2/12/2016

工作筆記的三個重點



這幾年來,市面上有如何做筆記的書。例如記事本圓夢計畫重點就是要這樣記不花錢學筆記(註1)等等。

在 youtube上也有很多類似的教學影片,在youtube上搜尋"how to take notes"可以找到數十個教學範例:例如這裡

大部份的筆記教學,大概都是透過個人經驗,指引筆記的技術。例如,有效使用不同顏色的筆,將一頁分成兩欄,左欄做為索引用途,右欄作為記錄重點用途,等等。

而筆記教學的目的,則和筆記教學的內容有根本上的差距。筆記的「目的」,通常極為崇高,例如實現人生夢想。但筆記教學「內容」,卻是極為底層,例如,試圖說明為什麼紅色的筆,適合書寫哪些東西。

其中的差距,其實只有三個難以實踐的重點。

找到並擷取重點,採取正確形式,定時審閱檢討。


重點一:重點



無論是會議紀錄,執行工作中的紀錄,在學習新技術的筆記,都應該擷取並且記錄重點。

這是無庸置疑,但不見得容易做到。

以軟體開發而言,會議記錄的首要重點在於「結論」,而結論的重點在於「會議後執行的行動」。會議的過程,熱烈討論的經過也可以摘錄重點,但都沒有最後結論來得重要。

以學習筆記而言,如果是要學習既存的軟體程式,以便於接手未來開發工作,學習的紀錄重點在於「為什麼」程式會這麼撰寫,而非程式怎麼被執行。因為「為什麼」的理由可能只有當時的工程師才知道,而怎麼被執行,卻是原始碼的本身就會告訴你的。

以日常工作記錄而言,工作八個小時之後,重點在於紀錄「今天你認為已經完成的最有價值的事」。並記錄為什麼這是有價值的。

重點的節錄,不見得只有「寫下來」這種方式。當特殊email出現(例如變更規格email),可以直接列印出來貼在筆記本上,不但節省記錄時間,還可以完整紀錄email時間和收件人。當技術討論會議結束時,將白板的複雜圖形拍照,直接email,或者列印,或者交由虛擬助理後續處理,都是簡單有效的方式。

庶務(註2)上的重點,也應該當重點擷取紀錄,但要切記不要將紀錄庶務,當作有價值的東西。應該統一記錄在某處即可。

補充一下:

在工作中,重點難以找到的原因很多。例如:每個人認為的重點不一樣;重點有時候會轉移;這事情壓根就完全不重要...等等。

根據自己對團隊組織的存在價值的正確理解,再加上對自己目標的認知,才能記到真正的重點。

以startup為例:三個初創的創業夥伴,各有1/3的公司股份,則必須要對組織未來存在價值有正確共識。假設其中一個人目標是希望能在2年內損益兩平,而另外兩個人則是希望在兩年內能獲得某程度的市場佔有率。這兩個目標就非常不一致,透過工作筆記「重點」的紀錄,很快就可以察覺不同(請參閱第三段審閱)

以在大企業工作為例:一個10人的軟體開發團隊,其目標是在某日之前完成某產品功能。其中有3人是負責品質(QA),另外6人負責開發(RD),還有1位是專案經理(PM)。作為QA的人,其工作記錄重點,就應該會與PM有很大的不同。QA的所有工作相關記錄重點,應該是「到目前為止」的品質狀況。PM則應該是「到目前為止」所有利害關係人的期待是否被滿足。





重點二:形式



工作相關的筆記,正確的形式能獲取效率。

形式的優先順序應該是:

1. 圖
2. 表格
3. 條列式
4. 一段文字
5. 沒有紀錄

換言之,可以畫圖就不應該做表格,可以是表格就不應該條列,可以條列就不要用一段文字描述。可以有機會紀錄,就避免沒有紀錄。

以軟體工程師而言,mindmap (心智圖)可以擴大思慮完整性,並且將事情想得完整。UML的各種圖形標準,則已經涵蓋各種技術的表達的可能性,幾乎不需要其他規格的圖形。

如果是專案管理的角色,則RACI(表格)會很容易表達各種則關係。但是,如果要和利害關係人報告,則不可避免的應該使用投影片(slide)形式,作為表達的形式。

形式似乎很簡單。但是缺乏對形式的正確認知和練習,只會事倍功半。

一些例子:mindmap(心智圖)可以作為決策樹的前身或練習。任何文件(ptt,word)的表格,應該先在excel中實作之後,在插入投影片。任何excel的條列,必須是二維,並且應該先試圖使用pivot做簡單的分析。



重點三:審閱



定時審閱工作筆記,構成對於過去工作價值的概觀。


審閱的方式很簡單。固定時間(例如每兩週,每個月)把過去一段時間的筆記攤開,快速看過一遍。誠實的面對自己,「二次紀錄」需要改善的地方,特別是哪些事情「浪費時間」。然後,每年,固定時間(例如剛過完新年)審閱過去所有的二次紀錄的地方,再次誠實面對自己,審思如何改善。

如果你已經每天固定紀錄「最有價值的完成事項」,每個月應該花10分鐘,審閱過去的筆記。了解這些最有價值的事項,累積起來,確實讓這個月過得有價值。如果沒有,則應該「現在馬上」進行改變,即便只是稍微調整工作的方式,工作的目標,有改變都比沒改變好。

工作的會議紀錄,則要審閱並且演討「會議後執行的行動」。特別是沒有達到的行動。

工作的學習筆記,則要審閱之前有問號(?)的記錄之處,是否已經都了解。在工作中如果有發現之前紀錄沒有發現的問題,則應該額外紀錄遺漏之處。

沒有固定審閱筆記,跟沒有做筆記基本上是差不多的。


沒有審閱並事後查核會議紀錄,等於會議沒有紀錄。

審閱,能達到筆記真正的崇高目的,也就是幫助「未來」而不是僅只記錄過去。





註1:不花錢學筆記,這本書不是免費,還是要花錢買。

註2: 所謂的庶務,指的是某些資訊或者行為,本身也許有價值,也許沒價值,但無論如何,它不是這個團隊存在的重要過程或目的。例如:某個特殊系統的帳號密碼,大企業裡某些申請經費的特殊流程,辦公室阿桑固定掃地時間,福委會團購產品方式,某些高層主管定時會議的地點等等。很多大組織(特別是公務機關)中的老員工,把熟知庶務當作本身的價值。在資訊不發達的時代確實如此,但在今日已流於荒謬。



沈思:

1. 工作筆記的其實和紀錄的工具沒有太大的關係。不過,如果你是在西元2006年之前投入職場的人,在哪邊可以看到10年前你的筆記呢?今年(2016)你的筆記,以哪種形式存在,會留存比較久?


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