7/29/2016

犯錯怎麼辦 - 光是道歉是沒辦法解決滔天大錯的



人非聖賢,每個人,在任何時間地點,都可能犯錯。而一個人的職業生涯長達數十年,多少都會做出各種的蠢事。

錯誤也有各種不同的情況,細微小錯自然可以迅速改正,但如果犯下滔天大錯,不見得是道歉能夠解決。

最好的情況當然是「永遠不犯大錯」,透過個人本職學能,讓工作不會出現大錯。

但天有不測風雲,有時候錯誤的來源並非是能力不足,只是純屬於結構性意外,更可能屬於前人留下來的問題和漏洞,但無論如何,錯就是錯,大錯就是大錯。

鑄下大錯最好的做法的三步驟是:「面對」「處理」「學習」。但最後最重要的是,發揮創意把劣勢轉為優勢。


(1). 面對 - 承認錯誤,負起責任


如果是自己做的蠢事,道歉當然是必要的。如果不全然是自己做出來的,有時候也需要道歉,例如:企業產品發生問題,而你剛好是產品的負責人,雖然並不是你直接造成問題,但由於你是當時的負責人,自然要負起道歉的責任。

承認錯誤道歉僅只是第一步。負起責任不是簡單的口頭道歉,或者是土下座而已。所謂負起責任是要能「做出」行為。

既然是滔天大錯,道歉之後,隨即就是「妥善應對計畫」。這個計畫,一定要讓受影響的人清楚明白的了解。做計畫要快速,不見得完美,但是要全面,可以使用心智圖來協助達到全面性。

妥善應對計畫就和所有的計劃一樣,計畫的過程(planning)可能比計畫的本身來得重要。計畫的過程會大幅降低「連環出錯」的可能性,計畫的過程會讓「處理方式」變得有效,計畫的過程更可以讓受害的一方的影響降低。

舉例來說,如果某購物網站,因網站管理員操作不當,不小心刪掉資料庫中所有訂單,如果你是該網站管理員,首要之務當然是通知相關人等,道歉再道歉自己發生的錯誤。接下來,擬定「妥善應對計畫」:(1) 評估受影響的客戶數量,試圖從log或其他任何蛛絲馬跡中推估有多少訂單被刪 (2) 評估受到影響的金額,以及已經結帳後如果想退款的快速方式 (3) 首頁建立道歉網址 (4) 建立快速反應小組,提供電話與email讓受影響的客戶聯繫 (5) 相關社群網站或產品網站如果也受到影響需要找負責人協助  (6) 每日固定時間固定地點呈報修復進度 (7) ....這些應對計畫的細項可能有更多,但重點在於,有計劃自然能穩定人心,讓事實可以持續前進,而不會有錯誤的骨牌效應。




(2). 處理 - 誠實處理,控制損害


有計劃之後,接下來就是按計劃處理。處理原則如下:

(1) 誠實

不掩飾,但也不誇飾問題的嚴重性。誠實的處理可以挽回補償的事情,承認並道歉不能挽回的事情。在能力範圍中承諾最大的努力,但也不答應自己根本辦不到的事情。誠實的說明自己的能力不足,但也不能推託自己應該盡的努力。 

(2) 損害控制

既然是滔天大錯,大概一定會有很大的損害。按照計畫,盡可能將造成的錯誤損害降到最低。

(3) 小心骨牌效應

無論是壓力過大,或者環境本身的變化,錯誤常常是一連串發生的。處理錯誤最怕的是一錯再錯。例如,發生重大意外,投入直昇機救援,而直升機又發生重大意外的機率其實明顯的高於一般直升機普通飛行(參閱論文)。

(4) 不馬上釐清責任

此階段的重點在於執行計畫,控制損害到最低。而不是追究問什麼發生,是誰的錯!

(5) 記錄,檢討,修正計畫

即便計畫的執行很短暫,並且很急迫,也不要忘記簡單的紀錄,隨時檢討補救計畫的本身。並隨時修正計畫的執行。畢竟planning本身才是重點,而非plan。



(3). 學習 - 建立不貳過的絕對能力


當處理問題到一定的程度。無法在減低損害,但也不會讓損害繼續發生時。就是檢討學習的階段。

在這個階段,能補救都已經補救,無法挽回也都無法挽回。因此,是要檢討並且未來不會再發生的最佳時刻。檢討的方式有很多種,比較正式的做法為「post-mortem會議」。

會議進行方式採三階段,(1) 事實說明 (2) 事情經過的改善 (3) 避免再發生的作為


(1) 事實說明:


由犯錯的人或者代表人,從事件的開始說明到今天為止發生的事實。僅只是說明事實,並且釐清事實而已。

例如,購物網站不小心刪除訂單,過程可能是因為要釐清報表問題,以commandline方式進入資料庫,由於新增加一筆測試訂單資料,想要刪除資料時,執行delete的動作過程中,竟然忘記加上where condition。

事實說明過程可以提問,但目的是把事實釐清得更清楚。因此不需要問說:「為什麼當初你不這麼做」,也不應該說「你那時候腦袋在想什麼怎麼這麼蠢」之類和事實無關的話。



 (2) 事情經過的改善:


指的是「妥善因應計畫」執行過程中,有哪些可以改善的地方。基本上就是前段所述「處理」過程中的的檢討。如果有紀錄,則應該可以很快找到哪些地方還可以改善。


 (3) 避免再發生的作為:


這個階段就是重要的釐清責任階段。這個錯誤單純是人為錯誤?還是系統性錯誤?環境天災?釐清的過程要伴隨著「為了避免再發生而做的事」

單純人為錯誤:把某個人解僱就之後就不會發生?或需要靠某個檢驗機制?或讓檢查的本身加入SOP?或者過於粗心的人不適合做這個工作?怎麼樣定義何謂粗心的人?

系統性錯誤:這類型的大錯是不是歸咎於之前某人的設計不良?系統設計如何改善?系統性錯誤出現比率高不高?如果不能避免有什麼簡單方式可以大幅降低損害?是不是該雇用高手中的高手做好系統?

環境天災:特殊大地震或者異常天候?很低的機率才會發生?是不是要特別有處理方式?還是因為機率太低,可以視情況見招拆招?還是機率比想像中的高?

可以將所有「行動」逐一列出來討論。

最後,一定要「行動」。沒有行動的檢討,就不具備任何意義。而既然是滔天大錯,就必然一定要行動,才能做到不貳過





I never lose, I either win or Learn: Nelson Mandela

最後,比較罕見的另一個重點:個人的創意與技能,要能將錯誤的劣勢轉為優勢。畢竟既然滔天大錯已經發生,能補救檢討都已經完成之後,有創意的將劣勢轉為優勢,是犯錯的個人最應該想的事情。

例如:一個遊戲app的廠商,推出新版本時,在伺服器端發現可承受的連線數量遠低於預估,導致於許多新玩家無法玩新版本遊戲,而舊版本又已經自動更新成新版本。當然許多新玩家會不滿,但如果遊戲廠商在處理過程中,額外彌補玩家的損失(送出高等級寶物之類),其彌補的方式有額外的創意,這類型錯誤甚至可以額外吸引新玩家加入,這就是一種以創意和技能,將錯誤的劣勢轉為優勢的可能。








7/28/2016

心智圖 - 進入職場第一個必備技能



在畢業之後,投入職場的那一瞬間,假如你突然失去記憶,喪失所有技術能力,你最希望先恢復什麼能力呢?

相信一定是「學習各種技能的能力」「連結不同技能的能力」「延伸整合技能的能力」這類型的選項。概念上類似神燈可以實現一個心願,稍微有智慧的人,第一個願望,一定是希望有無限多的心願。

「心智圖」mindmap是最簡單,最容易學習的能力,可以用來連結學習延伸其他的技能的基礎。它應該是踏入職場第一個必備的技能。

心智圖極端簡單(請參見心智圖wiki),不過就是把心中想的主題畫在一張紙的中間,把跟這個主題相關的重要「事情」「項目」「動作」...等等,用線連在一起,而後還可以再延伸這些「事情」「項目」「動作」到其他細節,或者其他主題。

雖然心智圖很簡單,有不少人宣稱在高中就已經會用,但實際上熟練地使用者卻很少。

下面這張圖就是在撰寫這篇blog的後所畫的第一張心智圖:

這篇文章所用的第一個心智圖

心智圖的繪製,沒有任何特殊技巧可言,它只是想法的延伸。換言之,心智圖本身無法代替思考。但他可以讓抽象思考具體化,讓你更容易有全面的視野來觀察任何主題。這和哈利波特裡面的儲思盆有異曲同工之妙。只是你不需要去念霍格華茲,也可以學會使用心智圖。

經常利用心智圖,對職涯發展有莫大助益。然而,在台灣職場上,卻並不常看到有人使用心智圖,更常遇到某些特殊事情發生之後,才想到「當時如果用心智圖做紀錄會不會好一點」的情況。

其中一個主要因素是:缺乏練習,以至於當下沒「聯想」到有此工具。


有三個工作項目,是最好練習心智圖的機會:


1.  即時會議記錄:


即便有超強的打字能力,有意義,並能快速呈現重點的會議記錄,遠比把所有人講的的話一字不漏的記下來來得重要。臨時的會議,有結論的會議更是如此。

一邊開會,一邊將主題相關的人事物,用心智圖快速連結起來,可以在開會的過程中,掌握要點,避免會議「歪掉」,減少會議常見的三大毒瘤:「會而不議,議而不決,決而不做」


會議還沒開始,先畫出主題以及會議之後的行動
做法很簡單。首先:如果你是主持會議的人,會議還沒開始前,先在白板中間畫個圓圈,中間寫會議的目的。接下來先把「Actions」先畫出來。在會議一開始,就確保會議結束前,一定會討論出作法。如果你不是會議主持人,可以畫在筆記本上,這樣確保會議結束前,萬一Actions的圖形之下,沒有任何行動,也沒有人提及要有會後行動,你也會「主動提出」。

接下來,在與會人士慢慢來到之前,先把會議的背景,要討論的事情大綱,畫在主題的周遭,並稍加分類。以簡單的圖像表示與會人士。


會議即將開始前,先將背景以及可能討問的事項在白板列出來。以簡單的圖像代表與會者的討論。

隨著會議的進行,白板會越趨複雜,當然可以簡單的照相紀錄過。

會議的目的,當然是為了「議」- 也就是為了討論。而討論最佳的方式,莫過於把彼此的思維,投射到可以視覺化的地方。心智圖是最簡單,成本最低的好方式。





2.  分析與設計:


有複雜問題的時,可用以分析。例如:專案資源不足,遇到瓶頸,解釋複雜的人際關係等等。

有需要進行的事情時,可用以分析。撰寫技術類型的文章,就很適合先使用心智圖。

以這篇文章為例,在撰寫之前先以心智圖繪製草稿大綱,然後經過一些考量修正,先修改心智圖大綱到自己滿意的程度,在開始撰寫內文。
這篇文章的最終心智圖草稿,和第一張圖有些不同

各類流程,事物的互動,也是很適合使用心智圖分析。以旅遊為例,如果你沒有精美的行程設計,使用簡單的線上心智圖工具來繪製旅遊計畫,是方便又好用的方式。
以線上工具繪製的東京旅遊計畫




3.  任何超過3分鐘的技術問題討論:


程式設計師,專業白領階級員工常常會有「技術討論」。而技術討論光用嘴巴講效果很差。一圖勝千言,簡單的流程圖,循序圖,物件圖,永遠勝過長篇大論。

UML需要比較長的學習與練習,而心智圖卻很簡單。特別是用於觀念討論,大方向的設計(註1),



app使用者登入討論大綱
以mobile APP為例,在討論技術上,也許有程式設計師,在討論之前,先花上幾天搞個極為細緻的流程圖(例如這個),但很多時候只需要只需要三分鐘,在白板畫個圖就搞定。以右圖而言,顯示這個APP在使用這登入的討論大綱


簡單的東西,通常可以運作得更優雅良久。心智圖並非萬能,它僅只是簡單。掌握心智圖的簡潔,快速,利用它來簡化,分析,記錄事務絕對可以讓職涯事倍功半。





註1: 資訊科技比較完整的分析圖形工具還是以UML比較適合

7/24/2016

為自己工作 - 契合組織目標



雖然這幾年,創業蔚為風潮,但在台灣,大部份的人還是受雇於組織或企業。

「為自己工作」這句話看似自私,但其實所導引的結果才是對企業組織以及對個人有利。至少,對白領階級的知識工作者是如此。(註1)

表面上,大部份的人似乎並不是為自己工作。實際上,會去工作的原因是可獲得報酬(報酬涵蓋:薪資,技能知識學習,個人成長,成就感,社會參與感...等等),因此,無論表面原因為何,也無論自己是否有認知到這個事實,即便是受僱用者,絕大部份的人是為了自己,或者自己的家庭,而工作。

然而,在職場上常聽到各種抱怨心聲。其中有很大部分,其來源是沒有認知到自己是「為自己而工作」:

例如:

  *  工作很無聊學不到東西
  *  自己的價值不受到老闆重視
  *  對公司貢獻超級高,但是相對報酬卻很少
  *  做事人少,出嘴巴的人多 (特別是在政府單位)
  *  組織方向不正確,快要完蛋了

抱怨不是大問題,但失去自我方向之後,就很難在職涯上突破。個人的工作目的,必須要「由自己想辦法契合組織目標」。否則,就會有「不是為自己而工作」的念頭。一旦有這種念頭,很快的就喪失信念以及工作熱誠。

誠如前述:「為自己工作」這句話看似自私,但其實所產生的結果才是對企業組織以及對個人有利。

如果真切的認知到事實是「即使是受雇用,但自己其實是為自己工作」則進一步更能在工作上展現能力,切合組織目標。也更能給予組織更多的價值。因此,認知事實,才是生涯展開的最重要的事情。前述的理由就根本不會存在。

例如

  *  工作很無聊學不到東西:請隨意google一下就知道,企業組織雇用員工,不是為了讓員工學東西。而是解決問題或者產生新的價值。而工作學不學得到東西,也請google一下,都是取決於自己而非工作的本身。

  *  自己的價值不受到老闆重視:員工的價值就像在擺在口袋裡的針,只要你夠尖,有一天一定會穿刺而出。如果你覺得不是被擺到口袋,那就找到一個會擺你到口袋裡的組織。光是抱怨是沒有意義的。

  *  對公司貢獻超級高,但是相對報酬卻很少:先確定是自己的貢獻真的超級高。以業務員為例,許多大企業的業務,其業績是靠著大企業的品牌和產品,而非個人能力。以程式設計師為例,其程式產出,絕大部分是靠團隊能力,而非個人能力。

  *  做事人少,出嘴巴的人多 (特別是在政府單位):也許你的生涯規劃就是要去這類型地方?如果是這樣,也沒什麼好抱怨。如果不是,就趕快離開,也沒什麼好抱怨。

  *  組織方向不正確,快要完蛋了:在一個快沉的船上,就是你發揮能力的時候。如果你自認為是個策略舵手,當然應該矯正組織方向。如果你覺得自己是在大組織裡的小螺絲,那麼你為何能「判斷」組織方向不正確?或許是你的判斷不正確?無論如何,你永遠有離開組織這個選擇。



在大部分時候,人總是可以找到契合組織目標的方式?主要有三種:「自然篩選」「個人規劃契合組織」「創業」

1. 自然篩選


當然,企業組織會自然的篩選「契合組織目標」的人。自然篩選的程度與經濟學上的「看不見的手」有過之而無不及。

例如:一個長期處於保守狀態的組織,自然而然會留下不積極的人。一個以退休津貼優渥的組織(例如公務員),自然而然,就會吸引「為了退休而工作」的人。當然,當一個人拼命念書,絞盡腦汁的通過高普考,一進去公家機關就數饅頭等著退休,自然就不會抱怨「工作無聊學不到東西」以及「自己的價值不受老闆重視」,畢竟,進來這個組織的真正目的,其實是為了退休...。

反過來說:一個新創事業,自然而然會吸引想要透過自己的能力,積極開創一片天地的人。而「退休津貼」就不可能是工作的首要目的。但工作是否有趣,組織方向正不正確,就成為關鍵因素。

雖然,個人沒辦法影響「自然篩選」,但如果你的工作目標,和「自然篩選」的目標不一致,當然會工作的很痛苦,而抱怨連連。

解決自然篩選的方式有三種:(1)離開 (2) 改變自己 (3)改變環境

其中,離開是最簡單的。辭職換新工作,自己創業,創業失敗後再創業等等,都是離開。

改變自己很難。但潛移默化之下,很多人會因為自然篩選的環境而改變自己。

改變環境其實難上加難!但是,一旦有機會做到改變環境,你就擁有一個難以言喻的經歷。這個經歷對職涯有絕對的幫助。



2. 職業生涯規劃契合組織


傳統企業組織都知道,激勵員工很重要。但組織出錢出力,費盡心思的「各種激勵」其實遠遠不如讓員工的生涯規劃契合組織目標。

就前段所述,其實無論如何,自然篩選會讓組織留下契合其目標的員工。但這需要起碼數年的時間,而前提也是組織沒有大的變故。 如果組織 - 特別是營利企業 - 的目標和其展示的行為不一致,自然篩選會失衡,要達到平衡。

因而「以個人力量做出契合組織的規劃」才是最簡單,最容易,最能獲得三贏的選擇。

除了工作內容外,每個人常遇到工作上乍看之下不可伉儷的因素,而認為自己無法契合組織目標。在你還沒有丟出辭呈之前,可以執行的個人能力與選擇非常的多。這些選擇都可以有機會做出契合組織的目標。

例如:

* 每天都做無聊的工作:既然是無聊的工作,表示是重複簡單類型,試著將這類工作最佳化,並自動化(註2)。 不知道怎麼自動化?那就去學阿,在工作中學習成長,並透過自動化的貢獻,不但提昇自己的能力,也讓組織獲取更多價值。

* 工作太多,常常超時加班,生活品質太差:所有企業組織,其存在的目的,絕對不是要員工加班完成目的。其存在的目的都是為了獲利。隨著組織分工,以及各種環境變化,容易產生以「加班」的方式來解決問題。這完全可以避免,請參考:解決專案困難的最爛方式; 如何提高工作效率; 80/20法則。也可以網路搜尋一下任何增加工作效率的方式。

重點在於去做!Just Do It!不去做,永遠不知道加班問題能否解決。

* 加薪升遷不如預期:如果是在大企業工作,加薪升遷的確常常不如自己預料。但如果你確定自己有這樣的價值,一段時間一定會被發現,如果不被發現,在離開之前請先想清楚「自己是否真有這樣的價值」?想清楚的方式也很簡單,可以去試著去應徵其他組織,看看有沒有其他組織願意提供給你更好的薪資福利。如果沒有,表示在當下你的確無此價值。如果是在小企業,薪資福利可能無法有大幅成長,但小公司能提供的通常是更多的自由和自我成長。既然你已經自然被篩選到小企業,或許本來就不是很期待制式的加薪升遷了吧。


* 組織做犯法或遊走在法律邊緣的生意:趕快辭職離開!越快越好。你確定你想要加入犯罪組織或者遊走在法律邊緣?!


3. 創業

創業,當然就是為自己工作,當然也一定會契合組織目標 - 因為你就是組織。倘若你創了業,卻因為各種原因,去做不是你訂立的目標的事情,那等於是沒創業。(註3)

不過創業成功難非常高(參考如何確保創業成功)。富貴險中求,高風險當然比較能伴隨高獲利,如果生涯的志向在此,盡可能參考已經成功的典範,或許能降低失敗機率。







註1: 藍領階級的勞動工作者可能不全然適用。

註2: 同註1

註3: 當然,也許你是共同創業,或者持有股份很少,那麼請視為在組織為自己工作,不要視為自己創業。


7/18/2016

解決軟體專案困境的最爛方式 - 加班





「加班」是解決軟體開發專案困難的常見方式,但也是最爛的方式。(好方法?請參考:解決專案困境的三個方式)

負責控管專案進度的主管或專案經理,如果只會用「加班」這招來解決問題,那就不適合做軟體專案經理。

長期,非自願的(註1)加班沒辦法真正解決問題的各種經驗實證,早在許多談論軟體專案的書籍中存在。例如:人月神話Peopleware約耳談軟體與熊共舞等等。從來沒有看過有任何「專案管理理論或實務認為加班有用」。

最根本的原因在於:知識工作者(軟體工程師),其產出和付出的「超額」時間根本沒有關係,也因此,加班從來都不會解決真正的問題。

既然如此,為什麼加班文化仍然存在?

常見原因有:

1.  短期效應


特定目的的短期加班:例如參加週末創業活動,或者,產品銷售大會之前的熬夜修正demo問題等等。這些特定的目的,固定時間的活動,確實會讓人拼了命「加班」完成目的。但是,短期效應絕對不能當作一般專案管理的方式,大部份的專案都不是百米賽跑!


2.  專案經理本職學能不足,利用要求加班來展示苦勞。


專案經理沒有其他辦法,只會加總人時。因此,即便人月神話從初版印刷上市(1975)到今天已經超過40年!仍然有不少軟體專案經理即便看過人月神話這本書,仍然不可自免得繼續要求加班。因為,如果有加班,即便專案失敗,以往也被認為「沒有功勞也有苦勞」。

但是,以現在環境變化迅速,一個軟體企業中,如果「一直都只有苦勞」,被淘汰的速度遠比過去還要快得多。



3.  模糊的合約。


在某些糟糕的情況下,銷售可能會簽下模糊的合約,當專案經理看到合約內容時,其解讀方式和客戶「截然不同」。在各種專案經理訓練課程,以及各類商管叢書裡,都會說「要良好溝通」,但實務上,當專案經理手上已經拿到不合理,而且驗收條件極為模糊的合約時,幾乎不可能以「溝通」來解決。如果專案經理,誤接燙手山竽,而又沒有足夠的創新能力和技術能力來解決時,通常會誤以為軟硬兼施的「加班」,或許可解決這個問題。

但是,如果這次不能非加班的方式解決,下次就不可能有更好的方式。其後就落入惡性循環。可以google一下「台灣  接案公司」看看目前的現實情況。


4. 心靈激勵。

無論是「要有創業家的精神!」,或者是「我們在做全世界最偉大的軟體」,甚至是「世界的和平,人類的未來就靠我們了」。而又有太多人誤以為,只要有正確的心靈激勵,軟體工程師就可以像電影劇情,日夜匪懈的工作,還能有創造性的思考解決問題。


5. ...很多其他的理由。


如果你是專案管理人員,之前要求成員加班的理由到底是什麼?如果你是軟體開發人員?曾經被哪些理由要求加班? 




既然如此,到底什麼是解決軟體專案困難的好方式?
除了可以參考這裡之外,還有三個原則:


1. 永遠都有選擇 - 「Say No」也是一個選項!


認為不正確的事情就應該說「不」。在正確的時間點不說,只會拖延,就不是個好的專案領導者。


以組織層面的角度:

就專案經理本職學能而言,一旦發現自己不是個好的專案領導者,應該要對自己說不,迅速辭職,改當一個好的程式設計師,或許是對專案最好的幫助。

就專案目標而言,倘若使用這的需求不確定,就應該選擇不做,或者選擇先做mockup,讓使用者確定需求,才不會浪費時間。

資源 - 特別是人力而言 - 在企業組織中,永遠都是有限。而良好的管理是透徹於在有限的資源中做有效的分配。加班不會讓分配變得有效,只會讓無效的分配繼續無效。

以技術層面的角度:

技術永遠有選項。一個複雜的功能,可能有起碼5種不同的實作方式,到底是選擇複雜但是有趣,還是選擇簡單,但是堅固耐用?就要視情況而定。

無論什麼事情,一定有選擇,絕對不會有「我們只能加班」這個選項。



2. 專案擁有人,必須參與專案!


近年來流行的Scrum,有一個必要的要點:專案擁有者(product owner)在每一個sprint之後要檢視產出。這個要點非常的重要,遠比正確做好燃盡圖,每天站著開會來得重要100倍。

專案擁有人,需要參與專案的每一階段進展,確實了解專案的人把時間用在哪裡,並且確實了解,每一個sprint產出都是專案擁有人最想要的產出。如此才能確保「做出對的事情」。

如何讓專案擁有者參與專案,就變成專案管理者「一定要做」的事情。

會把PMP的教材背的滾瓜爛熟 -- 溝通管理計畫書是要建立蒐集擷取散布各處的資訊,以及最終處置專案資訊的流程 -- 但實際讓連每一小階段讓專案擁有者「確定產出是他要的」都無法實際做到,簡直沒有任何意義。

在每個階段發個制式的email,裡面塞了很多複雜的圖表資訊,只會讓專案管理者「誤以為」一切都很順利。把確認每階段產出是他要的這件事情越往後延,風險就越大!


3. 磨利斧頭!


技術上的學習,會讓事情事半功倍。太陽底下沒有新鮮事,你所遇到的困難,可能已經有另外17個人遇過同樣的困難,而其中也許有9個人已經解決,解決的人之中有5個把相關資訊放在網路上。只要有正確的英文閱讀和google查詢能力,並能固定的自我學習,充實自己(參考如何充實自己),通常都能以更好更快更有效率的方式,解決軟體上的問題。

但是,千萬不要把「沒有時間學習」當作理由。當你的斧頭已經鈍到無法砍樹,還試圖用鈍斧頭砍樹來表現自己的努力,這是完全沒有意義。學習的目的就是磨利自己,將知識與技能銳化,才不會以無意義的舉動,做無意義的事情,加無意義的班。






註1: 凡事皆有例外,遇到天災人禍等不可抗力情況而加班其實算合理,不過即便如此,也應是極短的時間。例如,颱風天放假,隔天需要額外的工作時間。自願性質也絕對不會是長期,例如自己去參加創業週末,某種程度是自己為了自己額外工作,但頂多是一個週末,也不可能連續10個週末都在進行這樣的活動。

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7/14/2016

創業者不要再浪費自己的時間了! (善用虛擬助理)



每個創業的人都知道「時間就是金錢」。



但是!浪費時間不只是浪費金錢,也是浪費自己的事業真正需要專注的地方!

台灣的創新公司,對技術的外包服務,倒是的都知之甚詳,也都能妥善利用服務來降低成本以及增加未來擴大規模的可能性。(例如AWS, Googledoc)

但卻鮮少聽說有創新事業,利用外包的虛擬助理來降低各類型非技術瑣事。虛擬助理公司(virtual assistant)並不是什麼新鮮事,它已經存在起碼超過25年。可是對台灣新創公司來說,似乎是個新概念。

實務上,如果考慮全球化服務,跨國服務。某一個台灣新創公司,雇用一個30K的大學剛畢業助理(可能還會被人上網投訴薪水太少),其效果,可能不如遠端雇用一個8K的印度虛擬助理 -- 她可以每禮拜僅只工作8小時,用完美的英文幫你接客戶電話,聯繫客戶,整理文件,安排時程,撰寫blog文章,處理基本SEO/Marketing事務。

當然如果你的新創事業侷限於台灣,完全的在地化,需要中文化的虛擬助理,可以考慮freelancer.com或upwork.com。

虛擬助理公司一開始主要是為了北美或者國際化公司服務,在北美(特別是科技產業),專業分工已經達到驚人的程度,除了最最核心事業,或者最最有野心的公司,幾乎所有事情都可以外包。虛擬助理就因應而生。

以下是三個在創新公司運用虛擬助理的基本概念:


(1) 虛擬助理種類

以雇用的方法來分有兩類:1. 個體戶,2.公司。

1. 個體戶就是自己出來接客戶,主要透過upwork, guru, fiverr, freelancer 等等網路平台來尋找業主,因為少被公司抽成,所以時薪一般較低。

用skype與個體戶聯絡工作事項


2. 公司就是某人出資成立公司,由公司接案,安排「某個當時最有空的人」來服務你,一般來說會稍微貴一點點,因為公司要有利潤,但比較沒有臨時找不到人的風險。

以地區來分,市面上主要有(a) 北美地區 (b) 南亞地區 (c)東南亞地區 (d)歐洲地區

(a)北美地區主要強調在地化服務,所以價格比較貴。實務上,很有可能二次外包到其他地方。

(b)南亞地區,其實八成都是印度,性價比最高,但是口音有點重,對台灣人來說可能不太習慣。

(c)東南亞地區。九成幾乎都是菲律賓,少數是新加坡,價格可能是最低,英文溝通能力可能是最好的,但是其他方面的素質就比較差一點。

(d)歐洲地區,這區域因為時差的關係,我個人並沒有使用過。可是價格也是最貴的,主要公司都在英國,可是員工很可能是東歐。


(2) 能做的事情

接客戶電話,可以將公司電話,以skype市話轉接的方式,直接交由虛擬助理的skype接聽。有專門的人接聽電話,讓打電話的人對這個企業有多一點點信心,和外包的call center服務類似,但不需要大企業才能使用。例如,註冊在加拿大的smiledog,月費也僅一百多美金而已。

打電話給需要聯繫的人(但是都是講英文,並且使用skype)。安排會議,參與電話會議並且記錄。整理文件,撰寫文件。幫你做一些簡單的研究性質的工作(例如幫我找倫敦地區今年哪些新創公司最紅)。維護公司網站,維護公司blog。幫你處理公司email,例如回一些制式的信,過濾不必要信件。幫你訂飛機票,火車(當然僅限於英文網站),餐廳。幫忙做專案進度追蹤,簡單的當一下QA測試公司產品。

基本上只要能用email/skype溝通的事情,而且你願意教,幾乎都可以做。


(3) 費用

雖然說一分錢一分貨。但是因比較利益法則,全球化經濟分工,以及各種神奇的經濟理論:)。其實可以找到便宜又好的。這裏所說的費用是以2015年下半年為時間基準。


印度個體戶:價格在$5-15 USD/hours之間。差不多就是每小時150-450新台幣,也就是每天工作4小時的話約12K-36K(NTD) 之間。想當然爾,12K在台灣找到的工讀生,肯定是沒辦法寫英文文章,打專業的英文客戶訪談電話,又能用photoshop簡單修圖片的。

菲律賓個體戶:價格在$3 -10 USD/hours 之間,差不多每小時120-300新台幣之間,也就是每天工作4小時的話 差不多7.2K- 24K之間。一樣可以打英文電話,寫英文文章,使用各類工具。

其他國家個體戶:暫時先不提(有些太貴,例如北美。有些素質太差,例如斯里藍卡)

公司:企業的話,有時候因為計價方式的不同價格不一而足。通常是在$8 - $25/hours之間。

可以先參考以下幾個常見企業

(1) askSunday.com
(2) VAstaffer.com
(3) habiliss.com
(4) getFriday.com
(5) taskbullet.com
(6) virtualhen.com



當然市面上虛擬助理公司非常多,以上筆者有直接聯繫使用過的。


7/12/2016

如何充實自己:大量閱讀的三步驟




閱讀是充實自己的最簡單,便宜,有效的方式。

閱讀不需要花錢去買書,以新北市的居民為例,只要就近找一個新北市圖書館的分館登記成為讀者,就可以線上借書。如果在該分館沒有,還可以運送其他分館或者總館的書到你最近的分館領取。方便到幾乎沒有藉口不閱讀。

閱讀是許多人的休閒活動,在躺椅上一邊讀喜歡的書,一邊吹著微風,是悠閒人生的象徵。小說文學,遊記漫畫,在這個情景下是再好不過的書。

但如果為了充實自己,那麼大量閱讀是有很大的幫助。

所謂大量閱讀和傳說中的超強速讀並不一樣

傳說中超強速讀,則是存在某個不太認識的人身上的特殊技能,總是會人試圖花錢去學習這個從來學不會的特異功能。

大量閱讀是在同一個主題下,透過不同作者的觀點來建立自己在這個主題下的知識。大量閱讀是閱讀超過7本以上同類主題的書,並且透過前人的知識,建立對這個主題的全面性概觀。


步驟一:選定主題,取得大量書籍



為了充實自己的大量閱讀,需要有個主題。例如:「創業」。也可以將主題縮小或者放大。例如:「精實創業」就是縮小範圍,而「企業管理」就是放大範圍。

有了主題自然就要去取得書籍。除非很有錢,否則大量書籍會先從圖書館借。現在圖書館幾乎都有線上查詢的網站。在線上查詢網站,查詢該主題。


以「精實創業」為例,在新北市圖書館網站,竟然只查詢到兩本。基本上除非主題過於偏僻,這種情況太不可能,當改為「lean startup」查詢之後,就找到了52本,雖然裡面有幾本不太相關,不過數量也已夠多。稍微瀏覽一下書名和簡介,就直接利用線上借書功能,盡可能借到不能借為止!通常是10本左右。



切記!!先別在網路上搜尋這個主題!!


由於撰寫網路內容的成本非常非常低,確實有可能搜尋到片段知識,但對於充實自己的角度來說,弊大於利。除非已經對這個主題有一定熟悉程度,只是需要找到特定問題的答案,否則在這個階段完全不適合利用網路!



步驟二:閱讀


等拿到那幾本書,就要開始閱讀。

大量閱讀的「閱讀」要從目錄開始。假設相關主題的書共有10本,先將這10本書的目錄,大致瀏覽一遍。根據自己的感覺,先列出哪些「章節條目」是重要的,那些可能是不重要的。對於某些「條目」 如果有很明顯的「正反面意見」就要特別留意,這個條目可能很重要。

目錄瀏覽過,就表示應該產生基本的心智圖筆記(參見步驟三)。現在請排序找到前三本要讀的書,將三本書依序讀過。

接下來,在記憶中,將這三本書的重要關鍵項目,轉折點,列在心智圖筆記中。這時候心智圖可能會一改再改。鉛筆會是最好的選擇。

當心智圖筆記大致完成,檢視自己的知識,看看對哪些條目有更深入的興趣,將剩下的7本書,以「條目」的方式閱讀。剩下的書,不需要每本的從頭看到尾,但是,可以針對有興趣的項目,或者重要的項目,特別橫向閱覽所有關於這個條目的章節。當然在過程中,如果發現這7本書裡面,有寫得非常好的,當然也可以從頭看到尾。



步驟三:心智圖筆記

專案管理的心智圖筆記


雖然說是步驟三,但是其實在閱讀的當下,就應該先做筆記。而心智圖,是最好做筆記的方式。

在閱讀的開頭,可以先把「主題」畫在中央,然後把書本的「章節條目」根據自己的興趣以及自己的分類方式,「記錄」其關聯性。這樣的紀錄,並不一定以章節名稱。以右圖為例,這個圖示紀錄「專案管理」這個主題的心智圖,其中右邊第一項「Practical way」指的「實務做法」,因此從專案計畫,執行,產出,結束,都被分到這一類。

注意!心智圖筆記的關聯與分類,乃是根據讀者(也就是你)的想法和關聯而來,他並沒有所謂對錯,他是讓你的心緒能夠抽離。除非你有鄧不利多的儲思盆,否則,這是目前已知最簡單最快速能讓你的思維視覺化的方式。






參考:如何充實自己:三個務實的快速方法



7/06/2016

如何提高工作效率:三個務實的快速步驟





Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe. 

 - Abraham Lincoln

白領工作者,或者,知識工作者的工作,追根究底是利用智慧知識和經驗,做出一些行為。例如:行銷經理,就是擴大產品的市佔率;軟體工程師,就是產出程式碼;業務員,就是賣出產品; 言情小說作家,就是寫書;專業經理人,就是領導管理團隊完成任務。

只要是知識工作者,不管用什麼方式衡量工作效率,理論上都可以持續提高。

就概念上來說,工作效率來自於三大方向,(a)技術與知識,(b)環境,(d)心理層面。

技術與知識。需要靠學習與經驗累積,而正確的學習和正確的經驗累積更為重要。請參考這三篇相關文章:自我學習的方向片段知識的危害工作中學不到東西

環境。如果週遭都是工作效率極高的人,自然而然就會主動提高效率,然而環境有點運氣成分,大部份的人很難控制周遭環境。

心理層面。從馬斯洛需求階層論,到赫茲伯格的雙因素理論,心理與管理學界不乏各種相關的研究以及結論。但知識工作者,可以先參考Ted的這篇


工作效率,絕對會和「超過」的工作時間呈反比。長期的加班對絕大部份的知識工作者而言只會降低效率,拖延成果,殘害自己與家庭。尤其是對剛進入職場的新鮮人,提升工作效率是最最最最重要的事情。工作效率的提升,會伴隨知識技能的成長,更多的時間運用,以及對組織產生真正的價值。高效率地利用時間,可以產生對職業生涯的正面循環;低效率的長期加班,則會產生很難逆轉的惡性循環。


只要願意嘗試,每個人都可以利用以下三個務實的步驟,持續並快速提升績效。做法很簡單,只需要筆記本和筆:

(1). 15分鐘每日計畫


每天開始工作前,先不要開電腦收email,而是拿出筆記本和筆,把今天最重要的幾件事情寫出來,分類事項,決定今天要先做什麼,要完成什麼,參考這篇的分析。切記先完成重要且緊急,以及重要不緊急的事情。

每日計畫只是簡要列出「打算完成」的項目,並且花一點點時間,沈思哪些真的可以完成,哪些是在80/20法則中最重要的完成項目。 也可以加上一些「保留」時間,用以處理意外。

(2). 15分鐘檢討改進


每天結束工作「後」。拿出筆記本,看看今天開始計畫的事情,哪些完成,哪些沒完成,哪些真的重要,哪些其實後來發現不重要。自己檢討一下自己的判斷為何不正確,為什麼該完成的事情沒完成,並且,簡要記錄一下,完成的項目大概花了多少時間,未完成的事項是因為什麼原因。


(3). 15分鐘重點學習


改進檢討結束後,找一小段時間,再把筆記本拿出來,看一下那些比預期晚完成的事項,哪些是因為自己的知識技能不足,導致太晚完成。列出這些項目。特別是找到「厲害的人一下子就可以做到」的事項。舉例而言,excel的PivotTable是資料分析的最基礎的方式,也是做big-data模型時,小規模測試的最好參考,會妥善利用PivotTable的資料專家,會比不會用的人更節省時間的驗證自己的模型。

在筆記本列出需要學習的項目,每天花15分鐘,在網路上學習這個技術或知識。每天只要專注於「一個能提升效率的事情」就綽綽有餘了。




知識工作者最悲慘的情況,莫過於努力了好幾天去做一件完全不需要做的事情,或者完美的執行一個完全不對的方式。

如果還沒有找到最適合自己的方法,請按照這三個務實的方式,每天花不到45分鐘,在2-3週之後一定會有顯著的效果。




這篇文章的乃是根據以下書籍參考,匯整,並且實際執行之後的結果。
- Getting Things Done  
- The Productivity Project 
- The 4 hour work week
- Lean startup
- Do Over

7/02/2016

如何學習Scrum



如何學習Scrum?

端看學習Scrum的真正目的,有三種方式可供參考:(1) 網路資源 (2) 收費課程 (3) 實際經驗


(1) 網路資源


很簡單,費用幾乎為零。

下載這兩個pdf,接下來,先不要上網查專有名詞,也暫先不要查字典,好好的先花時間看完。

* Scrum-institute 的 training pdf
* m-plaza 的 Scrum Guide pdf

然後,隨意上網找一些相關資料閱讀佐證即可。也可以自己做個類似這樣的簡單學習計畫

不確定自己有沒有學會?可以考慮花29美金考一下證照看看,請參考Scrum證照這篇

假如是剛畢業的大學碩士學生,英文閱讀沒有太大障礙的話,大概8-16小時應該可以完成。


(2) 收費課程 <- 不推薦


也很簡單,但是要花錢,大概7,000~20,000不等。

在google搜尋[scrum 認證課程],出現起碼5個不同的教育機構,其價格從7,000到20,000台幣不等,時間通常大約是2整天左右。衡量自己的時間和財務狀況,挑選離家近的參加即可。

這類型的收費課程通常會協助考取證照。在此並不推薦這個方式考取非技術專業之證照。

(3) 實際經驗


非常難!要花的成本看起來很高,不過他通常伴隨工作經驗的成長。

(a)基本作法:


首先必須要先參與開發團隊一陣子,在此期間必須要先用方法(1) 網路資源。用以了解Scrum的基本精神。

然後,只要運氣不要太差,加上自己的努力,有朝一日會變成專案經理,或者是團隊領導者的角色。接下來,由於自己已經擔任領導者角色,就在自己領導的團隊中,以務實的方式執行Scrum。其中一定會遇到阻礙,每當你碾平一個障礙,就更多一層對務實的認識。

基本作法其實也是最佳作法,如果是一個已經有足夠技術背景的人,而有意識的朝這個方向前進,在台灣大概3-5年就可以有很好的成果。


(b) 突破性作法:

和所有專案管理技能一樣,當不能付諸現實的時候,技能的本身就沒有意義。就像籃球教練沒有籃球隊可以教,沒有籃球比賽可以參與的時候,籃球教練等於沒有付諸實踐的意義。

要有突破性作法的原因在於:

* 企業組織長久以來沒有真正agile的精神
* 在創新小公司任職,架構混亂,以完成事情為優先
* 自己並不是團隊領導,但希望能改變團隊
* 剛畢業,沒有領導管理經驗
* ...


然而,在這些外在因素不利的情況下,如何有Scrum實際經驗?(突破性方式的概念可參考這篇。)

簡要的說,自己起頭一個專案,無論是跨界虛擬專案,還是開源(open source)專案,還是到便宜的外包市場找南亞工程師加入的專案。當自己開啟專案時,自然就可以確定,如果要採行Scrum,不可能會有其他外界因素,所有成功與否的因素都在於自己。當然也是靠自己來碾平困難。

一旦個人的能力提昇,自然就越能貢獻現在的團隊,現在的組織,更容易體會團隊合作的可貴。