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10/28/2018

企業巫醫:手寫的工作筆記,讓你跨越困難



筆記本加上一支筆,大概是最便宜,最容易改善工作的工具。

網路上有非常多「如何做筆記」的相關文章,特別是如何做學習筆記(例如這裡,這裡,這裡)。在職場上,特別是知識工作者,幾乎都有做記錄的必要,然而由於資訊工具的改良,許多人會改用手機,平板,電腦來做筆記。畢竟數位化還是資訊快速膨脹的主流。

在此並非建議走回頭路。數位化記錄,絕對是必要而且有幫助。企業裡面的知識庫,wiki以及追蹤工作工具(jira, redmine, trello等等),絕對是讓組織整體提高做事的透明度,持續傳遞經驗知識的最好方式。

然而,對於個人職涯發展而言,還是建議要透過工作筆記,來提升職涯發展,增加自己的能力與視野的人,最好還是擁有一套自己手寫記錄的方式。

原因如下:


(1) 手寫的學習效果遠遠超過打字


有太多太多研究顯示,手寫的理解與記憶效果,遠遠超過打字。請參考:這篇這篇這篇這篇。或許有人會說,工作筆記又不是學校筆記,但如果深究這些研究會發現,其實概念相當一致,也就說,手寫某件事情,會增強對這件事情的「理解力」,「創造力」與「想像力」,然而打字卻不會!而廣泛知識類型的工作也是,職場上對事情的理解和掌握越高,越有想像空間,當然工作本身做得越好。


(2) 成本低

當然,現在平板也可以手寫,所以廣義地說,如果習慣的話,平板也是可以。然而,再貴的筆記本,其運用成本,仍然比平板低。除了價格之外,運用成本包含環境限制(例如要充電)。


(3) 手寫讓思考聚焦


無論是用哪種輸入法,即便是最簡單的注音,只要一段時間,每個人的打字數度都會遠超過手寫速度。然而,正因為如此,手寫可以讓頭腦有思考聚焦的功能。腦中會自己思索,應該聚焦的關鍵,進而思考關鍵的意義,這對掌握工作的要點,並且讓一個人在繁忙工作中,找出一條正確的道路有絕大的幫助。請參考這篇


那麼,要如何做工作筆記?


(1) 立刻買一本


假設你沒有筆記本,也沒有做工作筆記的習慣,那麼就「現在馬上去買一本」。習慣的建立是需要時間。不建議去買很貴的Moleskine筆記本,即使是代購團購的Moleskine也是頗貴。當然它的質感,可長期保存,書寫良好,硬殼和收納設計都首屈一指。不過其實隨便到文具店買不到一百元的即可。



(2) 上班中隨身攜帶,隨時紀錄



聽起來簡單,但要養成比帶手機更隨身的攜帶是有點難。無論是開會,還是座位自己位子上,確保重要的事情,都應該即時簡單的紀錄。筆記本應該是隨著時間紀錄。而且,並不限制記錄內容。如果是開會,建議使用心智圖的方式記錄。
提醒一下,筆記本並不僅止手寫手畫,也可以將重要的檔案email,直接列印貼在筆記本上。未來當重新檢視工作時,有莫大的幫助。

紀錄的內容以「事實」為優先,同時當然要記錄時間。工作記錄並非你自己的日記。雖然,這是自己私人的紀錄,但最好不要紀錄感想或情緒;而是確切記錄事實,因果,困難,解決方案,效果等等。

除了記錄之外,筆記可涵蓋「簡單計畫」,也就是「本來打算如何做」。例如,在工作中發現你對某技術不了解,於是你就在筆記本中草草紀錄一行「學習某技術」。隨即在這行字下面,就可以做得簡單的計畫,例如:1. 10分鐘上網查詢。 2.問一下某某同事。 3.在本週末練習此技術。

當你有任何打算做的事情,拆解成為執行的行動,簡單紀錄,日後就很快可以檢查這些行動是否完成,或者計畫是否要改變。

要注意!工作筆記是幫助你「動起來」的最好方式!


(3) 每月摘要,自我檢討


工作筆記,最最最重要的功能就是,每個月找個20分鐘的時間,將過去一個月自己做的筆記認真看過。然而透過紀錄,回答自己以下問題:(a) 這個月我有做幫助公司組織哪些重要事情 (b) 這些事情做完了沒 (c)隨便換個人也能做這些事嗎? (d) 過去一個月我有沒有學到新事物(e) 有沒有遺漏重要的事情還沒進行。將這些問題,自我回答到筆記本中。
這種檢討方式,特別適合在坐捷運的時候進行。


筆記本加上一支筆,大概是最便宜,最容易改善工作的工具。如果你認為自己的職涯發展受到侷限,或者遇到困難,而你又沒有做筆記的習慣的話,那麼其實不妨一試,只要長期累積必有成效。