7/28/2016

心智圖 - 進入職場第一個必備技能



在畢業之後,投入職場的那一瞬間,假如你突然失去記憶,喪失所有技術能力,你最希望先恢復什麼能力呢?

相信一定是「學習各種技能的能力」「連結不同技能的能力」「延伸整合技能的能力」這類型的選項。概念上類似神燈可以實現一個心願,稍微有智慧的人,第一個願望,一定是希望有無限多的心願。

「心智圖」mindmap是最簡單,最容易學習的能力,可以用來連結學習延伸其他的技能的基礎。它應該是踏入職場第一個必備的技能。

心智圖極端簡單(請參見心智圖wiki),不過就是把心中想的主題畫在一張紙的中間,把跟這個主題相關的重要「事情」「項目」「動作」...等等,用線連在一起,而後還可以再延伸這些「事情」「項目」「動作」到其他細節,或者其他主題。

雖然心智圖很簡單,有不少人宣稱在高中就已經會用,但實際上熟練地使用者卻很少。

下面這張圖就是在撰寫這篇blog的後所畫的第一張心智圖:

這篇文章所用的第一個心智圖

心智圖的繪製,沒有任何特殊技巧可言,它只是想法的延伸。換言之,心智圖本身無法代替思考。但他可以讓抽象思考具體化,讓你更容易有全面的視野來觀察任何主題。這和哈利波特裡面的儲思盆有異曲同工之妙。只是你不需要去念霍格華茲,也可以學會使用心智圖。

經常利用心智圖,對職涯發展有莫大助益。然而,在台灣職場上,卻並不常看到有人使用心智圖,更常遇到某些特殊事情發生之後,才想到「當時如果用心智圖做紀錄會不會好一點」的情況。

其中一個主要因素是:缺乏練習,以至於當下沒「聯想」到有此工具。


有三個工作項目,是最好練習心智圖的機會:


1.  即時會議記錄:


即便有超強的打字能力,有意義,並能快速呈現重點的會議記錄,遠比把所有人講的的話一字不漏的記下來來得重要。臨時的會議,有結論的會議更是如此。

一邊開會,一邊將主題相關的人事物,用心智圖快速連結起來,可以在開會的過程中,掌握要點,避免會議「歪掉」,減少會議常見的三大毒瘤:「會而不議,議而不決,決而不做」


會議還沒開始,先畫出主題以及會議之後的行動
做法很簡單。首先:如果你是主持會議的人,會議還沒開始前,先在白板中間畫個圓圈,中間寫會議的目的。接下來先把「Actions」先畫出來。在會議一開始,就確保會議結束前,一定會討論出作法。如果你不是會議主持人,可以畫在筆記本上,這樣確保會議結束前,萬一Actions的圖形之下,沒有任何行動,也沒有人提及要有會後行動,你也會「主動提出」。

接下來,在與會人士慢慢來到之前,先把會議的背景,要討論的事情大綱,畫在主題的周遭,並稍加分類。以簡單的圖像表示與會人士。


會議即將開始前,先將背景以及可能討問的事項在白板列出來。以簡單的圖像代表與會者的討論。

隨著會議的進行,白板會越趨複雜,當然可以簡單的照相紀錄過。

會議的目的,當然是為了「議」- 也就是為了討論。而討論最佳的方式,莫過於把彼此的思維,投射到可以視覺化的地方。心智圖是最簡單,成本最低的好方式。





2.  分析與設計:


有複雜問題的時,可用以分析。例如:專案資源不足,遇到瓶頸,解釋複雜的人際關係等等。

有需要進行的事情時,可用以分析。撰寫技術類型的文章,就很適合先使用心智圖。

以這篇文章為例,在撰寫之前先以心智圖繪製草稿大綱,然後經過一些考量修正,先修改心智圖大綱到自己滿意的程度,在開始撰寫內文。
這篇文章的最終心智圖草稿,和第一張圖有些不同

各類流程,事物的互動,也是很適合使用心智圖分析。以旅遊為例,如果你沒有精美的行程設計,使用簡單的線上心智圖工具來繪製旅遊計畫,是方便又好用的方式。
以線上工具繪製的東京旅遊計畫




3.  任何超過3分鐘的技術問題討論:


程式設計師,專業白領階級員工常常會有「技術討論」。而技術討論光用嘴巴講效果很差。一圖勝千言,簡單的流程圖,循序圖,物件圖,永遠勝過長篇大論。

UML需要比較長的學習與練習,而心智圖卻很簡單。特別是用於觀念討論,大方向的設計(註1),



app使用者登入討論大綱
以mobile APP為例,在討論技術上,也許有程式設計師,在討論之前,先花上幾天搞個極為細緻的流程圖(例如這個),但很多時候只需要只需要三分鐘,在白板畫個圖就搞定。以右圖而言,顯示這個APP在使用這登入的討論大綱


簡單的東西,通常可以運作得更優雅良久。心智圖並非萬能,它僅只是簡單。掌握心智圖的簡潔,快速,利用它來簡化,分析,記錄事務絕對可以讓職涯事倍功半。





註1: 資訊科技比較完整的分析圖形工具還是以UML比較適合

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