如何處理員工離職 (軟體主管的31堂課)

無論如何，主管一定會遇到離職的情況，因此，事先計畫離職處理是軟體主管必定要做的事情。執行上大致上分為三個階段：一：慰留決策，二：離職程序，三：事後檢討。

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案例：B是一個資深的QA，在開發團隊裡擔任許多重要任務，與此同時還負責管理在印度的測試外包團隊。某日B突然告知，有個新創團隊找他擔任QA主管一職。由於B的職涯規劃是希望朝主管職前進，因此對他而言此機會非常難得，錯過這次也不知道何時能再有這機會，因而提出辭呈，離職時間希望是三週後。

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一：慰留決策

當接收到離職訊息，第一件事情其實是評估現況。這位成員現今是否適合團隊，並且有很大貢獻？如果是的話，那麼就應該慰留，如果不是，則應該迅速答應並且直接進入離職程序。

請謹記，考慮是否慰留，僅只需要考慮此人適合團隊與否，及是否有很大貢獻。並不是要考慮「他現在手上工作很多」，也不是要考慮「沒人交接很麻煩」，也不是要考慮「現在A專案要是有人走，會對進度造成影響」。倒不是說這些不重要，而是短期因素不能影響長期決策，如果他沒有要走也就罷了，但是一個剛好不那麼適任的人要自己離開，等於是天上掉下來的禮物。

案例中的B明顯是屬於需要慰留的情況。

慰留可以做的事情是：提供主管權限可以提供的任何方案，特別是應該要和B一起討論「如果有什麼事情發生，你就會打消辭意」。討論的本身必須針對「能近期發生的事情」，就事論事才有機會。

慰留不能做的事：不能答應任何自己也做不到的事情。以案例中B的情況，他想要往管理職方向前進是非常好的事情，但公司如果很明顯在未來6個月不可能有此機會，則就不應該答應升遷的可能。慰留也不能當作「拖延離職時間」，任何拖延對大家都不利，因此設定慰留期限是很重要的，頂多2-3工作天已經綽綽有餘。

大部分高績效人才的慰留機會其實相當低。主要原因是高績效的人才通常對事情想得夠清楚才會提離職。

二：離職程序

當提出離職無法慰留後，當下就進入離職程序。主管無論對團隊有多麼強的信心，都應該在建立團隊的時候，先行建立離職程序有備無患。要謹記的是：這裡所謂離職程序，並非HR的離職手續，離職手續僅為文書作業，只要遵循HR的規範即可，但離職程序是要確保對組織的衝擊最小，對現存專案的影響最低，並且讓團隊更能成長。這只能由主管來設計進行。

離職程序最重要先有的事情是最後上班日。雖然說勞基法對最後上班日有規定，但仍然可以和離職的人討論。

以人才為主的軟體公司，其離職程序的管理與執行，絕對不能由「要走的人」執行，而是由「要交接的人」執行。即便我們已經知道要離職的人是個好人，也知道交接的重要性，樂於幫忙任何事情也一樣。主要原因是事情的目的必須要和個人方向一致，即將離職人的方向絕對和現存的人「不一致」。

如果你作為主管還沒設定離職程序，可考慮如下步驟

(1) 確定離職時間 例如3周後
(2) 列出目前工作清單, 列出目前擁有系統權限清單, 列出目前硬體資產清單 電腦等等
(3) 與團隊討論出負責交接的主要負責人，有時候也需要特定工作交接負責人
(4) 設定hands-off day (預計是離職前一週) ：在這天之後，離職人仍然要上班，但只需作為顧問任務，工作都是交接人來進行
(5) 設定交接目標與時間，直接約好交接的教學會議：交接必須是交接工作內容，而非交接技術知識。交接會議必須要專注於現況，而非未來。
(6) 每週至少設定兩次檢查會議，檢查會議只需要10分鐘檢查交接現況。但要注意的是hands-off day之後檢查會議就不應該讓離職人參加
(7) 設定離職人的文件轉移，必要時需要繼續撰寫文件
(8) 倒數第一天：將硬體資產點交
(9) 最後一天：取消系統權限，歡送會
(10) 離職後2周內：事後檢討

三：事後檢討

是否有效的進行事後檢討，是好主管跟普通主管在處理離職的「最大差異」。

高績效人才通常也是重視溝通合作與人際關係的人才，因此不見得會在離職理由上說出實情。然而，探索實情，「正確」調整領導管理方式，以及「正確」調整組織結構會是事後檢討的重點。

(1) 探索實情

統計數字不會騙人，請自己google看看「離職原因統計」，可以看到許多統計數字都指出，離職理由和主管有很大的關係。如果你是主管，對於高績效員工離職，切勿以其他的方式糖塞欺騙自己。要能夠避免這件事情，在探索實情時，必須直接假設「自己就是問題的一部份」：無論你覺得自己有多好。

常見的藉口有：

* 外部拉力：他找到更好的發展機會 我們無法提供
* 有限資源：我們公司資源有限 已經給他很好的薪資福利但他還是不滿
* 內外部歸因：我覺得他自己個性有問題
* 往上推責：最上層主管做事風格讓我難以處理

(2) 調整領導管理方式

檢討大部分的時候結果是都要調整領導管理方式。不見得是大幅度改變，可能只是些微做法調整。但簡要的說，高績效的離職如果不做任何調整就幾乎等同自己騙自己。

關於調整方式有空會再多解釋一點。

(3) 正確調整組織結構

有空再針對這問題解釋多一點。簡要的說，以案例B而言，他想要往主管職前進，並不代表公司應該要產生很多「主管職位」來應變未來眾多人想要擔任主管職的情況，正確調整組織結構並不是直接反映離職人的期待。

企業巫醫：應該要在同一間公司待多久？

一個在就業市場工作的人，到底應該在一間公司待多久才算「正常」。就產業的不同，自然有截然不同的答案。就資訊科技領域來說，過於頻繁地更換工作，會讓求職者更難找到好工作。

何謂頻繁更換？當在現有工作遇到瓶頸，自己有機會透過自身能力改善瓶頸，然而卻選擇離開就算頻繁。

真要講個數字的話：
* 工作7年以上，在最後7年的職業生涯中，但不在任何組織中待超過2.5年，就會被列入低優先考量 - 並非完全不考慮，而只是不優先聯絡。
* 工作3-7年，但不在任何組織待超過1.5年，也是屬於低優先考量。
* 工作3年之內，其實到不用太在意。

理由是 考量「大部分的情況」，而非考慮「極端情況」。

大部分的情況是：

工作7年以上，但最後的七年，沒有在任何組織待超過2.5年，表示曾經換過起碼4~5個工作。然而資深的工程師，通常其工作內容是比較困難的，並應該能展現其架構設計與實作的經驗。可是，如果其架構設計，並沒有被「市場驗證」那就很難用各種方式評斷他的真實能力。講得更直白的是：也許這位資訊工程師，雖然有Ｎ年工作經驗，但搞不好每次都挖洞給別人跳，自己拍拍屁股就走了。或者是，也許他工作能力其實普通，但「自我感覺太好」因此老是覺得自己應該找到更好的工作。而更重要的事實是，他的確離開了，這事實也表示這4~5個工作並沒有「留才」的意願。兩年半是最低限度檢驗一個工程師，在技術上能取得「市場驗證」的時間，兩年半表示工程師至少經過兩次以上的績效考核，並且其工作的正面負面評價也容易以事實檢驗。

極端情況是：這位資深工程師運氣太差，雖然各方面能力都好，但就是遇人不淑，常常遇到公司倒閉。或者有不得已的家庭因素。

許多企業巫醫都有各種不同的見解（請參見最下面的參考文章），但整體來說，職涯長短雖然因人而異，但最好不要把自己視為特殊例外。而應該以市場上的事實，來推估自己職涯最適合的況狀。

舉例來說，有些人認為只要沒有成長學習性，就應該換工作，但是過去七年沒有一個工作做超過兩年半，難道表示這五個工作的內容「統統都學精通」？如果老是遇到不好的工作機會，是否就表示「自己對專業工作機會的好壞判斷有問題」而專業機會的判斷，通常也是資深工程師應該要具備。

就業市場的事實是過於頻繁換工作「通常」表示有問題，頻繁換工作的大部分人是屬於通常，而非特殊例外。


參考文章：
* 在一個公司裡為何要待十年的十個好理由
* 在一個公司待太久不好嗎？
* 在同一公司內部發展職涯才聰明
* 在同一間公司不要待超過四年喔
* 你在公司待很久了嗎
* 在一個公司待太久會對職涯不利嗎？

工作3年後 - 如何主動換個好工作

工作3年後 - 如何主動換個好工作

畢業開始工作2到3年後，是個轉捩點。許多專業工作者(例如工程師)都在剛畢業後2-3年就會主動考慮換工作。

要隨便換個工作不難，但是要換個「好工作」其實非常非常難。

最踏實的作法是對「換好工作」這件事情有具體的目標和可行的作法。雖然這和每個人的職業和背景的不同，而有差距，不過計畫的步驟其實差不多。

想要跳過說明，可在此取得「TS 換個好工作 計劃表」。

有很多原因，會讓工作2-3年的人想主動換工作(註1)，以下是幾個常見原因：

(一) 未來發展：覺得現在組織沒辦法讓自己升遷，增加責任範圍，學不到技術等等。

(二) 生活品質：薪水不夠，加薪幅度不夠，工作時間過長等等。

(三) 組織狀況：大組織內政治因素過大，小公司極端不穩定，產業外移等等。

(四) 興趣：現在工作內容沒有興趣，感到厭倦無聊，或者發掘自己的興趣在一個截然不同的產業等等。

(五) 想創業：這不在本文討論範圍之內。(註2)


除了以上原因之外，「最爛情況」也可能是換工作的原因。所謂最爛的情況，是指「非理性行為」：年輕人畢竟容易血氣方剛，容易產生各種憤怒：「對微妙小事看不順眼而憤怒」，「因為覺得老闆好爛而憤怒」「覺得不被重視而憤怒」，甚至，「我的老闆沒被大老闆重視」也可能是原因。

但其實，企業組織只要沒有違反法律，這些爛原因，絕大多數都是無聊而且不必要的。因此也不在討論的範圍之內(註3)

要找工作很容易，要找到好工作很難

再次強調，換工作很簡單，但是要換到好工作很難。對於困難的事情必須要有計畫的完成它。

計畫如下：

(1) 了解自我原因

了解自己為什麼想主動換工作的原因，是最基本，但是卻最容易被自我扭曲誤解的第一步。

有個簡單的方式可以讓自己對自己「誠實一點」：將自己為什麼要換工作的三個最主要原因，依優先順序寫下來。根據80/20法則，第一個原因約佔80%，第二個原因是16%，第三個原因最多是4%。舉例如下：

80%：因為學不到新技術
16%：因為加薪幅度不到10%
4%：覺得厭倦無聊

先把80%的原因遮起來，模擬假設解決了80%的原因，只剩下另外兩個原因，還很想主動換工作嗎？如果不太想換了，才表示你誠實的面對了自己。如果還很想換，就表示那80%的原因根本不是主要原因，請換個主要原因再試一次。這步驟是要迫使自己誠實面對自己，了解自己真正想換工作的原因。當然，想要換工作的原因可能更複雜，但一定要先認知問題的存在。

因為「解決問題的第一步是認知問題的存在」。而如果不先了解自己真正想換工作的原因，那就很難了解自己認為「好工作」的定義。

當然在這個時候，很有可能會覺得不想換工作，或者想創業為自己工作，那也很好，重點在於找到自己心裡真正的原因。

(2) 足夠計劃實施時間

在台灣，知識類型的工作者，最好要有3到5個月的準備時間。以下的計畫就是以3個月的準備時間為準。

3個月看起來是個冗長的時間，但如果你只有2-3年工作經驗，只準備了3個月就換到適合自己的好工作，其實是極端快速的。要達到極端快速，需要妥善計劃。

如同精實創業和敏捷開發的「時間控制」原則，這3-5個月時間是固定的，如果期限內沒達到效果，應該重新檢討，重頭開始。

(3) 定義目標

當準備換工作，目標必須是要換個好工作。而定義「好工作」就顯得很重要。每個人的好工作定義都不同，但該目標必須要「解決當初最重要的換工作原因」。

目標的需求描述，可以是4至8個項目。描述的內容要和換工作的三大原因有所關連，但不見得要一比一對應。也可以加入額外條件，像是地點之類。最後，描述的目標一定要有幾個「參考公司名稱」，因為畢竟換工作，最終還是換到某個公司，目標公司並非表示你非他不可，而是有個顯著的參考值。

例如：

 * 要學到比較完整的軟體開發流程
 * 透過轉職加薪，要比現在多15%
 * 工作內容聽起來要有趣
 * 工作地點在大台北地區
 * 加班頻率不高
 * 有國外出差的機會
 * 目標公司：四零四科技，趨勢科技，LINE台灣

(4) 瞭解與目標的距離

了解與目標的差距，最簡單的做法就是「馬上去面試一次看看」。但這樣做是有點風險，因為許多外商，通常在拒絕應徵者之後，可能3-6個月都不太會讓這個應徵者再來面試一次。

其次，花半天的時間，上網搜尋相關資料，特別是在104, linkedin上的公開資訊。可以看出這些公司最近需要的人才的技術能力為何。通常比較大公司很容易找得到「面試經驗談」可作為參考：要記得只是參考而已。

另外，也可以透過linkedin找到該公司的HR或者主管，虛心請教哪些技術能力及程度，是必備條件。有兩點要稍微注意的是：(I) 目標應該放在知識與技術能力，暫時先不要考慮「軟技能」像是人際關係之類的。(II) 英語能力是屬於技術能力的一種，並非軟技能

列出此時此刻，自己和目標最大的3-5項差距：

 * 對比較嚴謹的開發流程沒經驗
 * 對Linux不熟悉
 * 英文溝通能力不太好
 * 線上程式測驗比較難 
 * 沒有大數據相關工作經驗


注意！如果在這個階段，你認為沒有差距了，就勇敢地去面試。一旦被綠取，那麼你也已經達到計畫的目的。然而，要是沒被錄取，就表示「實際上」的確有差距，必須要回憶面試過程，找到其中差距，然後用下一段(5)行動，來補足差距。

Action speaks louder than words

(5) 行動

計畫最重要的部分就是行動，沒有行動的計畫是死的。不過，好計畫也是行動的關鍵。不知道怎麼行動比較好？可在此免費取得通用版本的「TS 換個好工作 計劃表」作為參考。

換個好工作的主要行動有五項：

(A) 急速提升目前工作績效

快速且大幅提升目前工作的產出效率和在組織內評價，是縮短與好工作距離的「最佳做法」。絕大部分的用人主管與人資主管，判斷應徵者的未來潛力，是透過他「過去工作績效」。

換言之，要換個好工作，關鍵成功因素是把現在的工作做到最好！而且是「以別人的角度」認為你做得最好，而非從自己的角度。

實際做法是：

首先，列出三項在1-2個月內可以達到的「額外」工作目標。並確定達到之後，現在的主管「鐵定」會非常滿意。可以主動和現在主管確認，這些額外的目標確實有很大意義。當然在這個時刻，不需要跟他說你有換工作的打算。

接下來，用盡「所有能力」，去達成這些目標。所有能力包含以下各種可能：

 * 厚著臉皮請教同事應該怎麼做比較快
 * 快速學習新技能以達成目標 (參考下一段)
 * 在做的過程中虛心向老闆求教
 * 每天提早40分鐘抵達辦公室做這三項額外目標
 * 用80/20法則，找到目標的關鍵任務先行完成

絕大部分的人，無論是什麼樣的工作，都能透過這個方式，在1-2個月內，展示出「大幅提升績效」的結果。並且是會獲得「外界肯定」，而非自我感覺良好，自覺大幅提升。

(B) 急速學習技能 

在瞭解與目標差距中，已經列出數個技術差距，而每個技術差距，都應該可以用學習技能來補足。

快速學習的本身，也有一定技術可依循，請參考這篇：快速學習解決職場困境。

每個技術差距該做的事情都不一樣。不管列出幾項差距，最好是「一項一項」逐一解決，盡可能不要同時解決。考慮現實，3-5個月最多也只能增加3個技能。而每個要解決的技能，必須有極為明確的目標。這也是極速學習的關鍵：清楚定義目標，在大目標下逐一達成每個小目標。例如：

 * 對Linux不熟悉：熟悉LPI-201, LPI-202，通過線上測驗。
 * 英文溝通能力不太好：考TOEIC目標成績850
 * 線上程式測驗比較難：每天花10分鐘，到Leetcode或topcoder上找中難度的題目練習

(C) 急速打造通路

通路(Channel)是在商務上，將產品送至客戶面前的方式。

對於知識工作者來說，「你自己」就是產品。而企業組織，就是客戶，企業組織雇用員工也是一個「市場」，而市場，常常是被通路所控制。既然你是產品，就應該要妥善處理你的通路，而非讓客戶來決定通路。

最基本的通路，可能也是最差的，是所謂求職網站104, 1111之類，當然，有3年工作經驗，也可以用求職網站。但它恐怕不是最好的方式。

另一種通路是linkedin，和求職網站稍有不同，linkedin需要更大的主動性去維護 履歷表。

再者是獵人頭公司(headhunter)，大部分的情況下，獵人頭公司對3年工作經驗者不會有興趣，當你只有三年工作經驗，獵人頭可能只會對你的聯絡方式有興趣，等你「長大一點」再跟你聯繫還不遲。然而，有些做法可以讓獵人頭提早對你有興趣。其中一個做法就是透過業界導師推薦。

最佳的通路是「內部推薦」。如果剛好有認識的同學朋友在該公司內部，那你的運氣就實在太好。但是如果沒有任何認識的人？創造認識的人就是最好的方式。

如何創造認識的人？透過linkedin或者其他社群網站了解內部員工都參加哪些活動，或者研討會。主動參加那些活動和研討會，就會自動認識內部的人。稍微熟悉一點之後，就可以厚著臉皮懇求幫忙送履歷表。幫忙送履歷通常不是問題，問題在於「是否真心推薦」才是重點。技術類型的工作，參與相關的研討會，參與比賽，參與開源開發專案等等，絕對是能獲得真心推薦的方式。

(D) 應徵/面試

當準備到一個程度的時候，就應該去應徵面試。何謂「到一個程度」，只要你按照原定計畫，2-3的月就一定會到某個程度。你就應該「驗收」努力的成果，而非覺得「不夠完美」所以想持續學習。

不夠完美是一定的，因為人不可能完美。持續學習也是一定的，因為學無止盡，但時間是會流失的，這也是為什麼一開始需要鎖定一段時間，無論好與壞，每一段時間一定要能驗收檢討成果。

應徵和面試的技巧，網路上各企業巫醫專家實在太多，就在此省略。

(E) 檢查是否朝向目標

要給自己固定一小段時間，檢查自己所作所為是否朝著計畫前進。最好是定在每週一上午9:00~9:15 (這時間有特殊意義存在，盡量不要改變它) 

要檢查三件事情：

 * 過去一週的行動，有沒有確實提升工作績效
 * 過去一週的行動，有沒有縮短與目標距離
 * 有沒有浪費時間在其他地方

(6) 最終結果與選擇

如果在時間內，確實被錄取「目標好工作」。那麼就應該作出選擇，決定要不要去。因為也許3個月後，由於你的工作績效大幅提升，原本一定要換工作的原因已經不存在，當然就可以選擇要不要換。

如果在時間內，並沒有被錄取「目標好工作」。那麼就應該從第一步開始，檢討哪邊出了問題。並且重新再做一次3個月計畫，然後，確實再實施計畫。即便第一次計畫失敗，也會讓下一次計劃成功。

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每個人都有適合自己的方式。但如果你沒有好方式來換個更好的工作，參考並實行這個計畫一定能獲得好結果。


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註1：也有一些種情況是被動或者被迫換工作。 最糟糕的情況是因為績效不佳而遭到資遣，其他情況像是：公司倒閉，公司裁員，組織重整，健康因素，家庭因素等等。被動換工作的通常是「措手不及」的，因此要採取略微不同的方式。請參考這裡。

註2：工作了2-3年，應該可以知道，創業和換工作截然不同。創業的成功關鍵請參考這裡。

註3：不過，人類有各種認知偏誤，合理化既定決定，無論決定合不合理，都有可能被自己合理化。