 測試程式，確保品質大致沒問題
(6) 將APP上架：放到googleplay或者applestore
(7) 利用各種行銷方式，讓使用者下載，安裝，使用APP。
(8) 每一段時間收集相關資訊，了解此APP是否成功。


(1)-(3) 就是APP的設計，完成APP設計之後產生出APP的mock-up。這件事情可能在步驟一中自己做，也可以找人來做。

一般人都直覺地認為，「找人去做」表示執行(4) (5) 這兩件事情。但其實你真正需要的是(1)-(8)都需要有人執行。

找到正確的人的方式有很多，首先，先確定自己(1)到(8)能做哪些事情。然後，剩下的事情都要「委外開發」。

委外開發的最直覺方法，就是到外包網站上招標。例如：upwork.com ，guru.com， freelancer.com。外包的價格差異很大，而且軟體產生的品質和價格沒有直接關係。關於如何招標尋找正確的廠商，請參考這裡。

基本的參考數字：一個類似line的訊息傳遞APP，開發需要120-200美金之間，如果要涵蓋基本的UI/UX設計，另外需要50美金，如果要含品質測試以及上架，另外還需要30美金。也就是整體大約200-300美金可以完成一個還不錯的APP。（這個數字不適用於遊戲APP）

委外開發的其他常見有：找有技術能力的志同道合的好朋友；找學校的相關科系學生專案，等等。不過，這些常見方式，都需要一段時間的磨合，以及一段更長的時間的互相體諒與了解。

步驟三：進入市場

進入市場包含「上架」，「基本行銷」。想要長期留在市場，還得進行「維護」以及「未來計劃」。

上架：

完成APP之後，當然就是要進入市場。進入市場第一步就是將APP上架。如果是Android，自然就前往googleplay，如果是iOS，就去applestore。

「上架」需要一些步驟，對於非資訊科技背景的人來說，可能稍微困難，因此，在步驟二：找到正確的人完成APP的階段，必須要把上架當作工作的一部分。

Googleplay上架請詳閱這裡。Applestore上架請詳閱這裡。強烈建議不要看市面上的書籍，或者參考某些部落格的文章來當作上架教學。因為，這些書籍文章可能都是「過期的資訊」。使用官方文件，作為上架的使用指引，才不會浪費自己的時間。

基本行銷：

不過，上架只是讓市場有機會看到你的APP。這個世界上有近千萬個APP存在，要讓使用者能真的下載使用某APP並不容易。因此所謂進入市場，必須考慮基本行銷。

行銷可以很簡單，也可很複雜。最基本的情況是：你需要盡可能讓很多人知道有這個APP，下載這個APP來使用，如果APP需要付錢才能使用，則還得包含說服使用者鼓起勇氣付錢。

最最最基本行銷的過程是：找到目標客群，針對客群送出訊息，等候以及檢視結果。

找到目標客群：

定義目標客群應該是在第一階段完成的事情。這階段的目的是找到目標客群的「資訊傳遞」方式。最簡單的方式，是透過小型行銷公司，直接把你要找的目標客群的email找出來。只要你的定義夠清楚簡單，可以在前述的外包網站，找到小型行銷公司，以30美金的價格，取得大約500個大約目標客群的email。或者，也可以用15美金的價格，送出1000個目標客群的潛在facebook貼文。如果願意在行銷投入更多的資金，可以用200美金，購買一個月的google ad，讓自己的APP廣告出現在某些google adsense能抵達的範圍。

針對客群送出訊息：

取得email之後，可以利用現有的email行銷軟體。常見的像是mailchimp.com，klaviyo.com或者zoho.com，送出廣告信。信中當然就是這個APP的介紹與連結，還有一些說服別人使用這個APP的方式（例如抽獎活動之類）

email 行銷是很老套，但也由於是老套，所以很容易看到效果：例如多少人有打開email，多少打開email的人真的有下載APP。

如果是facebook行銷，可以花15美金，送出1000個目標客群的潛在facebook自動貼文。也可以花60美金，雇用虛擬助理，以人工的方式，逐一在潛在的facebook粉絲頁或個人頁，貼上獨一無二的訊息。關於虛擬助理，請參考這一系列文章。

如果是google adsense行銷，或其他網路廣告方式，預期每個月，可能會花上200美金。

但無論如何，手機APP事業的基本行銷費用，其實並不高。盡量利用前述的免費或者簡單的方式。不會超過200美金就可以達到某個程度的效果。

檢查結果：

等候一段時間，檢查看看APP的成功定義是否有被滿足。

如果你的成功定義已經被滿足。那麼恭喜你：你的APP是千萬中選一的好APP。你的APP事業發展在未來可能輕而易舉。只有極少部份的情況，是可以在一開始就這麼順利。
如果你的成功定義，沒有被滿足。那麼還是得恭喜你：你知道過去的做法一定某處可以被改善。根據手上有的資料，回溯之前的過程，找到可以改善的點，加以修改，然後重新觀察。一半左右的APP是落在這個情況。重點在於，如何根據現有資料修正APP或者修正基本行銷方式。

如果你的成功定義，不但沒有被滿足，而且實在差距太遠。那麼還是得恭喜你：因為你只花自己一些思考時間，以及500美金左右的成本，就證明某個想法在目前不可行。目前你的損失很小，可以再多嘗試其他主意。更重要的是，簡單而低成本的經歷失敗的「失敗經歷」極為難得可貴，是創業成功的不二法門。請參考確保創業成功一文。

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參考： 

發展自己的APP事業，看似複雜，其實就是這麼簡單的三步驟。當你了解這些步驟，甚至可以把整件簡單事情，交由專門協助產生POC(Proof of concept)的企業來處理。

而你自己，只要專注在於「出個好主意」就好。

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註1：如果你寫了一本電子書，可以在亞馬遜銷售，也可以在其他APP管道銷售。那為什麼需要自己獨立產生單一電子書APP？有很多可能：例如你想單獨獲利，不想讓各類銷售管道分享微薄的利潤；或者這是免費電子書，你想要免費分送，因為裡面可能有置入性行銷的訊息等等。

註2：開創APP事業如同本文所說很簡單，但要確保事業能成功極端困難，請參考這篇。

資訊科技學生畢業後只想當SA/PM (三個創意作法)

很多畢業生，資訊相關系所，擺明就不想要寫程式，但是卻又想要加入資訊科技產業。老實說如果是做行銷(Marketing) ，業務(Sales)，或者支援類型工作(admin, finance)倒是也無不可。

只是很多資訊科技學生，似乎想要當SA(系統分析師)或者PM(專案經理)，也許只是覺得名字好聽，或者認為：既然是資管學生應該做點管理工作也不為過。

這種想法其實很危險，也不可靠。

系統分析師(SA, System Analyst)扮演的角色在各公司都很不同，有些很像是業務助理，有些是專案經理的小跟班，有些是扮演IT對外採購的角色，不一而足，單看是去哪個公司。

而專案經理(PM, Project Manager)情況可能稍微好一點，顧名思義就是：負責某一個或者一些專案的進行。20年前PMP證照流行的時候，專案管理本身被視為一門複雜的學問，當然在軟體或者新創網路科技產業，PMP那套不太可行，Agile/Scrum/XP 等等方法論興起，讓PM多少都不太可能單純只做管理。

不管如何，缺乏實務經驗(指的是起碼3-4年努力寫程式的經驗)就去做SA/PM等同於是碰運氣，就算花大錢去取得PMP證照以及其他相關證照，也沒什麼用。這就像是從來沒打過籃球的人，想要當NBA籃球教練一樣幾乎不可能。

雖然很不贊成這樣的事情，但與其碰運氣，不如提供實務作法。

(1) 創意一：讓自己真實變成SA/PM (要花一點錢)。

在學校的專案課程中，讓自己變成PM然後讓某同學變成主Co*(註一) 是絕對沒有用的。任何有經驗的主管，一定看得出來你只是負責動動嘴巴，補補文件。

你可能需要付出一些代價，例如100美金，然後想一個app的好主意，到outsourcing網站，像是upwork.com，雇用一些印度，巴基斯坦工程師，實際上幫你寫程式，這時候你100%是PM，你控制了整個專案的進行，負責製作需求與控制工程師進度。更好的是，這還是個跨國專案。

不過，實際上這樣做出來的東西，失敗率很高，特別是假如這次你第一次當PM - 這裏的PM同時兼具Project和Product。因此，對此創意方式要有正確的期待，也就是說事情的成敗並不是重點，而是在此過程經歷了什麼。這非常接近NBA例行賽開打之前的練習賽，練習賽獲勝固然可喜，但比勝利更重要的是團隊的磨合以及戰術的演練執行。

註一： 主co = 負責主要coding。這個名詞是最近幾年面試學到的，意思差不多就是這個專案課程，程式都是我寫，事情都是我做，其他人出嘴巴。

(2) 創意二：組織同學來做專案

等一下，前一段不是說在學校專案當PM然後某同學來主co是絕對沒用的嗎？為何這裡又說要組織同學來做某專案？

不一樣是，組織同學來進行非課堂的任務，遠比修課需要的專案來得困難，但是更實際。

第一種可能是，到市場上接專案本身到不是問題，因為一開始取得專案的目的，並不是獲得高額利潤，因此價格競爭是有可能的，畢竟你的目的是要取得成為SA/PM的事實，並不是真的要從專案獲利。

然而，業主可能也知道，這種情況下的專案可能不見得做的很好，因此價格競爭有時候也沒太大用處。

第二種可能是，自己找事情來進行。十幾年前BBS風起雲湧的時候，大部份架設BBS的人，都並非學校課程，也不是因為賺錢獲利，只是覺得好玩有趣。架設BBS讓當時的學生取得寶貴的UNIX（FreeBSD等）的營運經驗。如果想當PM，也可以自己找事情，組織同學來進行。不過通常這種情況需要是以技術強度來領導，因此遠比接專案困難。

(3) 創意三：尋求業界導師

由於linkedin和其他社交工具的發展，很容易可以找到業界資深的學長學姊。只要是在他們時間允許的範圍，很容易可以請求協助。當然，每個人的時間有限，所以最好的方式是，互相幫忙，互蒙其利。當你在與不太熟悉的人聯繫上之後，可以用交換的方式，讓他們指導你，並且為你的成就背書。

舉例來說：你可以作為業界導師的私人虛擬助理*(註二)一段時間，幫他處理非機密的相關業務，例如，調查研究競爭對手產品，處理文件，處理linkedin或者其他socail media的日常文章，業務聯繫等等。而作為交換的是：他可以指導你實務專案上"他實際上做了什麼"。數個月後，你甚至還可以取得業界導師的背書以及推薦。

另一個做法是尋求成為學徒的機會。學徒制度是一個非常古老的學習方式，在某些情況下，學徒制度非常有用。如果你是一個剛進學校的研究生，尋找指導老師是最重要的一件事。而如果你是一個畢了業就想要當SA/PM的人，找到正確的業界導師，會讓你事半功倍。

我們會在未來的文章探索學徒制與軟體專案發展的關係。





* (註二)：關於虛擬助理，請查Virtual Assistant

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沈思 

如果本文對你沒幫助，還請與我們聯繫取得免費協助。

1.  再次強調，在沒有技術背景的情況下，最好是別真的想做SA/PM

2.  如果真的想做，那麼務必考慮這三種方式。

3.  當你想要什麼，執行的方式如果是「碰運氣」或者「期望別人給」永遠都是最糟糕的選項，想要什麼最好是先構思自己要怎麼取得。

創意與創意實行 (三個必要)

創意(Innovation)講起來容易，聽得也很容易，成功故事也隨處可得，彷彿每個人都是那個第一個鑽木取火的人一樣。但實際上，常有創意並且能實踐的人很少，簡單的審視自己工作團隊以及過去3個月工作內容，哪些是真正有創意的呢？

雖然仿間有很多書籍，利用各種方法教人培養創意思考，也讓公司佈置容易發生創意的工作環境，不過真正的創意似乎更接近靈光一現，各種方法似乎沒辦法讓這靈光一現發生在每個剛好像要的時間，以及剛好像要的事情上。(培養創意思考可以參考這些：Think on your fee,  Think outside of box...還有很多請自己搜尋)

但無論如何，每個人或多或少都有想法，而創意就從各式各樣的想法突然冒出來。不過...

不去實踐的創意其實沒有任何意義，因此創意與創意的實行是一體的兩面。然而，創意的實行不見得是把創意完整的呈現出結果。

有三個必要的條件是實行創意所必備的：

(1) 足夠的內化知識

實行創意的時候，如果沒有足夠的內化知識，會花上非常多的時間才會知道可行性或者效率性。當然，過於僵化的知識有時候會限制自己的思考，但是寬廣足夠的知識，絕對是必要的。永動機：就是一個直到半個世紀之前，都可以看到許多具有才華的人，為了人類長久的能源缺乏問題，仍然投入在不可能的事情上的例子(如果是最近的話，基本上目的是詐騙而不是為了什麼偉大的目標)。

在資訊科技的創新事業來說，由於搜尋引擎的發達，讓人以為擁有正確google技巧，就等於擁有無窮盡的內化知識。然而，已經有許多研究證實，只依賴google而不尋求其他增加知識的管道，不只會降低記憶力，甚至會減少靈光一現的創意產生。

足夠的內化知識和環境也有關係，不同的環境需要不同的知識。

(2) 專注力

有某一類型的人，可能三不五時都有認為自己有好想法，也常常把『這個我N年前就想過』掛在嘴邊。但因為想法實在太多，總是不知道要從哪一個開始，更有甚者，常常做了一半就改做更有趣的。這其實沒什麼不對，畢竟多維思考是創意來源的一個方式。

然而，如果永遠都是跳來跳去，每個想法都是蜻蜓點水似的淺嚐即止，就無法在達到完整性。因此關鍵在於專注力。

專注，並不是異常執著於某件事情，而是經過計畫過的決定。以資訊科技相關的創意來說，如果採用lean MVP並且配合Scrum的方式來執行，就很容易可以達到某種程度的專注，並且也可以在計畫好的時間內，檢視專注的成果。

(3) 執行力

想法的執行很重要。執行的能力等同於創意實踐的能力，而無法有效執行的創意等同於沒有創意。

絕大部份創業的人，都大概會自認為不缺乏執行力。那是因為願意投入自己的時間和金錢，執行自己想做的事業，大概就是有執行力了吧？經過不眠不休的刻苦努力，理當有驚人的成就了？不過實際上，創業的成敗雖然和執行力，有沒有決定性的關係還是眾說紛紜。但有件事情絕對是真的：執行力的好壞，和你的生活品質有絕對性的關係。

如果你的新創事業，需要用大幅時間來換取成果，很快地，你的生活品質以及陪伴家人的時間會大幅下降。因為為了提升產出，自然而然你會用更多時間投入，而不會更提升效率。如果你僅是某大企業的員工，最後只會淪為用苦勞來換取認同的。而如果是新創企業的業主，成功的用辛苦勞力換得成功固然是好事，但辛苦勞力是否能換得成功，並不一定(參見上一段)，可以控制的執行創意才是平衡人生的好方法。

不同的事業在執行力的效率提升上有不同的方式。然而有三個方向是絕對值得參考的：

(a) 將提升效率作為衡量指標：

即使這是一個一人執行的專案，或者一人公司。仍然需要衡量的指標，這樣的指標不是因為有人想要對你評分，而是作為你要提升自己的方式。而效率也必須是自己衡量自已的方式。透過這樣的衡量，就會把效率提升的重點找出來。因為是自己誠實的衡量自己，自然就會找到正確的改善方式：例如，假設每週要花上12小時在看信回信，想要效率提升，就絕對不是要提升打字的速度。

(b) 80/20法則

80/20法則簡單的說就是20%的原因是可以產生80%的效果的來源，例如百貨公司裡面的20%的產品，帶來80%營收之類的。換言之，先搞定20%的事情，就可以事半功倍。

但是80/20法則也有很多潛在問題。例如，80/20並不會引導你找出真正哪裏是真正的20%，而這個法則也沒辦法讓你知道，剩下的20%效果是不是保健因素。(簡單的說保健因素是指某些事情，有的話不會讓你很高興，但是沒有的話你一定會非常不爽,參見這裡)。

(c) 委外

工作委外(外包, outsourcing)之後並不會真的提升該工作的效率。會提升效率的原因是，由於打算執行委外，而對切出來的工作有更正確的規劃和認知。這樣的規劃和認知，迫使新創企業增加執行率的效率。

另外，在此強調所謂委外，不見得是花錢外包，任何非組織內的合作也算。有許多創新事業會群聚一起在某個場所(創意工坊之類)當然就是因為，跨組織的合作可以讓彼此專注於自己想做的事情，而互相委外彼此不做的事情。

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沉思：

• 太陽底下沒新鮮事：雖然常強調不能只依賴搜尋引擎，但是當有一個絕妙好主意的時候，先google一下一定對的。因為太陽底下真的沒新鮮事，很多事情可能早已被想過甚至實現過。

跨國專案，發生於startups的三個原因

談到跨國軟體開發專案，大部分的研究或者討論案例集中在大型組織。但其實，最有機會跨國界發展專案（特別是軟體專案）的其實是創新公司startups。

什麼是跨國軟體開發專案？很簡單就是一小群人，分別處於不同的國家，為了同一個專案目標而一起努力。

為什麼跨國軟體開發專案會發生在創新公司？

第一個原因是創新企業的彼此合作。

創新企業，越能取得全球開發資源 越能專業分工。前一陣子很多與container技術相關的創新公司(cloud startups)，許多除了取得很多投資者的注意，彼此之間也會互相合作。例如coreos.com，除了把自己的產品以開放源碼(open source)的方式放在市場上測試之外，他肯定還是得與其他新創公司合作，讓產品可以先行在比較願意嘗試新技術的組織裡試行。

在同一個所謂育成中心的新創公司彼此合作是很合理，但如果你的新創公司鎖定於全球市場，最好一開始就先嘗試接觸其他國家的新創公司。因跨距離的合作而成功，這樣的例子屢見不鮮。（當然因為距離與文化失敗的也不是少數）

第二個原因是委外開發。

由於網路發展太過快速，使得大部份的國家(也許中國例外？）互相聯繫的管道速度變快非常多，而軟體開發專案，理論上彼此之間只要有共同的開發工具平台（例如git 加上 jenkins 加上 jira）再配合視訊電話工具 -- 目前最跨國的工具仍是skype，就可以一起合作。對於企業來說，只要妥善面試，外包給印度，巴基斯坦，白俄羅斯的軟體程式設計師，其實效果跟雇用當地的工程師其實差不多。（前提是要面試得當）

另外一種委外開發是因為個人背景關係。舉例來說http://www.cognitivescale.com/ (算是2015年最受重視的startups之一）他的創始人是印度人，雖然總部是在德州Austin，但很明顯還有許多研發資源直接設於印度。

第三個原因取得跨國客戶。

internet快速發展的讓人忽略轉捩點的發生，各個國家的資訊障礙彼此之間差異越來越小（恩..也許中國再次除外）換言之，如果一個新創公司的產品，是屬於internet上銷售並且使用的產品，那麼一開始就要考慮取得跨國客戶。

如果要取得跨國客戶，某些時候還是必須要利用非本國資源。以台灣初創公司的角度來說，由於距離世界另外兩大市場（北美，歐洲）仍然有距離，在產品開發上，至少在介面，使用者功能部分，如果委外由英語母語者合作開發會比較接近現實。

跨國專案有其困難度，但如果分工得當，其效果遠比在單一區域來的好。

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選擇跨國委外開發商的務實流程：三個要點

不管委外開發什麼東西，東西有多複雜，時間有多長，正確的選擇委外廠商就等於成功了一半。

會使用委外開發的目的一定涵蓋兩點：

(a) 讓組織專注在重要的事情，
(b)成本效益。換言之，選擇委外開發的廠商或個人，也至少要涵蓋這兩點。

而對於新創公司來說，委外還有另一點優勢：就是

(c)迫使你自己更瞭解自己在做的事情

因為你需要完整的把細節用文件簡要說明清楚。如果你自己沒辦法把事情說明清楚，那麼不用說無法委外，你可能根本無法有效率的創業。這樣的創業只會讓你日以繼夜的努力，卻事倍功半，就算成功也是運氣成份居多。

在做任何選擇的時候，都要把握20/80法則，也就是用最省時間方式，確認最多關鍵成功因素。建議使用以下三個實際要點：

(1) 要點一：要確定理解規格

確認理解規格，很多人以為是外包商的責任，其實應該是業主的責任。因為業主不應該雇用一個不理解規格的人！換言之，業主要能在委外活動開始之前，確定外包商能理解規格。

這點聽起來很直覺簡單，簡單到就像大家都知道不能闖紅燈，上班不能遲到，開車不能喝酒，寫程式應該要有Unit Test一樣。可是實務上就是有很多人做不到。

根據經驗，所有外包的失敗，有起碼75%的源頭，可以追溯到對規格的不理解。因此確定外包商理解規格才能外包是第一要務。

那要怎麼在還沒簽約前，確認外包商理解規格？

用電話/email問他：Do you understand the spec？然後他會回答：Yes。....這做法是100%完全沒用。

請他看完規格書之後，問他一下：Do you have any question。然後他會回答：No。...這做法一樣100%沒用。

另外，規格也要對QA稍作定義，倒是不需要洋洋灑灑列出421的test case，只要簡要的把最重要的幾個使用者行為定義清楚即可。

最簡單的作法是用過濾刪選。實務作法如下：

1. 篩選掉不認真看文件的。

首先在發標之前，先把規格簡單的描述一下。然後在文件的中後段，穿插一句話：If you see this, please add the secret code "Bravo" in your proposal。這個目的很簡單，就是要刪掉，連看都不看就想要來投標的人。因為透過網站來投標的成本很低，所以有很大的機會亂槍打鳥。要投標的人，一定會提供proposal，而實務經驗來說10個來投標的，竟然只有5個有真的看文件，並且把Bravo這個字眼放在proposal的第一行。

換言之！用一個簡單的方法，就可以篩選掉一半根本沒認真看文件的人。沒認真看基本說明的人，可能壓根錯估時間跟成本，萬一選到這樣的外包商，最後吃虧的一定是業主。

2. 篩選掉無法回答三個技術問題的。

準備三個簡單但是重要的問題，讓外包商回答。舉例如下：

(a) Did you use dynamodb (aws) if you did, let me know why you use it.

(b) Please simply describe how to let android app use fb login.

(c) what is the most difficult things on our specification?


依照這三個問題的回答，業主很快可以判斷，剩下來個5個之中，哪些對於要做的事情比較有信心，哪些是完全沒信心。

3. 篩選掉估計時間不合理的。

前兩個問題都通過之後，就請剩下來的人估計時間。這時候估計的時間，請他要給完成的時間點，而非要花多少天完成。外包商花多久時間，多少人力完成，其實業主不會需要知道，也不可能知道。然而，業主需要知道，幾月幾號幾點，會取得什麼樣的東西。

如果完成的時間本來就預期很長 - 所謂很長是指超過2週。就應該請外包商分里程碑(milestone)分階段產出，分階段驗收完成。時間估計不合理的長或者不合理的短都會有問題。但是，在這個階段倒是可以多花幾分鐘，了解問題在哪？例如也許是他剛剛好這禮拜要畢業，準備畢業考試之類的？有些時間的延宕是可以接受，但是一定要知道原因。


以上三個篩選步驟都很簡單，任何複雜的專案，都只需要花15-20分鐘就可以完成上面三件事情。但是這三步驟絕對會讓你節省不少寶貴時間。

另外強調一下。規格不在於細節，所以鉅細彌遺地250頁規格書一定也沒用。不如一個兩頁的精要版。

(2) 要點二：要確定目標

讓外包商理解目標，以及確定外包商理解目標，也是業主的責任。

所謂的目標是指，根據規格完成的東西的真正意義。例如，規格書上詳述要完成一個android APP，並且可以用fb login，並且可以記錄帳款...等等內容。但是，所謂真正目標可能是：必須要在某月某日之前，讓具有某些功能的APP上線，並且可供使用者免費下載。這目標的確和規格書一樣，但通常規格書沒辦法表達優先順序，以及真正的完成，以此例子來說真正的完成是要放到google play上線通過。

當選定外包商之後，一定要花20分鐘，以電話或者視訊溝通這次外包的真正目的，而規格書是達到真正目的的最大參考，可是規格書本身不是目的。這點一定要說明清楚。

(3) 要點三：要有plan-B

選擇委外開發，通常不會是把核心項目委外開發。因此，理論上外包失敗應該不會有滅絕性的結果。

所謂的Plan-B就是要有外包失敗的計畫。Plan-B類似危機管理(Risk Management)不過遠比危機管理簡單，它只需要知道：外包失敗的結果，以及如何因應。

1.  定義何謂失敗：

首先一定訂清楚定義何謂失敗，每次外包行為只有失敗跟成功兩種，沒有中間的。模糊不清的選項只會讓事情變得更複雜。以前述APP開發為例，所謂成功指的就是在某月某日之前，具有某功能的APP上線，並且通過所有定義好的當初簡要的QA測試。所謂失敗指的就是不滿足成功的所有條件。換言之，失敗不見得我們就不付給外包商費用，有可能外包商分階段完成，但最後完成的日期比預期晚，那仍然是失敗。

2. 失敗如何因應：

一但確定失敗，就一定要用預設因應方式。以前述例子來說，因應方式可能有很多種。

例如，雖然功能都可完成，QA測試也沒問題，可是已經確定無法準時上線。所以因應方式就是把計畫往後推延N天。然而，這個N天必須要是事先定義好。不能是當失敗發生才定義。原因在於，唯有事先定義好的失敗處理，才不會讓其他事情跟著失敗，如同骨牌一樣，一路倒個沒完，那就等於是把核心關鍵任務外包。因為延宕N天是事先定義好，換言之，其他事項早就已經把N天計算進去，因而這個N天就變成無關緊要。

然而，如果不是時間，而是外包商倒閉，或者壓根就消失，當然就要啟動重新委外行動。一樣會延宕N天。這N天，一樣也是必須事先定義好。

換言之，失敗因應其實都和時間有關係。當然和外包成本也有關係，只是通常這樣的外包最後真正付出金錢損失通常不大，因為現行的外包平台大部份的情況下，都會保障業主不會付出冤枉錢。反倒時間與精神損失才是重點。


這三個要點，無論專案有多麼大，有多複雜，都可以在1.5個小時之內完成。根據我們過去N次規模不同的外包經驗來說，採用簡單的三要點作法，讓我們自己將外包成功率從30%提高到90%。

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email服務的市場：三個其他選項。

對很多台灣學生而言，email似乎不再是有趣的地方。因為email成為生活中一個簡單的存在。一旦考慮需要有自己的email而不用學校的email，幾乎就直接使用gmail。在組織過去三年的面試投遞履歷表中，幾乎沒看過用其他email服務的。

這點其實很可惜，因為這個世界上曾經存在很多有趣的email服務。直到今天還是。

email是Internet最早的應用之一。但其實在還沒有Internet(TCP/IP)的時候，email早就以各種不同的hosting形式，運行在各種早期商業電腦上。當然，主要是以商務應用為主。

在還沒有gmail之前，email通常是由某組織提供，免費的email服務雖然存在(例如yahoo, hotmail)但是限制很多，更有甚者，大部分的人似乎仍然傾向pops/smtp的收信方式，把email留在自己的硬碟裡面。

email服務在gmail推出之後成為一個轉淚點，在剛推出的時候提供1G的免費空間，現在一直在增大中，後來也導致yahoo乾脆推出1T免費空間的email。

現在，如同各種所謂cloud服務一樣，越來越多人不再將email存在自己的硬碟。而也讓email市場突然之間開闊了起來，企業組織（特別是中小型）再也不需要自己管理email server。

如果資訊產業的學生，在畢業前如果只知道自己學校的email和gmail，是非常可惜的。再此簡單的介紹三個其他較為不常見的選項（yahoo, hotmail在台灣比較常見就不多說了）：

(1) yandex.com

最近似乎也有幾篇文章在介紹yandex。它等同是俄羅斯的百度。yandex是斯拉夫語系最大的搜尋引擎，也提供了雲端儲存以及email服務。它的免費email空間有10G而且似乎在增大中。從台灣連線竟然沒有想像中的慢，所以拿來作為自動備份是不錯的選項。

yandex似乎也很在意介面的顏色跟背景，所以三不五時會幫你換一個背景照片，大部分的照片是來自俄羅斯的都市。

如果使用它的email服務，大概就會順便看一下它的雲端儲存(disk yandex)。其實和googledoc很像，只是沒辦法線上編輯文件。不過，某些不知名的原因，yandex竟然強調可以線上修圖！

yandex線上修圖

順道一提，單用javascript就做到線上，並且還能支援相當不錯的離線編輯的，截至今天(Nov/2015)為止只有googledoc。

(2) mail.com

這公司存在市場很久了，不過在台灣也鮮少聽到人在用。光是mail.com這個網址應該就值很多錢，所以可以想見它對email的專注程度。

mail.com有很多創意，例如它應該是最早推出無限制的免費email空間。然而，只有收費版本，才會讓你由pop3/smtp收信，並且才會拿掉廣告。它的收費版本一年600元台幣。

同樣的mail.com也提供雲端儲存服務，免費版本只有2G的空間，不過可以預見會逐漸擴大。

其實，個人最喜歡mail.com的是可以選擇很多不同的domain name。而且是免費的。

舉例來說，如果你的名字是edward，但早就被人註冊走了，所以你不得不用edward212@mail.com註冊。可是，在你註冊成功之後，mail.com有上百個不同的網址（domain name）可以讓你額外附加，例如asia.com, usa.com, consultant.com等等，並且在附加的過程，你可以嘗試看看edward是不是還沒有人用。由於domain選項超級多，所以讓你選到喜歡的名字的機會極大。

個人最喜歡的是post.com，專門用來撰寫文章以及投稿。

如果是技術宅，不妨試試null.net？自開診所的醫生也可以嘗試看看dr.com？總之，拜託不要再用ms93.hinet.net來當自己的email了。

(3) zoho.com

從名字大概可以猜得出來是給soho族使用。

沒錯，他專注於提供中小企業服務。申請好帳號之後，基本上不只有email可以使用，另外還有類似googledoc的整套服務。他的線上編輯功能，是大概googledoc以外最完整的。另外還有一整套CRM服務，以及雲端檔案儲存空間。

他的免費版本的email空間是5G，另加5G雲端檔案儲存。相較於其他免費的服務是很小。不過大部分的人會用zoho通常是為了購買網址之後，將網址的mail由zoho來管理。舉例來說，如果你註冊了shop.com，就可以透過dns設定，把mail轉交給zoho的帳號，所以你就可以在zoho使用ceo@shop.com來收你的email。免費的版本只能處理10個email帳號。收費版本就無此限制。

個人最喜歡的就是zoho.com對於domain name的支援。因為通常這樣的dns設定在其他地方都是要收費的(例如googleapp)。如果你考慮自己創業，zoho可能是市面上最好的選擇之一。目前最大的競爭對手應該是bitrix24（yandex的分支），不過zoho還是佔具比較大的市場。


網路免費服務有很多，對於一般使用者來說，快速找到一個簡單好用，對自己有利的大概就夠了。但是對於資訊產業的學生而言，多嘗試一些新事物，才不會侷限自己的思考。

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沉思：

* 這感覺上好像單純在批評，但是考慮到交通部仍然是中華電信最大的股東（參考這裡） 也就是說，中華電信資產等於是全民的資產，所以還是得來批評一下：

   (1) 作為一個ISP，感覺上提供email是某種為民服務，但現在到底還有多少人還在用中華電信的ms14.hinet.net的email？hinet.net前面的msXX這個數字，在今天作為負載平衡根本沒有任何意義。只是浪費大家打字時間。

   (2) 作為商用email服務，現行的價格實在很荒謬，大概只有不上網搜尋資訊的人，才會使用每個月至少1500台幣的有限email服務。這個服務不但貴的嚇人，可儲存量也驚人的少，竟然少到和bitrix24.com免費版本差不多。

德國柏林的創業環境-三個觀察

在台灣看2015年相關的國際新聞，會發現德國一直都是某些事件的主角。從希臘債務問題，到中東難民大舉前往德國，再到前陣子VW發生造假事件。然而，眾多新聞之中，其實悄悄然一直有件事情，在過去5年中慢慢發酵。

那就是柏林的年輕化以及歡迎各國（嚴格上來說應該是歐盟各國）年輕人加入柏林創業。


在跨國合作的經驗告訴我們，每個人其實都不一樣。如果有人概括性的說，某個國家的人都怎樣怎樣，那幾乎都是某種類型的偏見。通常認識一兩個某個國家的人，就會把這一兩個人的個性行為，當做該國的代表人物。偏誤率實在很高。

我認識並且有私交的德國人做事很務實認真精細，當我去德國政府網站查詢創業相關資訊時。實在很佩服該網站務實的精神。這個半官方網站是德國工商總會(IHK)，類似台灣經濟部底下的半官方機構。在他的網站上，你很快能找到重點，

例如你可以下載這篇（Starting a Business in Berlin) 來看看要怎麼在柏林創業。這篇雖然說是A Beginner's Guide，但是其實重點都有講到，而且幾乎沒有廢話，也幾乎沒有官腔官調。順道抱怨一下，以前台灣某些政府網站以及公開資訊，實在都很官腔官調，感覺上是要建立一個門檻，讓老百姓越不了解越好。

這裡建議，只要是想創業的，最好把這份文件詳細閱讀一下。它一開始先希望你自己了解一下，自己為什麼而創業。並且實務的建議你，哪些創業類型適合你，甚至也會警告你，哪些創業的原因很難成功（像是如果是因為長期找不到工作而想要創業）。

接下來不能免俗的要說明哪些註冊公司的方式適合（例如合夥公司，股份有限公司等等）但是在法規的說明上，講的清晰易懂，在註冊公司的種類上，甚至會說這個種類是最多人選的，或者是最少人選的。然後，它就開始說明，如何計畫自己的生意，從business model到Elevator Pitch都有。最後還列了在德國完整的相關資源。

重點在於，它把創業的從頭到尾描繪清楚。讓讀者有概括性的認知。這的確是我看過最清晰易懂的政府文件。更重要的是，它是英文版，不是德文版。

三個觀察：

(1) 相較於英國美國還是稍微保守一點

在不前往英國的情況下，台灣人絕對可以去英國註冊一個公司並且開始營業。如果是經營資訊產業，例如經營一些手機APP，那麼甚至可以永遠不去英國。

美國資訊產業對於創新有極大的樂觀性。對於招募資金甚至極為寬鬆。

相較之下，德國還是略顯保守。原則上要成立股份有限公司需要25000歐元的門檻（這個門檻跟台灣差不多）。無限公司容易成立，但失敗了要賠身家，大概很少人想這麼做。因而相較於英國美國，其法規略偏保守。

另一方面，對於哪些人可以來經營企業也較英美保守。

在英國基本上，只要能證明存在感，大概就可以開公司。美國也是，但是如果人住在英國美國當然需要工作證（綠卡）或某種簽證（工作簽）。但如果不住在當地，英國是可以註冊公司並且營運的。

然而在德國，不管有沒有住在當地，你必須要是(a)德國人，或者，(b)歐盟某國家的人，或者(c)有商務協定關係的國家，目前是美國，加拿大，瑞士。這三種條件下的人，才能在德國創業。如果不是以上三種，必須要先到德國大使館取得特別的簽證才行。但就目前歐盟28個成員國，加上美加以及鄰近的瑞士，應該也足敷柏林成為夠國際化的都市。

(2) 相對便宜的環境聚集了人才

在歐洲主要150個主要都市中，柏林的物價是排名(2015年)很後面。單指所謂西歐先進國家而言，根本沒有任何一個城市比他還便宜。

當然相對便宜，而且容易發展的環境，很快吸引各國的人才。事情總是有正反兩面。已經開始有很多人認為這樣的環境不見得是成功的：可以參考這篇 (作者甚至抱怨柏林沒人在講德文)

當一個環境聚集許多遠道而來的人的時候，幾乎一定會發生各類衝突，然而良好的衝突也是創意發生的所在。不同的人也因而在具有刺激性的環境激勵與成長。

(3) 年輕的老都市

柏林這個名字有紀錄已經有七百年，而存在已經四五百年之久。然而由於之前東西德分裂，柏林花上近10年才真正完成整併基礎建設（例如地鐵）。透過基礎建設的重建，柏林成為一個嶄新的都市。

柏林相較於倫敦它的地理位置接近於歐洲中心點，無論是北歐中歐南歐東歐，與柏林的交通距離都差不多，在兩德合併之後，它很快速的再次轉變。

雖然在金融產業上，倫敦仍然是歐洲最大的都市，但是在文創，軟體，網路等等新產業上，柏林已經後來居上。簡單的搜尋"柏林 創新"就可以找到很多相關資訊。

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沉思：

* 再次強烈建議一定要拜讀一下這份官方文件（Starting a Business in Berlin)

* 沒時間看的可以與我們討論。

* 數年之前，有機會與一位玉山創投的德國人（Volker Heistermann）吃飯聊天，當然對他一個人能來台灣試圖建構創業環境是蠻佩服。如果有想要了解德國創投對於創業者的看法，倒是可以和他詢問一下。

* 在本文撰寫的時候，剛好看到中國買房團想要到德國柏林投資房地產。就德國對於房價物價的長期控制來說，也許一開始會有影響，但是大幅炒作的機率應該不大。

務實專案管理(FLA)的三個重點...(從team leader的角度)

軟體工程與專案管理的方法論以及參考書籍非常多，無論是最傳統的PMP，到近幾年強調的Agile, Extreme programming，以及創新公司最常用的Scrum，這些方法都不外乎希望能盡可能圓滿達成專案目標。

而越後面產生的方法論，似乎都盡量想要化繁為簡，貼近事實，以便彈性的因應改變。例如Scrum就是將需求變更控制在sprint開始或結束，並且讓每個短暫的sprint(3-5週)可以專心於現在的計劃，改變於是乎就受到控制。

專案經理的角色和技術領導相輔相成，只是目的截然不同。專案經理最終的目的其實是”管理利害關係人的期望” (Manage stakeholder expectations)。實務上，這個目的甚至比專案在時間成本內達成來的重要。

技術領導雖然不是專案經理，但實務上，技術領導的小團隊是專案執行的最適切單位，因而技術團隊領導者也是反映真實狀況的適切人選。

技術領導當然不見得一定需要知道專案管理的細節，然而在軟體專案的執行中，技術領導者瞭解得越多，越能讓專案有機會成功。瞭解得越少，越容易受困於專案管理的本身。

(參考案例一）

專案經理(PM)在專案一開始就召集所有分析師(兼為小組長)進行傳統的WBS製作，完成了一份洋洋灑灑專案管理文件。在缺乏專案管理的知識下，三個月後在專案中期，某小組長發現有很多事情其實未列在WBS中，他就很掙扎要照常繼續回報列出來的項目？還是要重新修改WBS？

(1) 萬事起頭難：起初，專案計劃

作計劃這件事很重要，相關的名言也很多：

• 廟算者勝，得算多也；未戰而廟算不勝者，得算少也；多算勝，少算不勝，而況於無算乎。
• A goal without a plan is just a wish
• Fail to plan, plan to fail
• Plans are of little importance, but planning is essential.
• You can't predict the future, but you can plan for it
• The general who loses a battle makes but few calculations beforehand
• Planning is everything. Plans are nothing!

任何專案管理方法論都會涵蓋”做計畫”(planning)這件事情，原因也很簡單因為這實在太重要。可是也太容易被忽略誤解或輕視。

無論任務範圍大小，多寡，範圍，一個適切的”文字化計劃”對於軟體專案絕對重要！特別是有任務是整個團隊曾經執行過類似的，”原則上”只要根據以前的經驗”照著作”就可以達成，這種特別容易被資深員工忽略的任務特別容易出錯，更何況”照著作”等於是打算重覆過去的經驗，而不是打一開始就意圖要精進。

忽略："現在時間很急迫，不趕快做來不急，就不先搞計劃了"

越是急迫的事情越不能出錯，減少出錯的最基本方式就是先行計劃。更重要的是簡單的思考整件事情，並且寫下來，適事情大小，不但不花太多時間，而且最能降低的風險以及未來避免浪費時間來修正錯誤。

誤解："作計劃要花很多時間"

一個複雜的任務絕對需要花時間計劃。但是一個簡單的任務，可能只需要花15分鐘把心裡想做的事情簡單地寫下來。這個過程就可能會讓團隊避免發生前述案例中無聊的錯誤和不必要的問題。

輕視："作計劃是給老闆看的，反正事情都不是照計劃進行，計劃對我們沒有用"

這種想法跟不打算作計劃完全一樣。等同於靠運氣跟個人當時心情來決定最後任務的好壞。

做計畫並非僵化，計劃的本身形式也不拘，一個簡單的心智圖(mindmap)就可以整理思緒 揭露許多未來的可能性。

下圖是本文撰寫的第一個計畫，可以和最後的結果比較看看，雖然粗糙，而且之後順序以及結構也有很大的改變，但是計劃的本身卻是很簡單可以引領思考。

　

(參考案例二）：

有個售前支援團隊，與各國業務長久一起合作習慣了，常常四處進行軟體產品展示任務。有一天得到通知要去東南亞某國家進行安裝測試，大家都以為當地業務會大致把前置作業搞定，因此就迅速訂機票出發。到現場才發現，客戶負責的技術人員當天根本就沒來上班！整個作業只好延宕一天。

任務分配

團隊合作必然涵蓋工作分配。在資訊科技領域中，分配的方式也有很多種。而對於一個團隊的技術領導者而言。當已經對自己以及團隊的能力有基礎認知之後，有效的工作分配是一開始就要先計劃的事情之一。

技術領導者必然是已經瞭解自己也大致瞭解團隊能力，同時也瞭解任務內容之後，才能進行計畫任務分配。任務分配可以是團隊所有人一起討論，也可以技術領導者自行決定，但無論如何一定要先考慮團隊成員能力彼此之間的比較利益。

比較利益法則最早出現在經濟學鼻祖大作國富論的第一章(亞當斯密,1776)。衍生的，基本概念很簡單，只要有效分配，任何情況下都可以達到1+1>2的效果，即便專案成員某些人明顯地比其他人能力還差。

(2) 專案專案執行中面臨的問題

專案執行面臨的問題 - 人的偏誤

人類判斷事情會先採用快速直覺，這乃是上百萬年來的演化，無論是視覺上還是意識上皆是如此。以下簡單列出常見的人類認知偏誤：

歸因謬誤（Attribution Biases): 

解釋別人的事情時，會傾向別人的內在因素，解釋自己的事情時，會傾向外在因素。例如：會議有別人遲到，心裡會想這是這個人紀律問題，沒志力起床。自己遲到，會解釋是因為交通問題，昨天事情太多太晚睡。

錨定效應(Anchoring)：

有參考點或第一次接受的訊息時，會過度偏重參考點。例如某地區最近賣出的房價是一坪100萬，則臨近的房子無論好壞，預售價格為一坪50萬時就會被認為"很便宜"，即便一坪50萬對絕大部分的受薪階級來說還是貴得要命。

沈沒成本(Sunk Cost)：

過去已經付出去的，不管未來的選項如何，其成本都不會變。也就是說不同的選項無關過去的成本，只關係未來。例如當已經花錢買了張電影票，但是臨時聽說同一時間有某明星簽名活動。這時候有兩個選項，一個是繼續看電影，另一個是去參加喜歡的明星的簽名活動。無論是哪個選項，其該電影院票價成本都是存在，因為錢已經花下去。換言之，要考慮的只是，現在看這個電影是不是比得到喜歡明星的簽名重要，而不是考慮如果去參加簽名活動會損失電影票的錢。

過度自信(Over confidence)：

人類對於評估自己的能力時都會過度自信。例如，在一個50個人班級裡面，所有人自我評估考試成績的"名次平均"在技術上說應該是25，但是通常自評估的平均值都會遠小於25。也就是大部分的人都會高估自己的能力。

羊群效應(Herding Effect)：

在團體中，個別成員會不自覺跟著團體中心行動。例如，股票市場中，市場最常發生一直買或者一直賣的情況。而如果是在競爭市場，有特別突出的公司時，其他公司會學習特別突出的公司的行動。

專案執行面臨的問題 - 進度(時間進程 vs 距離進程)

在專案或者任務執行之中，技術領導者多少需要有效評估跟瞭解現況。而目前進度是最重要的"現況"。在比較嚴謹的專案管理領域裡面，有許多評量進展的指標，例如已投入成本和預計完成所需的成本比例(一般PMP常用方式)然而，在資訊科技領域中，比較適當的衡量應該還是以時間進度能準確反應事實。

所謂時間進度指的是，還有多少時間可以達到目的。舉例來說假設某人要去日本玩，從家裡到機場需要一小時，而飛行時間為兩小時，抵達機場之後到旅館需要一小時。因此當我們詢問他的進度時，當他的飛機抵達日本的當下，他會回報進度完成75%，尚有25%未完成。

然而，如果是距離進程，也就是以還有多少距離可抵達就有很大的不同。舉例來說，家裡到機場僅有50km，飛機實際飛行距離為1000km，機場到旅館假設有50km，所以當他的飛機抵達日本的當下，他會回報進度完成96%！只有2%未完成。

單以事實來看，這兩者都是事實，可是呈現於資訊科技控制進度與瞭解現況來說，恐怕是以時間進度比較能夠掌握。畢竟，當一個團隊成員說有件事情只剩5%完成，而且你知道他在這事情上做了3小時的時候，在沒特別問清楚的情況下，你大概直覺上認為只需要幾分鐘完成，而非剩下的5%距離，需要在1小時完成。

不過專案進程的事實搜集，有太多太多慘痛的例子是在混用時間進程和距離進程的估計。事實上，由於人類天生的偏誤，在距離很短的時候，會不自覺採用距離進程來回報狀態。這時候技術領導有意識的取得"時間事實"才最重要。

專案執行面臨的問題 - 技術問題

技術問題層出不窮，不過大部份專案的技術問題，通常可以解決。然而，技術問題通常也很難概化討論之，他和專案的特性以及屬性有關。

不過就軟體專案而言，有個兩個看似有些衝突的基本概念一定要知道：

(1) 每個人的技術能力與技術方面的產出差距可以達到10倍以上。而每個組織的能力與技術產出，也有近十倍以上的差距 

(2) Scrum的方法論裡面，假定短時間每個人的績效不會成長，也不會改變

我們以後會再來討論這兩點。不過建議先對agile, scrum有初步研究。

(3) 專案的結束：好的結尾比好的開始更難

第三個重點，專案的結束。很多大公司，無疾而終的專案很多，軟體專案通常無論如何都還是會結束，只是結束的方式好不好而已。

礙於篇幅，我們在日後的文章再來討論專案的結束

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沈思：

* 為什麼這次有些項目會在日後再討論，沒辦法先提示一些重點嗎？

* 對於務實的專案管理方式的諮詢服務，請與我們聯繫。

使用虛擬助理的三個要點

僱用兼職的國外虛擬助理(Virtual Assistant)，可以大幅節省許多庶務時間。再往下看之前，請先參考關於這篇虛擬助理如何幫助創新公司。

如果你對虛擬助理已有基本認識，想要開始利用虛擬助理節省你的時間，這裡有幾個要點請務必留意。畢竟金錢損失是小，浪費寶貴時間事大。

(1) 明確定義工作範圍

假如你打算把虛擬助理當秘書用，要請記得他不是5x8的工作小時，也無法幫你泡咖啡，影印東西。

你必須要明確的定義工作範圍，如果一開始你無法定義明確的工作範圍，可以先與虛擬助理討論先試著僱用10小時看看(大約40-80美金)，而第一個小時就請他列出，他最能做的事情。在最下方的"沈思"有我的印度虛擬助理所列的事項。

當然如果採用虛擬助理公司，那該公司本身就有可以明確定義的工作範圍與事項。

而接下來的重點就是交代工作也要簡單，清楚。老實說，其實你越能簡單清楚的交代工作，表示你對自己或自己的公司情況越清楚。

一個不好的範例：Please do some study on how can I buy things from taobao。 - 如果你只email給助理這句話，然後他就埋頭開始工作，那麼可以100%肯定，絕對不會達到你要的結果。

這個任務有太多基本事情沒交代清楚：沒說明什麼時候要完成，沒說明要完成什麼(是一份投影片？還是找到一個help文件？)。沒說明可以花多少時間，請要記得助理是算時薪。

另外，即便基本事情交代清楚，如果他不知道什麼是taobao掏寶，他還是得先花一點時間研究一件其實你講1分鐘他就會了解的事情。

所以基本上至少要做到這樣：

Please do some study on how can I buy things from taobao。Instructions:
(a) The delivery should be a 3-4 page slides。
(b) should deliver before Oct/25 10am GMT+8
(c) estimation of utilised time should be 1 hour. If spend more than 1.5 hours just stop and send me whatever you have on hand
(d) taobao is a chinese online shop, pretty similar with amazon in US but for some political reason, it is not easy for a taiwanese to buy things on taobao. However, it is still possible. I want to simple know how.

(2) 慎選

虛擬助理種類大致分成：虛擬助理公司，個體戶兩種。要選擇虛擬助理，先要了解這者的差別。然後，在選擇區域。這在虛擬助理如何幫助創新公司都有詳細的說明。

然而，在還沒開始之前，沒人可以確定你找到一個好助理，所以試用是非常重要。大部份的公司都可以提供一小段試用期間（可能要付費，可能不用付費），然而個體戶大概就沒辦法，所以可以先與個體戶討論一個5-10小時的試用，不管5-10小時結果如何，你一定會付給他15-30美金，根據5-10小時之後的結果，再來談合作。這樣的模式通常比較能選到不意外的結果。

試用的時候也有很多祕訣。礙於篇幅，有興趣的可以email與我們聯繫取得免費咨詢。對了，email需要寫英文，因為是我們公司的虛擬助理協助處理email:)

(3) 檢視成果

檢視成果的本身，必須要是簡單的，如果一份工作你自己可以花2小時做完，結果你讓助理幫你進行，之後你卻需要花2小時來檢查或修正結果，那其實也沒啥太大意義。

根據我們實際的經驗，兩個每週工作10小時的助理，似乎比一個每週工作20小時的助理來得有效。主要的原因在於，可以讓他們互相監督，互相備份，互相檢查對方的內容。舉例來說，如果其中一個助理負責每週定期blog文章，那他完成的條件就是請另一個助理來檢查，當檢查通過就算完成，理論上，你就少了很多檢閱的工作。

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沈思：

•   網路上有不少虛擬助理的建議，然而或許因為語言的距離，導致台灣使用的人很少。這一點有機會被打破嗎？

•  如果想知道我們使用虛擬助理的經驗，請與我們聯繫，取得免費諮詢

•  我的印度助理所列出的她可以工作事項：

1. Email Management/Filtering

2. Setting up Autoresponders (Aweber, Mailchimp)

3. Booking appointments with clients

4. Following up with clients/customers (sending thank you and other reminder emails)

5. Receptionist duties (answering occasional calls)

6. Calendar Management

7. File Management (organizing files using Dropbox etc)

8. Database building (eg. updating email or contact lists on your CRM)

9. Research on certain topics for blogposts, newsletters or others

10. Personal errands (purchasing gifts for loved ones / family members online)

11. Hotel and Flight Booking

12. Transcription (transcribing voicemail, video or audio, podcasts etc.)

13. Taking down minutes of meetings

14. Creating basic reports (reports on weekly tasks, deliverables, sales)

15. Preparing Slideshows (Powerpoint Presentations)

16. Liaison between you and other team members

17. Recruitment (source for other team members like writers or graphic artists) 18. Set-up Social Media Accounts (Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube)

19. Manage and update Social Media Accounts

20. Manage your Blog (Basic WordPress Skills)

21. Publish posts on your Blog (content you provided)

22. Filter and reply to comments on your blog

23. Answering support tickets (with the use of Zendesk)

24. Blog commenting (to increase links to your site)

25. Participating in discussion forums or message boards (more promotion!)